中铁十四局采购管理制度

PAGE中铁十四局采购管理制度一、总则（一）目的为加强中铁十四局采购管理工作，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障项目建设所需物资设备的及时供应和质量，降低采购成本，提高企业经济效益和社会效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中铁十四局集团及所属各单位的采购活动，包括工程建设项目所需的物资设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有潜在供应商享有平等参与机会，保证采购结果公正合理。3.质量优先原则优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资设备和服务符合项目要求和相关标准。4.成本效益原则在保证质量和满足项目需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。5.廉洁自律原则采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝腐败行为，确保采购活动廉洁公正。二、采购管理组织与职责（一）采购管理委员会1.组成采购管理委员会由集团公司领导、相关部门负责人等组成，主任由集团公司主要领导担任。2.职责审议采购管理的重大决策和制度规定。研究确定采购战略和重要采购事项。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购管理部门1.设置集团公司设立采购管理部门，各下属单位根据实际情况设置相应的采购管理机构或岗位。2.职责贯彻执行国家法律法规和集团公司采购管理制度。制定和完善采购管理流程和操作规范。组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。负责采购信息管理，建立供应商数据库和采购档案。监督采购过程，协调处理采购中的问题和纠纷。定期对采购工作进行总结分析，提出改进建议。（三）需求部门1.职责根据项目需求，及时准确地提出物资设备和服务的采购申请。参与采购技术规格书的编制，提供技术支持和需求建议。配合采购管理部门进行供应商考察、评标等工作。负责采购物资设备的验收和使用过程中的质量反馈。（四）其他相关部门财务部门负责采购资金的预算安排和支付审核；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责对采购合同等法律文件进行审查把关。各部门应按照职责分工，协同配合，共同做好采购管理工作。三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.项目可行性研究报告、初步设计文件等确定的物资设备和服务需求。2.项目施工进度计划和年度工作计划。3.物资设备库存情况和消耗定额。（二）采购计划编制流程1.需求部门根据项目进度和实际需求，提前向采购管理部门提交采购申请，明确采购物资设备的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等。2.采购管理部门对采购申请进行汇总、审核，结合库存情况和市场供应状况，编制采购计划草案。3.采购计划草案经采购管理部门负责人审核后，报分管领导审批。重大采购计划需提交采购管理委员会审议通过。4.采购管理部门根据审批后的采购计划，下达采购任务。（三）采购计划调整采购计划执行过程中，如因项目变更、设计调整、市场供应变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出调整申请，经采购管理部门审核，报原审批领导批准后进行调整。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的要求。2.需要采购管理部门对申请准入的供应商进行资格审查，收集相关资料，实地考察供应商的生产经营情况。3.符合准入标准的供应商纳入供应商数据库，并定期进行更新维护。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。2.评价方式可采用日常考核、定期评估、项目后评价等多种形式。3.根据评价结果，对供应商进行分级管理，对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对不合格供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。（三）供应商关系管理1.采购管理部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态。定期召开供应商座谈会，加强与供应商的合作与交流。2.对于重要供应商，可建立战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、质量改进、成本控制等工作，实现互利共赢。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资设备和服务采购项目。2.竞争性谈判采购适用于招标失败、技术复杂或性质特殊、时间紧迫等情况的采购项目。3.询价采购适用于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情况的采购项目。（二）招标采购程序1.招标公告发布采购管理部门通过集团公司官网、中国采购与招标网等指定媒体发布招标公告，公开招标项目的基本信息、招标要求、报名方式等。2.报名与资格预审潜在供应商按照招标公告要求报名，采购管理部门对报名供应商进行资格预审，确定合格投标人名单。3.招标文件编制与发售采购管理部门组织编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件发售给合格投标人。4.开标、评标与定标采购管理部门组织开标会议，投标人按照招标文件要求进行投标报价和文件递交。评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购管理部门根据评标结果确定中标人，并发布中标公告。5.合同签订采购管理部门与中标人签订采购合同，明确双方的权利义务、合同价款、交货时间、质量标准等条款。（三）竞争性谈判采购程序1.成立谈判小组：采购管理部门组建谈判小组，成员包括采购代表、技术专家、经济专家等。2.制定谈判文件：明确谈判项目的技术规格、商务要求、谈判程序、评定成交标准等内容。3.邀请供应商：从供应商数据库中选择不少于三家符合条件的供应商发出谈判邀请。4.谈判：谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商。5.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，推荐成交供应商，采购管理部门确定成交供应商并签订采购合同。（四）询价采购程序1.选择询价供应商：采购管理部门从供应商数据库中选择不少于三家符合条件的供应商发出询价函。2.供应商报价：供应商在规定时间内提交报价文件，注明物资设备的名称、规格型号、数量、价格、交货期等内容。3.评审与确定成交供应商：采购管理部门对供应商报价进行评审，选择报价合理、满足需求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（五）单一来源采购程序1.申请与审批：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购供应商情况。采购管理部门审核后，报分管领导审批，重大项目需经采购管理委员会批准。2.协商与合同签订：采购管理部门与拟采购供应商就采购价格、技术要求、服务条款等进行协商，达成一致后签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同由采购管理部门负责起草，经法务部门审查、分管领导审批后签订。重大采购合同需提交采购管理委员会审议通过。（二）合同执行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.需求部门按照合同约定做好物资设备的验收准备工作，在规定时间内组织验收。验收合格后，办理相关手续。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如因不可抗力、项目变更、供应商原因等需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议需按照合同签订审批程序进行审批。（四）合同档案管理采购管理部门负责建立采购合同档案，对合同文本、招投标文件、谈判记录、验收报告等相关资料进行整理归档，妥善保管。合同档案保存期限按照国家法律法规和集团公司相关规定执行。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律纠纷等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场价格波动风险，可采用套期保值、签订价格调整条款等方式进行应对；对于供应商违约风险，加强供应商管理和合同约束，要求供应商提供履约担保等。2.建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，采取有效的风险控制措施，降低风险损失。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和检查。定期对采购项目进行内部审计，及时发现和纠正采购工作中的问题。2.需求部门、财务部门、审计部门等应按照职责分工对采购活动进