中小学学校采购制度

PAGE中小学学校采购制度一、总则（一）目的为了规范中小学学校采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和教育行业相关规定，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组等在教学、科研、后勤保障等活动中进行的货物、工程和服务采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的机会。3.效益性原则：在满足学校教学、科研和管理需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良的产品和服务，以满足学校各项工作的实际需要。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、审计部门负责人、采购部门负责人以及相关学科教师代表等。采购领导小组负责审议学校采购计划、采购预算、采购政策和采购重大事项等，对采购活动进行决策和指导。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体实施采购项目，包括编制采购文件、发布采购信息、组织采购评审、签订采购合同以及采购项目的验收等工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购法律法规和采购流程，遵守职业道德规范。（三）相关部门职责1.需求部门：各教学部门、年级组、学科组等根据教学、科研和管理工作需要，提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求以及技术参数等，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付结算等工作，并对采购资金的合规性和效益性进行管理和监督。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性，对采购过程中的违规行为提出处理意见。4.资产管理部门：负责对采购的资产进行登记、入账、保管和处置等管理工作，确保资产的安全和完整。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校年度工作计划和实际工作需要，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额以及资金来源等内容，并按照学校规定的预算编制格式和要求进行填报。2.采购部门负责汇总各需求部门的采购预算，结合学校财力状况和采购政策，对采购预算进行审核和调整，形成学校年度采购预算草案。3.学校财务部门对采购预算草案进行审核，根据学校年度财务收支计划，提出预算安排意见，报学校采购领导小组审议通过后，纳入学校年度预算管理。预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算的项目，必须按照学校预算调整程序进行申报和审批。2.采购部门在采购过程中，应严格控制采购成本，确保采购资金使用合理、合规，并及时向财务部门反馈采购预算执行情况。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控和分析，定期对采购资金的使用情况进行检查，发现问题及时督促整改，确保采购预算的严格执行。预算监督1.审计监督：学校审计部门定期对采购预算的编制、执行情况进行审计监督，检查采购预算的编制是否合理、准确，执行是否严格规范，有无超预算采购或擅自改变采购项目等问题。对审计发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。2.内部监督：学校采购领导小组、财务部门以及其他相关部门应加强对采购预算执行情况的内部监督，建立健全内部监督机制，确保采购资金安全、有效使用和采购活动规范运行。四、采购方式与程序（一〉采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、涉及面广的货物、工程和服务采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告邀请不特定的供应商参加投标，经过开标、评标、定标等环节确定中标供应商，并签订采购合同。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的货物、工程和服务项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照招标程序进行评审和定标。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的货物或服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物或服务的质量、价格、服务条款等进行谈判，在规定时间内进行两轮或多轮谈判后确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购：符合下列情形之一的货物、工程或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购旦添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商进行协商，在保证采购质量和合理价格的前提下，确定成交供应商，并签订采购合同。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足旦价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商，并签订采购合同。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据教学、科研和管理工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、预算金额以及采购理由等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、合理性、合规性进行初审。初审通过后，报学校采购领导小组审批。经采购领导小组批准的采购项目，列入学校采购计划。3.采购文件编制：采购部门根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标）、采购邀请书（邀请招标）、谈判文件（竞争性谈判）、询价通知书（询价）、采购合同草案等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求、交货时间、售后服务等事项，确保采购文件内容完整、准确、清晰。4.采购信息发布：采购部门按照规定方式发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、询价等项目应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书或询价通知书。采购信息发布时间应符合相关法律法规和采购文件规定要求。5.供应商报名与资格审查：供应商按照采购信息要求报名参加采购活动。采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有资格审查合格的供应商才能参与采购项目的评审。6.采购评审：采购部门组织成立评审小组，按照采购文件规定的评审标准和方法对供应商的响应文件进行评审。评审小组由学校相关部门人员、专业技术人员、财务人员等组成，人数应符合规定要求。评审过程应严格按照评审程序进行，评审结果应现场宣布，并记录存档7.确定成交供应商：采购评审结束后，采购部门根据评审小组推荐的成交候选人顺序，确定成交供应商。如评审中出现重大问题或质疑事项，采购部门应及时组织调查处理，根据调查结果重新确定成交供应商或采取其他采购方式。8.采购合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方权利义务、采购项目规格、数量、质量要求、价格、交货时间及地点、验收方式、售后服务条款、违约责任等内容。采购合同签订后应报学校财务部门备案。9.采购项目验收：采购项目完成后，采购部门组织需求部门、资产管理部门等相关人员按照采购合同要求对采购项目进行验收并出具验收报告。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。验收合格的采购项目方可办理资产入账和款项支付手续。五、采购合同管理（一〉合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务、采购项目的规格、数量、质量要求、价格、交货时间及地点、验收方式办法、售后服务条款、违约责任等内容。采购合同条款应符合法律法规和采购文件要求，确保合同的合法性、有效性和完整性2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交学校财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款是否符合法律法规和采购文件要求，合同价格是否合理，资金支付方式是否合规，违约责任是否明确等。相关部门应提出审核意见，并反馈给采购部门。采购部门根据审核意见对合同草案进行修改完善后，报学校采购领导小组批准。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送学校财务部门、审计部门、资产管理部门等相关部门备案。备案的合同副本应作为采购资金支付、资产入账、合同执行监督等工作的依据。（二）合同履行1.采购合同双方应严格按照合同约定履行各自义务确保合同顺利执行。供应商应按照合同约定的时间、地点和质量要求提供货物、工程或服务；学校应按照合同约定及时支付采购款项，组织验收等工作。2.采购部门应建立合同履行跟踪制度，定期对合同履行情况进行检查和监督及时掌握合同执行进度和存在的问题，并协调解决。如发现供应商未按照合同约定履行义务，采购部门应及时向供应商发出书面通知要求其限期整改；如供应商逾期未整改或整改后仍不符合合同要求，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同组成部分，具有同等法律效力。变更合同条款涉及采购预算调整的，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门资产管理部门等相关人员按照采购合同要求对采购项目进行验收。验收人员应认真核对采购项目的数量、规格、质量、性能等是否符合合同约定，并填写验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收依据、验收日期验收人员签字等内容。2.验收合格的采购项目，由验收人员在验收报告上签字确认；验收不合格的采购项目，采购部门应及时通知供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务。供应商整改或重新提供后，采购部门应再次组织验收，直至验收合格为止。3.采购项目验收合格后采购部门应及时办理资产入账手续，并按照采购合同约定支付采购款项。财务部门应严格审核验收报告和相关凭证，确保采购资金支付的准确性和合规性。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行妥善保管。采购合同档案应包括采购合同正本、副本补充协议、采购申请、采购审批文件、采购文件评审报告、验收报告、付款凭证等资料。2.采购合同档案应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。采购合同档案保管期限应符合法律法规和学校档案管理规定要求，不得擅自销毁。3.学校审计部门、财务部门等相关部门有权查阅采购合同档案。查阅时应填写查阅申请表，经采购部门负责人批准后，按照规定程序进行查阅。查阅人员不得擅自复制摘抄采购合同档案资料，如需复制摘抄的，应经采购部门负责人同意，并注明用途和出处。六、采购监督与管理（一）内部监督1.采购领导小组监督：学校采购领导小组负责对采购活动进行全面监督，审议采购计划、采购预算采购政策和采购重大事项等，对采购过程中的违规行为进行纠正和处理确保采购活动公正、公平、公开进行。2.财务部门监督：财务部门负责对采购资金的预算编制、执行和支付进行监督管理，审核采购项目的资金来源和预算安排，监督采购资金的使用情况，确保采购资金合理、合规使用。3.审计部门监督：审计部门负责对采购活动进行审计监督，审查采购项目从立项审批、采购预算编制、采购方式选择、采购文件编制、采购评审、合同签订到采购项目验收、资金支付等全过程的合法性合规性和效益性，对采购过程中的违规行为提出审计意见和建议，并督促整改4.资产管理部门监督：资产管理部门负责对采购资产的登记、入账、保管和处置等进行监督管理，检查采购资产是否按照合同约定及时入账，资产实物与账目是否相符，资产保管和使用是否规范，确保资产安全完整。5.采购部门内部监督：采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购工作流程，对采购项目的各个环节进行自查自纠，防止采购过程中出现违规行为。采购部门应定期对采购工作进行总结和分析，不断完善采购管理制度和工作流程提高采购工作质量和效率。（二）外部监督1.政府采购监督管理部门监督：学校采购活动应接受政府采购监督管理部门的监督检查。政府采购监督管理部门有权对学校采购项目的采购方式、采购程序、采购合同签订、采购资金使用等情况进行监督检查，对发现的问题责令整改，并依法追究相关责任人员的责任。2.社会监督：学校采购活动应接受社会公众的监督。任何单位和个人有权对学校采购活动中的违规行为进行举报和投诉。学校应设立举报投诉渠道，及时受理和处理举报投诉事项，并将处理结果向社会公开。（三）责任追究1.对于在采购活动中违反法律法规和学校采购制度规定出现违规行为的单位和个人，学校将视情节轻重给予相应的责任