中学采购询价制度

PAGE中学采购询价制度一、总则（一）目的为了规范中学采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高资金使用效益，保证所采购物资和服务的质量，特制定本采购询价制度。（二）适用范围本制度适用于中学各类物资采购、服务采购等活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书资料、维修维护服务、餐饮服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平。3.公开透明原则：采购信息、采购过程和采购结果应向相关人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.使用部门提出需求：各部门根据教学、办公等实际需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.审批：采购申请表经部门负责人签字确认后，提交给学校相关领导审批。审批通过后，申请表流转至采购部门。（二）询价准备1.采购部门组建询价小组：询价小组由采购部门人员、相关技术专家、财务人员等组成，成员应具备相应的专业知识和经验。2.收集供应商信息：通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括供应商名录、行业网站、供应商推荐等，建立供应商数据库。3.制定询价文件：根据采购需求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目概述、技术规格要求、商务条款、报价要求、售后服务要求等内容。（三）询价1.向供应商发出询价函：采购部门根据询价文件，向至少三家符合条件的供应商发出询价函。询价函应明确询价的项目内容、要求供应商提供的报价文件格式、报价截止时间等信息。2.供应商报价：供应商在规定的报价截止时间前，将密封的报价文件提交给采购部门。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。3.询价小组评审：询价小组对供应商的报价文件进行评审，主要评审内容包括报价的合理性、技术规格的响应性、商务条款的满足情况以及售后服务承诺等。评审过程中，询价小组可以要求供应商对报价文件进行澄清或提供补充资料。（四）确定供应商1.综合评估：询价小组根据评审结果，对供应商进行综合评估，选择报价合理、技术实力强、售后服务好且信誉良好的供应商作为中标候选人。2.谈判：采购部门与中标候选人进行谈判，进一步明确采购合同的具体条款，如价格、交货期、质量标准、付款方式等。谈判过程中，应确保双方的权利和义务明确，并遵守公平公正原则。3.确定供应商：谈判达成一致后，确定最终的供应商，并签订采购合同。采购合同应明确采购项目的详细内容、双方的权利义务、违约责任等条款，确保合同的合法性和有效性。（五）采购合同执行1.供应商履约：供应商按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供物资或服务，并接受学校的验收。2.验收：采购部门组织相关人员对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。验收合格后，填写验收报告。3.付款：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间向供应商支付货款，并做好财务记录。三、采购询价相关职责（一）采购部门职责1.负责采购活动的组织和实施，包括采购申请的受理和流转、询价小组的组建、询价文件的编制和发放、供应商的选择和谈判、采购合同的签订和执行等。2.收集、整理和更新供应商信息，建立和维护供应商数据库。3.协调采购过程中的各方关系，及时解决采购过程中出现的问题。4.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议，不断完善采购管理制度和流程。（二）使用部门职责1.根据实际需求，提出采购申请，并详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.参与采购过程中的技术规格评审和验收工作，提供技术支持和专业意见。3.配合采购部门与供应商进行沟通和协调，确保采购物资或服务符合使用要求，并及时反馈使用过程中出现的问题。（三）询价小组职责1.对供应商的报价文件进行评审，评估供应商的报价合理性和技术、商务条款的响应性。2.参与采购合同谈判，提出专业意见和建议，确保采购合同的公平公正和合理性。3.对采购过程进行监督，确保采购活动符合本制度和相关法律法规的要求。（四）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。保证采购资金的合理安排和使用，确保资金安全。2.审核采购合同中的付款条款，按照规定的付款方式和时间办理付款手续，并做好财务记录和核算工作。3.对采购成本进行分析和控制，提供财务数据支持，为采购决策提供参考。（五）学校领导职责1.审批采购申请，对采购项目的必要性、可行性和资金预算进行审核。2.监督采购过程，对重大采购项目进行决策和指导，并确保采购活动符合学校的整体利益和发展战略。四、采购询价过程中的监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门定期审计：审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否有效、采购资金使用是否合理等。对审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.设立举报渠道：学校设立专门的举报邮箱、电话等举报渠道，接受教职工对采购过程中违规行为的举报。对举报内容进行及时调查核实，如发现违规行为，依法依规严肃处理。（二）信息公开1.采购信息公示：在学校内部网站或公告栏上，及时公示采购项目的相关信息，包括采购申请提交情况、询价文件内容、供应商报价情况、中标候选人及中标结果等，确保采购过程公开透明，接受全体教职工的监督。2.合同公开：采购合同签订后，将合同副本在学校内部网站上进行公开，方便教职工查阅和监督合同的执行情况。五、采购询价档案管理（一）档案内容1.采购申请文件：包括采购申请表、审批文件等相关记录。2.询价文件：询价函、供应商报价文件、评审记录等。3.采购合同：采购合同文本及相关补充协议。4.验收报告：物资或服务验收过程中的记录和报告。5.付款凭证：财务部门支付货款的凭证及相关财务记录。6.其他相关文件：如谈判记录、供应商资质证明材料等。（二）档案保存期限采购询价档案应按照学校档案管理规定进行分类整理和保存，保存期限不少于[X]年，以便于日后查阅和审计。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购询价档案的，应填写档案查阅申请表，经相关负责人批准后，可以在指定地点查阅档案。查阅过程中，不得对档案进行涂改、损毁、抽取等操作。各部门应指定专人负责档案的查阅和借阅工作，并建立档案查阅和借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、内容等信息。2.外部单位因审计、检查等工作需要查阅采购询价档案的，应出具单位介绍信，并经学校相关领导批准后