中铁采购制度

PAGE中铁采购制度一、总则（一）目的为规范中国中铁股份有限公司（以下简称“公司”）采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各单位的物资设备、工程服务等采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，遵循公正公平的原则，维护各方合法权益。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定，确保采购活动顺利进行。二、采购管理职责（一）公司层面1.战略规划：制定公司采购战略规划，明确采购工作的总体目标和方向。2.制度建设：负责制定和完善公司采购管理制度，指导所属单位采购工作。3.监督管理：对所属单位采购活动进行监督检查，确保采购制度的有效执行。4.重大采购决策：审批重大采购项目的采购方案、采购合同等。（二）所属单位层面1.组织实施：负责本单位采购活动的组织实施，确保采购任务按时完成。2.流程执行：严格执行公司采购制度和流程，规范采购操作。3.供应商管理：建立和管理本单位供应商库，评估供应商绩效。4.采购风险管理：识别、评估和应对本单位采购过程中的风险。（三）采购部门职责1.采购计划编制：根据项目需求和库存情况，编制采购计划。2.采购实施：按照采购流程组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。3.供应商选择：负责供应商的开发、筛选、评估和选择。4.合同管理：起草、审核和签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.采购数据分析：定期分析采购数据，为采购决策提供支持。（四）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购方案制定和供应商评估。2.技术部门：提供技术支持，协助审核采购技术要求和技术方案。3.财务部门：负责采购资金的预算、支付和核算，监督采购资金使用情况。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况。三、采购流程（一）采购计划1.需求提出：各需求部门根据项目进度和实际需求，填写采购申请单，详细说明采购物资设备或服务的名称、规格、数量、技术要求、交货时间等。2.计划审核：采购部门收到采购申请单后，对需求的合理性、必要性进行审核，并结合库存情况，编制采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间安排等。3.计划审批：采购计划经采购部门负责人审核后，报所属单位分管领导审批。重大采购计划需报公司相关部门审批。（二）供应商管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对潜在供应商进行调查、评估，选择符合要求的供应商进行开发。2.供应商筛选：根据采购项目的要求，从供应商库中筛选出若干家供应商作为候选供应商。3.供应商评估：采购部门会同需求部门、技术部门等对候选供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平服务能力等。4.供应商选择：根据评估结果，选择最优供应商作为中标供应商或成交供应商。采购金额较大的项目，应采用招标等公开竞争方式选择供应商。5.供应商管理：与供应商签订合作协议，建立供应商档案，定期对供应商进行绩效评估，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（三）采购实施1.采购方式选择：根据采购项目的特点和金额大小，选择合适采购方式，如招标、谈判、询价、单一来源采购等。2.招标采购：招标公告发布：通过公司指定的招标平台或媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标文件编制：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等。投标文件接收：接收供应商的投标文件，对投标文件的完整性、合规性进行审查。开标评标：组织开标评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。中标通知：向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知其他投标人。3.谈判采购：对于技术复杂、规格特殊或市场竞争不充分的采购项目，可采用谈判采购方式。采购部门与供应商进行谈判，协商确定采购价格、技术要求、交货时间等条款。4.询价采购：对于采购金额较小、标准化程度较高的采购项目，可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，根据报价情况选择成交供应商。5.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，报所属单位分管领导审批，并在公司内部进行公示。（四）合同签订1.合同起草：采购部门根据采购结果，起草采购合同，明确双方的权利义务。合同内容应包括物资设备或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等。2.合同审核：采购合同经采购部门负责人审核后，送所属单位法律部门、财务部门等进行审核。审核重点包括合同的合法性、合规性、条款完整性、风险防范等。3.合同签订：采购合同经审核无误后，由所属单位法定代表人或授权代表与供应商签订合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门。（五）合同执行1.交货验收：供应商按照合同约定的时间、地点和方式交货。采购部门会同需求部门、技术部门等对货物进行验收，验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等。验收合格后，出具验收报告。2.付款管理：财务部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续。付款方式应符合公司财务制度规定，确保资金安全。3.合同变更：在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应报所属单位相关部门备案。4.合同终止：合同履行完毕或因不可抗力等原因需要终止合同的，采购部门应及时办理合同终止手续，并对合同执行情况进行总结和评价。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、市场供应短缺、供应商垄断等风险。2.信用风险：包括供应商违约、欺诈、破产等风险。3.质量风险：包括采购物资设备或服务不符合质量要求，影响项目进度和质量等风险。4.法律风险：包括采购活动违反法律法规，导致法律纠纷和损失等风险。5.内部管理风险：包括采购流程不规范、采购人员违规操作、信息泄露等风险。（二）风险评估1.风险发生可能性评估：根据历史数据、行业经验、市场环境等因素，评估风险发生的可能性大小。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司采购活动、项目进度、经济效益、声誉等方面的影响程度。3.风险等级确定：根据风险发生可能性和影响程度，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的风险，应采取风险规避措施，如放弃采购项目、更换采购方式等。2.风险降低：对于中风险，可采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善采购流程、增加保险等。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、签订免责条款等方式将风险转移给第三方。4.风险接受：对于低风险，可采取风险接受措施，如加强监控和预警，及时发现和处理风险事件。五、采购监督与审计（一）监督检查机制1.内部监督：公司及所属单位应建立健全内部监督检查机制，定期对采购活动进行检查。采购部门应定期向所属单位领导汇报采购工作情况，接受内部监督。2.外部监督：接受政府有关部门、行业协会、社会公众等外部监督，积极配合外部监督检查工作，及时整改存在的问题。（二）审计监督1.定期审计：审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等。2.专项审计：对重大采购项目、采购金额较大的项目以及存在问题的采购项目进行专项审计，深入调查采购过程中的违规行为和风险隐患。3.审计结果应用：审计部门应及时出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议。所属单位应根据审计报告，督促相关部门进行整改，并将整改情况反馈给审计部门。六、信息化管理（一）采购信息平台建设1.建立采购信息系统：公司应建立统一的采购信息系统，实现采购计划、供应商管理、采购实施、合同管理、采购数据分析等采购业务的信息化管理。2.信息共享与协同：采购信息系统应与公司其他业务系统实现信息共享与协同，提高工作效率和管理水平。（二）数据管理与应用1.采购数据收集：采购部门应及时收集、整理采购过程中的各类数据，包括采购申请、采购计划、供应商信息、采购合同、验收报告等。2.数据分析与挖掘：利用数据分析工具对采