中铁集中采购管理制度

PAGE中铁集中采购管理制度一、总则（一）目的为加强中国中铁股份有限公司（以下简称“公司”）集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各子分公司、项目部等相关单位的集中采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.集中管理原则：对采购活动进行集中管理，优化资源配置，提高采购效率。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高经济效益。5.廉洁诚信原则：采购人员应廉洁自律，诚实守信，杜绝腐败行为。二、管理机构及职责（一）集中采购管理委员会1.组成：公司设立集中采购管理委员会，由公司领导、相关部门负责人等组成。2.职责：审议集中采购管理制度、采购战略和年度采购计划。决策重大采购项目，协调解决采购过程中的重大问题。监督采购活动的执行情况，对违规行为进行处理。（二）集中采购管理部门1.设置：公司设立集中采购管理部门，负责集中采购的日常管理工作。2.职责：贯彻执行集中采购管理制度，制定具体的实施细则和操作流程。组织编制年度采购计划，经审批后组织实施。建立供应商管理体系，负责供应商的选择、评价、考核等工作。组织采购招标、谈判等采购活动，负责采购合同的签订、执行、变更、终止等管理工作。负责采购资金的支付审核，定期统计分析采购数据，提供采购决策支持。协调处理采购过程中的争议和纠纷，对违规行为进行调查和处理。（三）需求部门1.职责：根据项目需求，提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购招标、谈判等活动，并提供技术支持和商务意见。负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。配合集中采购管理部门进行供应商管理和采购合同管理。三、采购计划管理（一）计划编制1.各需求部门应根据项目进度和实际需求，提前编制采购计划，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等。2.采购计划应经本部门负责人审核后报集中采购管理部门。3.集中采购管理部门汇总各需求部门的采购计划，结合公司库存情况、市场供应情况等，编制年度采购计划，报集中采购管理委员会审批。（二）计划执行1.年度采购计划一经批准，应严格执行。如因项目变更等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出申请，经集中采购管理部门审核后报集中采购管理委员会批准。2.集中采购管理部门应按照采购计划组织采购活动，确保采购任务按时完成。四、供应商管理（一）供应商选择1.集中采购管理部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况等。2.采购项目需要选择供应商时，集中采购管理部门应从供应商信息库中筛选符合条件的供应商，并组织相关人员进行实地考察。3.根据考察结果，综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确定入围供应商名单。（二）供应商评价1.集中采购管理部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商考核1.集中采购管理部门应建立供应商考核机制，对供应商的合同执行情况进行考核。2.考核内容包括交货期、产品质量、售后服务等方面。3.根据考核结果，对供应商进行奖惩，对于连续考核不合格的供应商，取消其入围资格。五、采购方式管理（一）招标采购1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用招标采购方式：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。2.招标采购应按照国家有关法律法规和公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。4.集中采购管理部门应根据评标结果，确定中标人，并签订采购合同。（二）谈判采购1.对于不适合招标采购的项目，可采用谈判采购方式。2.谈判采购应选择不少于三家符合条件并具有较强竞争力的供应商进行谈判。3.谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.对于采购金额较小、市场货源充足、价格相对稳定的物资，可采用询价采购方式。2.询价采购应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。3.集中采购管理部门应根据供应商的报价情况，选择价格合理、信誉良好的供应商成交，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照公司相关规定，履行审批手续，并与供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，集中采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应进行合同评审，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同执行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.需求部门应及时跟踪采购合同的执行情况，确保采购物资按时、按质、按量到货。3.集中采购管理部门应定期检查采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。（三）合同变更与终止1.在采购合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因一方违约或其他原因需要终止采购合同，双方应按照合同约定办理终止手续，并承担相应的违约责任。七、采购资金管理（一）资金预算1.集中采购管理部门应根据采购计划，编制采购资金预算，报财务部门审核。2.财务部门应根据公司资金状况，对采购资金预算进行审核，并纳入公司年度资金预算。（二）资金支付1.采购资金应按照采购合同约定的付款方式进行支付。2.需求部门应在采购物资验收合格后，及时向集中采购管理部门提交付款申请。3.集中采购管理部门应审核付款申请，确保付款金额与合同约定一致，并报财务部门审批。4.财务部门应按照审批结果，及时支付采购资金。八、采购风险管理（一）风险识别1.集中采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。2.风险识别可采用问卷调查、数据分析、案例分析等多种方式。（二）风险评估1.集中采购管理部门应根据风险识别结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，集中采购管理部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.风险应对措施应明确责任部门和责任人，确保风险得到有效控制。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对集中采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.集中采购