中石化物品采购制度

PAGE中石化物品采购制度一、总则（一）目的为规范中国石化集团公司（以下简称“中石化”）物品采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中石化总部及所属各企事业单位（以下统称“各单位”）的物品采购活动。物品包括生产经营所需的原材料、设备、零部件、办公用品、劳保用品等各类物资。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开公正公平原则：采购活动应公开透明，遵循公正、公平的竞争规则，保障供应商的合法权益。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购合同的顺利履行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构中石化设立采购决策委员会，负责重大采购事项的决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算和供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门中石化总部设立物资装备部，作为公司采购管理的归口部门，负责制定采购管理制度、规划采购计划、组织采购活动、管理供应商等工作。各单位应设立相应的采购管理部门或岗位，负责本单位的采购管理工作，其职责包括：1.贯彻执行总部采购管理制度和相关规定。2.编制本单位采购计划，报总部审批后组织实施。3.组织本单位采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责本单位供应商的开发、评估、选择和管理。5.签订和执行采购合同，协调处理合同执行过程中的问题。6.统计分析采购数据，定期向上级汇报采购工作情况。（三）需求部门各单位的需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商技术交流等工作，并对采购项目的实施进度和质量进行跟踪和验收。其职责包括：1.根据生产经营需要，准确提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量等要求。2.配合采购管理部门开展供应商技术交流、招标评标等工作。3.参与采购合同的签订，负责合同执行过程中的协调工作。4.组织对采购物资的验收，出具验收报告。（四）监督部门中石化设立审计、监察等监督部门，负责对采购活动进行全过程监督，检查采购制度的执行情况，查处采购过程中的违规违纪行为。其职责包括：1.制定采购监督检查计划，定期对采购活动进行监督检查。2.受理采购活动中的投诉举报，对违规违纪行为进行调查处理。3.对采购项目的招标、评标、合同签订等关键环节进行监督。4.提出改进采购管理的建议和意见，促进采购活动规范运行。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各单位需求部门应根据生产经营计划、库存状况等因素，定期编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等内容。2.采购计划应按照物资类别、重要性等进行分类管理，对于重要物资和关键设备的采购计划，应进行重点审核和监控。3.采购计划编制过程中，需求部门应与采购管理部门充分沟通，确保采购计划的合理性和准确性。采购管理部门应根据公司整体采购策略和资源状况，对采购计划进行综合平衡和审核。（二）采购计划审批1.采购计划编制完成后，应按照规定的审批流程进行审批。一般采购计划由各单位采购管理部门审核后报本单位主管领导审批；重大采购计划需报中石化总部物资装备部审核，经采购决策委员会审批后实施。2.审批部门应重点审查采购计划的必要性、合理性、合规性以及资金预算的落实情况等，并签署审批意见。（三）采购计划执行与调整1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购工作按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出调整申请，说明调整原因和调整内容。采购管理部门应按照规定的审批流程进行审核和批准。3.采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门和供应商，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式（一）招标采购1.对于达到国家规定招标规模标准的采购项目，应采用招标方式进行采购。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》等法律法规和相关规定组织实施。2.招标采购应编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件应通过指定的媒体或平台发布，邀请符合条件的供应商参加投标。3.评标应组建评标委员会，评标委员会由采购方代表、技术专家、经济专家等组成。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。4.采购方应根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知其他未中标供应商。（二）谈判采购1.对于技术复杂、规格特殊、独家供应等不适宜招标的采购项目，可采用谈判采购方式。谈判采购应选择不少于三家符合条件的供应商进行谈判。2.谈判采购应制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、价格范围等内容，并与供应商进行充分的技术交流和商务谈判。3.谈判过程中，采购方应记录谈判情况，形成谈判纪要。谈判结束后，采购方应根据谈判结果确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.对于采购金额较小、市场货源充足、价格相对透明的采购项目，可采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商报价。2.询价通知书应明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等内容。供应商应在规定的时间内报价，采购方应根据供应商的报价情况进行比较和选择。3.采购方应选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的审批流程进行审批，审批通过后，采购方应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购管理部门应建立供应商开发机制，根据公司采购需求和市场情况，有针对性地开展供应商开发工作。2.供应商开发应通过多种渠道进行，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索、参加展会等。采购管理部门应对收集到的供应商信息进行整理和分析，筛选出符合条件的潜在供应商。3.对于潜在供应商，采购管理部门应组织相关人员进行实地考察，了解其生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等情况，并填写供应商考察报告。（二）供应商评估与选择1.采购管理部门应建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。2.供应商评估应采用定性与定量相结合的方法，根据评估结果对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，应给予优先合作机会；对于不合格供应商，应及时淘汰。3.在采购项目实施前，采购管理部门应根据采购项目的要求和供应商评估情况，选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商应遵循公开、公平、公正的原则，确保供应商具备相应的能力和条件。（三）供应商考核与激励1.采购管理部门应建立供应商考核制度，定期对供应商的合同执行情况进行考核。考核内容包括交货质量、交货期、售后服务等方面。2.根据供应商考核结果，采购管理部门应给予相应的奖惩措施。对于表现优秀的供应商，可给予增加订单、优先付款、表彰奖励等激励；对于表现不佳的供应商，应给予警告、减少订单、暂停合作等处罚。3.采购管理部门应与供应商保持沟通与交流，及时反馈供应商在合作过程中存在的问题，并要求供应商进行改进。通过持续改进，提高供应商的服务水平和合作质量。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应按照规定的程序与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同文本应使用规范的格式和条款，符合法律法规和行业标准的要求。采购合同签订前，应进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自的职责。(二)合同执行1.采购合同生效后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付物资。采购管理部门应组织相关人员对物资进行验收，验收合格后办理入库手续。3.采购方应按照合同约定的付款方式和时间支付货款。财务部门应根据采购合同和验收报告等资料，审核付款申请，确保付款的准确性和合规性（三）合同变更与解除1.在采购合同执行过程中，如因不可抗力、市场变化等原因需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、时间、责任等事项。2.如因一方严重违约或其他法定原因需要解除采购合同，双方应按照法律法规和合同约定的程序办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照合同约定进行结算和清理。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼。2.采购管理部门应及时收集、整理合同纠纷相关资料，配合公司法律部门进行处理。在合同纠纷处理过程中，应维护公司的合法权益，确保公司利益不受损失。七、采购风险管理（一）风险识别与评估采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估风险。风险识别应涵盖采购计划、采购方式、供应商选择、合同签订、合同执行等各个环节。采购管理部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险等级和影响程度。对于高风险事项，应制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动、供应短缺等信息，合理安排采购计划，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商信用档案，定期对供应商进行评估和考核，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同执行过程中，加强跟踪和监督，及时发现和解决合同执行中的问题，防范合同纠纷风险。4.内部管理风险应对：加强采购人员培训，提高采购人员的业务素质和风险意识。建立健全采购内部控制制度，规范采购操作流程，加强对采购活动的监督和审计，防范内部人员违规操作风险。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析。通过对采购数据、合同执行情况、供应商表现等进行监测，及时发现风险变化情况。2.采购管理部门应设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号。采购管理部门应根据预警信号，采取相应的风险应对措施，及时化解风险。八、采购监督与审计（一）采购监督1.审计、监察等监督部门应按照职责分工，对采购活动进行全过程监督。监督内容包括采购制度执行情况、采购程序合规性、采购决策科学性、采购合同履行情况等方面。2.监督部门应定期对采购项目进行检查，查阅采购文件、合同、发票等资料，与相关人员进行谈话，了解采购活动的真实情况。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.采购管理部门应积极配合监督部门的工作，主动接受监督检查，及时提供相关资料和信息。对于监督部门提出的整改意见，应认真落实，不断改进采购管理工作。（二）采购审计1.审计部门应定期对采购活动进行审计，审计内容包括采购计划编制