中小学校采购管理制度

PAGE中小学校采购管理制度一、总则（一）目的为了加强中小学校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合中小学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中小学校使用财政性资金、自有资金及接受社会捐赠资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证采购项目的质量和效益。4.公正诚信原则：采购过程公正，采购人员诚信，维护学校和供应商的合法权益。（四）管理职责1.学校采购管理部门职责负责制定和完善学校采购管理制度，并组织实施。审核采购项目的采购需求、采购方式、采购预算等，并报学校领导审批。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，与供应商签订采购合同。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估。建立采购档案，对采购项目的相关文件、资料进行整理和归档。监督采购项目的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷。2.学校财务部门职责负责审核采购项目的预算安排，确保采购资金的合理使用。按照财务制度和采购合同的规定，及时支付采购款项。对采购资金的使用情况进行监督和检查，确保资金安全。3.学校资产管理部门职责负责对采购的资产进行登记、入账、保管和维护管理。参与采购项目的验收工作，对资产的数量、质量、规格等进行核实。定期对资产进行清查盘点，确保资产的安全完整。4.学校使用部门职责提出采购项目的需求，明确采购项目的规格和技术要求。参与采购项目评标、谈判等工作，提供技术支持和意见建议。负责采购项目的使用和日常管理，配合做好验收工作。二．采购预算管理（一）预算编制1.学校各部门应根据教学、科研、管理等工作需要，提前提出采购项目需求，并详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预计采购时间等。2.采购管理部门会同财务部门对各部门提交的采购项目需求进行汇总、审核和分析，结合学校年度工作计划和财力状况编制采购预算草案。3.采购预算草案经学校领导班子审议通过后，报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应当严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。因特殊情况确需调整预算的，应当按照规定的程序报经批准后实施。2..财务部门应当按照采购合同约定和预算安排，及时足额支付采购款项，确保采购项目顺利实施。（三）预算监督1.学校内部审计部门应当对采购预算的编制和执行情况进行定期审计和监督，确保预算编制科学合理，执行严格规范。2.对于违反采购预算管理规定的行为，应当依法依规追究相关人员的责任。三、采购需求管理（一）需求提出1.学校各部门根据教学、科研、管理等工作实际需要，提出采购项目的需求。需求应当明确、具体、合理，符合学校发展规划和相关标准要求。2.采购需求应当包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、质量标准、售后服务等内容。对于复杂的采购项目，可以提供详细的数据、图纸、技术方案等资料。（二）需求审核1.采购管理部门收到采购需求后应及时进行审核，重点审核需求的合理性、合规性、完整性以及与预算的匹配性。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购管理部门可以组织专家进行论证，确保采购需求科学合理。3.审核通过的采购需求报学校领导审批后作为采购项目实施的依据。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到公开招标数额标准以上的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，应当按照规定在指定的媒体上发布招标公告，并按照招标文件规定的程序和要求组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。通过招标方式采购的，应当按照规定在指定的媒体上发布招标公告，并按照招标文件规定的程序和要求组织开标、评标定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。符合下列情形之一货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评审，按照符合采购需求质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价单，对其报价进行比较，以确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，应当在省级以上财政部门指定媒体上公示，并报同级财政部门批准。（六）采购方式的变更1.采购方式一经确定不得擅自变更。因特殊原因需要变更采购方式的，应当按照规定的程序报经批准后实施。2.变更采购方式必须提供充分的理由和依据，并经学校采购管理部门审核和学校领导批准。五、采购程序管理（一）采购申请与审批1.学校各部门根据采购需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量技术要求、预算金额、采购方式等内容，并提交采购管理部门。2.采购管理部门对采购申请表进行审核，审核通过后报学校领导审批。学校领导根据采购项目的重要性、必要性和预算安排等情况进行审批。（二）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门编制采购文件。采购文件包括采购需求说明书、采购公告（招标邀请书）、招标文件（谈判文件、询价文件、单一来源采购文件）、投标文件格式、评标标准、合同文本等。2.采购文件应当明确采购项目的技术要求、质量标准、商务条款、评标方法、合同主要条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（三）采购信息发布1.采取公开招标、邀请招标方式采购的，应当按照规定在指定的媒体上发布采购公告（招标邀请书）。采购公告（招标邀请书）应当包括采购项目的基本情况、采购方式、采购预算、采购需求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采取竞争性谈判、询价、单一来源采购方式采购的，应当向符合相应资格条件的供应商发出采购文件。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应当及时与成交供应商签订采购合同应。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，并符合采购文件的要求。2.采购合同签订后，采购管理部门应当将合同副本送学校财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应当按照合同约定履行各自的义务。供应商应当按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务；学校应当按照合同约定及时支付采购款项。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应当按照合同约定和相关法律法规的规定办理手续，并及时通知学校相关部门。七、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购管理部门应当组织相关部门和人员进行验收。验收人员应当包括采购管理部门、使用部门资产管理部门财务部门等人员，并可以邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。2.对于大型、复杂的采购项目，可以组成验收小组进行验收。验收小组应当制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。（二）验收内容1.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、型号、性能、技术要求、售后服务等是否符合采购合同和采购文件的要求。2.对于货物类采购项目，应当检查货物的外观、数量、规格、型号、质量证明文件等是否齐全，是否与采购合同约定一致；对于工程类采购项目，应当检查工程质量、工程进度、工程安全等是否符合设计要求和合同约定；对于服务类采购项目应当检查服务内容、服务标准、服务质量等是否达到合同约定的标准。1).验收合格的采购项目，验收人员应当签署验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、验收日期、验收结论等内容。2).验收不合格的采购项目，验收人员应当出具验收整改意见，要求供应商限期整改。供应商整改后，应当重新组织验收，直至验收合格为止。八、采购档案管理1.采购管理部门应当建立健全采购档案管理制度，对采购项目的相关文件、资料进行整理、归档和保管。2..采购档案包括采购申请表、采购文件、采购合同、验收报告发票凭证等资料。采购档案应当按照项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和可查性。3.采购档案的保管期限应当按照国家和地方有关规定执行。保管期限届满后，应当按照规定进行销毁处理。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校内部审计部门应当定期对采购活动进行审计和监督，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。2.学校纪检监察部门应当对采购活动进行全程监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。3.财政、审计、监察等有关部门有权依法对学校采购活动进行监督检查，学校应当积极配合，如实提供有关资料和情况。（二）责任追究1.对于采购活动中违