中国雄安集团采购制度

PAGE中国雄安集团采购制度一、总则（一）目的为规范中国雄安集团（以下简称“集团”）采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的采购活动，包括工程、货物和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有潜在供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信廉洁原则：采购人员应诚实守信，廉洁自律，严禁任何形式的商业贿赂和不正当交易。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策；2.审定重大采购项目的采购方案；3.对采购过程中的重大问题进行决策。（二）采购管理部门集团设立采购管理部门，作为采购活动的归口管理部门，其职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准；2.组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商管理、采购文件编制、采购评审、合同签订等；3.监督采购活动的执行情况，并对采购结果进行评估和分析；4.协调处理采购过程中的争议和纠纷。（三）采购需求部门各单位的采购需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购活动，其职责包括：1.根据业务需要，准确提出采购需求，并提供相关技术规格和要求；2.参与采购文件的编制和评审工作；3.协助采购管理部门与供应商进行沟通和谈判；4.负责采购合同的执行和验收工作。（四）其他部门职责1.财务部门：负责审核采购预算、支付款项等财务事项，对采购成本进行核算和控制。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。3.法务部门：负责对采购合同等法律文件进行审查，提供法律咨询和支持，防范法律风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各单位采购需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，编制采购预算草案，并提交至采购管理部门。2.采购管理部门对采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合集团年度预算安排，形成年度采购预算方案，报集团采购决策委员会审议通过后下达执行。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.当出现下列情况时，可申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等不可抗力因素导致采购预算无法执行；因业务发展需要，确需增加或减少采购项目；其他经集团采购决策委员会批准的情形。2.采购预算调整申请应经采购需求部门提出，采购管理部门审核，报集团采购决策委员会审批后执行。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件和标准。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力和履约能力。2.采购管理部门负责供应商准入的审核和管理工作。采购需求部门可推荐潜在供应商，采购管理部门对推荐的供应商进行调查和评估，符合准入条件的纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。2.采购管理部门负责组织供应商评价工作，采购需求部门参与评价过程。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于评价为不合格的供应商，应及时采取措施进行处理，如暂停合作、取消准入资格等。（三）供应商动态管理1.采购管理部门应定期更新供应商名录，及时淘汰不合格供应商，补充优质供应商。2.加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，促进供应商不断提高自身素质和服务水平。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；服务采购单项合同估算价在100万元人民币以上。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，严格遵循招标程序，确保招标过程公开、公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家供应商分别谈判，并从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。六、采购流程（一）采购计划编制1.采购需求部门应根据业务需要，提前制定采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交至采购管理部门。2.采购管理部门对采购计划进行审核，审核通过后纳入集团采购计划管理系统。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件合法合规、完整准确。（三）供应商邀请与响应1.采购管理部门按照采购方式的要求，向潜在供应商发出采购邀请。对于公开招标和邀请招标项目，应发布招标公告或投标邀请书；对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，应向符合条件的供应商发出谈判邀请书、单一来源采购协商文件或询价通知书等邀请文件。2.供应商应在规定的时间内响应采购邀请，提交相关文件和资料。采购管理部门对供应商的响应文件进行登记和初步审查，符合要求的供应商进入采购评审环节。（四）采购评审1.采购管理部门组织成立采购评审小组，负责对采购项目进行评审。评审小组由采购管理部门、采购需求部门、财务部门、审计部门、法务部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。2.采购评审应按照采购文件规定的评标标准和方法进行，对供应商的报价、技术方案、商务条款、售后服务等方面进行综合评审，确定中标候选人或成交供应商。（五）合同签订1.采购管理部门根据采购评审结果，与中标候选人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在签订采购合同前，采购管理部门应将合同文本提交至财务部门、审计部门、法务部门等进行审核，确保合同合法合规、风险可控。（六）合同执行与验收1.采购合同签订后，采购需求部门负责合同的执行，按照合同约定及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改或承担相应的违约责任。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理确定采购价格和交货期，通过套期保值等方式降低市场价格波动风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商信用档案，对供应商进行定期评价和考核，选择优质供应商合作，降低供应商违约风险。3.合同风险应对：严格合同签订流程和审批制度，加强合同履行过程的监督和管理及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，防范合同纠纷风险。4.法律风险应对：加强采购人员的法律意识培训，在采购活动中严格遵守法律法规要求，重大采购项目应咨询法务部门意见，确保采购行为合法合规。八、监督与检查（一）内部监督1.集团审计部门负责对采购活动进行定期审计和专项审计，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。2