中石化一般物资采购制度

PAGE中石化一般物资采购制度一、总则（一）目的为规范中国石化集团公司（以下简称“中石化”）一般物资采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中石化总部及所属企事业单位一般物资的采购活动。一般物资是指除特殊物资（如原油、天然气、炼化装置关键设备等）以外的各类生产、经营、建设所需物资。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和中石化内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争原则，保障所有符合条件的供应商平等参与采购活动。3.效益优先原则：在保证物资质量和满足生产经营需求的前提下，充分考虑采购成本、资金使用效益等因素，实现效益最大化。4.质量保证原则：严格把控物资质量，确保所采购物资符合相关标准和要求，满足生产经营实际需要。5.诚实守信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行合同约定，维护良好的商业信用。二、采购管理职责（一）采购管理部门职责1.中石化总部采购管理部门负责制定和完善一般物资采购管理制度、流程和标准，指导和监督所属企事业单位采购工作。2.所属企事业单位采购管理部门负责组织实施本单位一般物资采购活动，贯彻执行总部采购管理制度，制定本单位具体采购实施细则，规范采购操作流程，确保采购活动顺利进行。（二）需求部门职责1.提出物资采购需求，明确物资规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.参与采购过程中的技术谈判、商务谈判等工作，提供技术支持和商务意见。3.负责对采购物资的验收工作，确保物资符合需求部门要求。（三）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核，提供资金安排建议。2.负责采购资金的支付审核和账务处理，确保资金支付合规、准确。3.对采购成本进行核算和分析，为采购决策提供财务依据。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等。2.对采购项目进行专项审计，及时发现和纠正采购过程中的问题，防范采购风险。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.需求部门应根据生产经营计划、库存状况等因素，提前编制物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应按照年度、季度、月度进行滚动编制，确保采购工作的连续性和计划性。对于紧急采购需求，应及时补充采购计划。（二）采购预算编制1.采购管理部门会同财务部门等相关部门，根据采购计划和市场价格走势，编制采购预算。采购预算应涵盖采购物资的预计金额、资金来源等内容。2.采购预算应严格控制在年度预算范围内，如有调整，应按照规定的预算调整程序进行审批。（三）采购计划与预算审批1.采购计划和预算编制完成后，应按照中石化内部审批流程进行审核和批准。一般物资采购计划和预算审批权限根据物资金额大小、重要程度等因素确定。2.经审批后的采购计划和预算应作为采购活动的依据，不得随意变更。如因特殊原因需要变更，应重新履行审批手续。四、供应商管理1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件和流程。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的生产供应能力、完善的质量保证体系等条件。2.采购管理部门负责组织对供应商进行资格审查，收集供应商相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.对符合准入条件的供应商，采购管理部门应建立供应商档案，记录供应商基本信息、资质情况、合作历史、评价结果等内容，并定期进行更新维护。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价方式可采用日常考核、定期评估、专项检查等多种形式。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在采购活动中可给予优先采购、价格优惠等激励措施；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.采购管理部门应定期向供应商反馈评价结果，督促供应商改进不足之处，提高供应质量和服务水平。（三）供应商动态管理1.对供应商实行动态管理，及时了解供应商经营状况、生产能力、产品质量等方面的变化情况。如发现供应商出现重大经营问题或产品质量问题，应立即采取相应措施，如暂停采购、要求整改等。2.根据市场变化和企业发展需要，适时调整供应商结构，引入新的优质供应商，优化供应商资源配置。五、采购方式选择（一）招标采购1.对于达到招标限额标准的一般物资采购项目，应采用招标采购方式。招标限额标准按照国家和中石化相关规定执行。2.招标采购应严格按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规要求进行操作。采购管理部门负责组织招标活动，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.招标文件应明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容，并确保招标文件的公平性、公正性和合法性。1.对于未达到招标限额标准，但采购金额较大、技术复杂或有特殊要求的一般物资采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.竞争性谈判采购应成立谈判小组，由采购管理部门、需求部门、技术专家、法律专家等人员组成。谈判小组负责制定谈判文件，组织谈判活动，与供应商进行谈判，确定成交供应商。3.谈判过程中，谈判小组应与供应商就物资价格、质量、交货期、售后服务等条款进行充分沟通和协商，确保采购结果符合企业利益。（三）询价采购1.对于采购金额较小、规格型号单一、市场货源充足的一般物资采购项目，可采用询价采购方式。2.询价采购应向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门负责收集、整理供应商报价信息，进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。3.询价采购应确保询价过程的公开、公正，询价函内容应明确物资规格型号、数量、质量要求、交货时间等关键信息。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的一般物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的审批程序进行，由采购管理部门提出申请，说明采用单一来源采购的原因和依据，经相关部门审核批准后实施。3.单一来源采购过程中，采购管理部门应与供应商进行充分协商，确保采购价格合理、质量可靠、服务到位。六、采购流程（一）采购申请需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、采购预算等内容，并提交采购管理部门。（二）采购审批采购管理部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购申请的合理性、合规性、采购方式的选择是否恰当等。对于符合要求的采购申请，按照审批权限提交相关领导审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购管理部门组织实施采购活动。按照选定的采购方式，编制采购文件，发布采购信息，组织开标、评标、谈判、询价等工作。2.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.需求部门应积极配合采购管理部门，参与采购过程中的技术谈判、商务谈判等工作，提供必要的技术支持和商务意见。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应进行合同审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，合同风险评估等。对于重大采购合同，应组织法律专家等进行专项审核。3.采购合同签订后，应按照规定进行合同备案，确保合同执行过程的可追溯性。（五）物资验收1.物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准和方法。2.物资到货后，需求部门应按照验收方案组织验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业机构或专家进行验收。3.验收合格的物资，需求部门应出具验收报告；验收不合格的物资，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请。审核内容包括合同执行情况、验收结果、付款金额等。2.财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。付款结算过程中，应严格遵守财务管理制度，确保资金支付安全、准确。3.采购管理部门应及时跟踪采购资金支付情况，与财务部门保持沟通协调，确保采购项目资金及时足额支付。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险资金风险、质量风险、合同风险、供应商违约风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对采购风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同、建立价格预警机制等方式进行应对；对于质量风险，加强供应商质量管理、严格验收程序、建立质量追溯体系等措施进行防控。2.加强采购合同管理，明确合同双方权利义务，规范合同签订、履行、变更、解除等流程，防范合同风险。3.建立供应商违约预警机制，及时发现供应商违约迹象，采取相应措施，如暂停采购、要求供应商承担违约责任等，降低供应商违约风险。（三）风险监控与改进1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险应对过程中存在的问题。2.根据风险监控结果，及时调整风险应对措施，不断完善采购风险管理体系，提高采购风险管理水平八、监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门应定期对所属企事业单位采购工作进行内部监督检查，检查内容包括采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况、采购资金使用情况等。2.审计部门应定期对采购项目进行审计监督，重点