乡镇财政采购管理制度

PAGE乡镇财政采购管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇财政采购管理，规范采购行为，提高财政资金使用效益，保障采购活动的公平、公正、公开，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇政府各部门、各事业单位及其他使用财政性资金进行采购的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应公平公正，维护各方合法权益，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求财政资金使用效益最大化。二、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据工作需要和事业发展规划，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、规格、金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，不得编制赤字预算。同时，应充分考虑财政资金的承受能力，避免盲目采购和重复采购。3.采购预算编制完成后，需经本部门负责人审核签字，并报乡镇财政部门审核。乡镇财政部门应对采购预算的合理性、合规性进行审核，提出审核意见。审核通过后的采购预算纳入乡镇年度财政预算，作为采购执行的依据。（二）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及调整金额等。2.采购预算调整申请经本部门负责人审核签字后，报乡镇财政部门审批。乡镇财政部门应根据实际情况进行审核，必要时可组织相关人员进行实地调研和论证。3.经乡镇财政部门审批同意的采购预算调整，应及时调整乡镇年度财政预算，并相应调整采购计划。采购预算调整后，采购需求部门应严格按照调整后的预算执行采购活动。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购需求部门应根据审核通过的采购预算，结合工作实际进度，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间、采购金额等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行排序。2.采购计划制定过程中，采购需求部门应充分考虑采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式。对于纳入政府采购目录的项目，应按照政府采购相关规定执行；对于未纳入政府采购目录但达到一定金额标准的项目，应参照政府采购相关规定进行采购。3.采购计划制定完成后，需经本部门负责人审核签字，并报乡镇财政部门备案。乡镇财政部门应对采购计划的合理性、合规性进行备案审查，确保采购计划符合相关法律法规和政策要求。（二）计划执行1.采购需求部门应严格按照备案后的采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划，应按照预算调整的程序办理相关手续。2.在采购计划执行过程中，采购需求部门应及时跟踪采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。对于采购进度滞后的项目，应分析原因，采取有效措施加以推进，确保采购任务按时完成。3.乡镇财政部门应加强对采购计划执行情况的监督检查，定期对采购项目进行跟踪问效。对于未按照采购计划执行的部门，应责令其限期整改，并视情节轻重追究相关人员的责任。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规规定的程序进行。2.采用公开招标方式采购的项目，应具备以下条件：采购项目达到规定的公开招标数额标准；采购项目具有明确的技术规格和标准；采购项目具有足够的潜在供应商。3.公开招标采购项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。4.采购人应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。评标过程应严格保密，确保评标结果的公正性和客观性。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标应适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采用邀请招标方式采购的项目，采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.邀请招标采购项目的评标程序和方法应参照公开招标的相关规定执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判方式采购的项目，采购人应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、谈判标准等事项。3.采购人应与符合资格条件的供应商分别进行谈判，并在谈判文件规定的时间内确定成交供应商。谈判过程中，谈判小组应记录谈判情况，并由谈判小组成员签字确认。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。单一来源采购应适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式采购的项目下，采购人应组织相关人员进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源采购的理由、供应商的唯一性等内容。论证通过后，采购人应将单一来源采购申请报乡镇财政部门审批。乡镇财政部门应按照规定的程序进行审批，并在批准后发布单一来源采购公示。3.单一来源采购项目的采购合同签订后，采购人应将合同副本报乡镇财政部门备案。乡镇财政部门应对合同执行情况进行监督检查。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价应适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式采购的项目，采购人应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将成交结果通知所有被询价的供应商。询价过程中，询价小组应记录询价情况，并由询价小组成员签字确认。五、采购程序管理（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要和采购计划，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购方式、采购时间要求等内容，并详细说明采购项目的用途和必要性。2.采购申请表经本部门负责人审核签字后，报乡镇财政部门审批。乡镇财政部门应对采购申请表的内容进行审核，重点审核采购项目的合规性、合理性和必要性。审核通过后的采购申请表作为采购执行的依据。（二）采购审批1.乡镇财政部门收到采购申请表后，应按照规定的程序进行审批。对于金额较小的采购项目，可由乡镇财政部门授权相关人员进行审批；对于金额较大的采购项目，应提交乡镇政府采购领导小组进行审批。2.采购审批过程中，乡镇财政部门或政府采购领导小组应重点审查采购项目是否符合相关法律法规和政策要求，采购方式是否合理，采购预算是否充足等。对于不符合要求的采购申请，应及时退回采购需求部门，并说明理由。（三）采购实施1.采购需求部门根据审批通过的采购申请表，按照确定的采购方式组织实施采购活动。对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购需求部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标；对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，采购需求部门应按照相关规定组织谈判或询价。2.在采购实施过程中，采购需求部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，采购需求部门应将合同副本报乡镇财政部门备案。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员进行验收。验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家、财务人员等。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行验收。2.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购价格、验收情况、验收结论等内容。验收报告作为支付采购资金的依据之一。对于验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、服务等。如协商不成，采购需求部门可按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购需求部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请表。付款申请表应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购价格、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并附上采购合同副本、验收报告等相关资料。2.付款申请表经本部门负责人审核签字后，报乡镇财政部门审批。乡镇财政部门应对付款申请表的内容进行审核，重点审核采购项目是否已验收合格，采购资金支付是否符合合同约定等。审核通过后，乡镇财政部门按照规定的程序办理资金支付手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购需求部门应在中标、成交供应商确定后，按照招标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件的要求，与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购需求部门应仔细审查合同条款，确保合同条款符合法律法规和采购文件的要求。对于合同中的重要条款和关键内容，应与供应商进行充分沟通和协商，达成一致意见。3.采购合同签订后，采购需求部门应及时将合同副本报乡镇财政部门备案。乡镇财政部门应对合同备案情况进行检查，确保合同签订符合规定要求。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应及时向供应商提供必要的协助和支持，确保供应商能够按时、按质、按量完成采购项目。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购合同双方应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续。合同变更、解除后，采购需求部门应及时将相关情况报乡镇财政部门备案。（三）合同监督1.乡镇财政部门应加强对采购合同履行情况的监督检查，定期对采购合同执行情况进行跟踪问效。对于发现的问题，应及时督促采购合同双方进行整改，确保采购合同得到有效履行。2.采购需求部门应建立采购合同履行台账，详细记录合同签订、履行、变更、解除等情况。采购合同履行台账应作为采购项目档案的重要组成部分，妥善保管。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购活动结束后，采购需求部门应及时收集、整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购文件资料应真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。采购需求部门应指定专人负责采购档案的收集工作，确保采购档案资料的及时、准确收集。（二）档案整理1.采购需求部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购文件资料进行分类、编号、装订等整理工作。采购档案应按照采购项目的类别进行分类，每个采购项目的档案应单独成册，并按照文件资料的形成时间顺序进行编号。2.采购档案整理过程中，应确保文件资料的排列有序、目录清晰、装订牢固。对于重要的文件资料，应进行备份或数字化处理，以便长期保存和查阅。（三）档案保管1.采购需求部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保采购档案的安全、完整。采购档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，防止档案资料损坏、丢失。2.采购档案应按照规定的保管期限进行保管。一般采购项目的档案保管期限为[X]年，重要采购项目的档案保管期限为[X]年。档案保管期限届满后，应按照档案管理的规定进行销毁或移交。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，查阅人员应填写查阅申请表，并经本部门负责人批准。查阅申请表应包括查阅项目名称、查阅内容、查阅目的、查阅时间等内容。2.采购需求部门应指定专人负责档案查阅工作，查阅人员应在指定的场所查阅档案，并遵守档案查阅的相关规定。查阅人员不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。查阅结束后，查阅人员应及时归还档案资料，并在查阅登记表上签字确认。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.乡镇财政部门应加强对乡镇财政采购活动的监督检查，定期或不定期对采购项目进行抽查。监督检查内容包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择情况、采购程序履行情况、采购合同签订与履行情况、采购档案管理情况等。2.监