中国移动采购管理制度

PAGE中国移动采购管理制度一、总则（一）目的为规范中国移动采购管理工作，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障公司运营和发展需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中国移动各级公司及所属单位的采购活动，包括但不限于通信设备、网络服务、办公用品、IT系统、工程建设等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动严格遵守国家法律法规、行业政策以及公司内部规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开披露，采购过程公平公正，保障各参与方的知情权和监督权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，通过竞争实现采购效益最大化。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、交付期等因素，提高采购效益，实现公司价值最大化。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构中国移动设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括公司高层管理人员、相关部门负责人等。其职责如下：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等关键事项。3.协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购执行部门1.采购部门负责制定采购计划，组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。建立和维护供应商库，对供应商进行评估和管理。收集、分析采购信息，为采购决策提供支持。2.需求部门提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交付期等。参与采购过程，协助采购部门进行供应商选择、技术谈判等工作。对采购物资或服务进行验收，反馈使用情况和意见。（三）监督部门1.内部审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况等。根据审计结果提出改进建议，督促相关部门整改。2.纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司利益和形象。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展、运营管理等需要，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确、具体，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、交付地点等。2.需求部门对采购需求进行初步审核，确保需求的合理性和必要性。审核通过后，将采购需求提交给采购部门。（二）采购计划制定**1.采购部门收到采购需求后，结合公司库存情况、采购预算、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购预算等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司相关领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的执行依据。**（三）供应商选择与管理**1.供应商筛选采购部门根据采购需求，从供应商库或通过公开渠道筛选潜在供应商。筛选标准包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量和价格等。对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力、技术水平、售后服务等方面的情况。2.供应商评估采购部门组织相关人员对潜在供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质文件审核、实地考察、样品测试、业绩评价、财务状况等。根据评估结果，对供应商进行打分排序，确定入围供应商名单。3.供应商准入采购部门与入围供应商签订《供应商准入协议》，明确双方的权利和义务。准入协议应包括供应商的基本信息承诺、产品质量保证、价格条款、交货期、售后服务等内容。将准入供应商信息录入供应商库，建立供应商档案，以便进行后续管理。4.供应商动态管理采购部门定期对供应商进行绩效评估，评估内容包括交货及时性、产品质量、售后服务、价格执行情况等。根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购物资或服务的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。采购方式的选择应符合相关法律法规和公司规定，并履行相应的审批程序。2.采购文件编制采购部门根据采购需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购要求、评审标准、合同条款等内容。采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核后，报公司相关领导审批。3.采购活动组织采购部门按照采购文件规定的程序和要求，组织采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应发布采购公告，邀请潜在供应商参与投标；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购方式，应向入围供应商发出谈判或询价邀请。采购部门组织开标、评标、谈判、询价等活动，按照评审标准进行评审，确定中标供应商或成交供应商。4.采购合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订前，应进行合同审核，确保合同条款合法合规、公平合理。合同审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章。（五）采购验收1.验收准备需求部门在采购物资或服务到货前，应制定验收方案，并通知采购部门、供应商等相关方。验收方案应明确验收标准、验收方法、验收人员等内容。需求部门准备好验收所需的工具、仪器、文件等资料。2.验收实施采购物资或服务到货后，需求部门组织相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括物资或服务的数量、规格型号、质量标准、外观等方面。对于技术复杂、专业性强的物资或服务，可邀请专业机构或专家进行验收。3.验收报告验收完成后，验收人员应填写验收报告，明确验收结论。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结果等内容。验收报告经验收人员签字确认后，报需求部门负责人审核。审核通过后的验收报告作为采购付款和供应商评价的依据之一。（六）采购付款1.付款申请供应商按照采购合同约定完成交货或服务后，采购部门应及时收集供应商提交的付款申请资料，包括发票、验收报告、合同等。根据采购合同约定的付款方式和付款期限进行审核，确保付款申请资料齐全、合规。审核通过后，采购部门填写付款申请单，提交财务部门。2.付款审批财务部门收到付款申请单后，按照公司财务管理制度进行审核。审核内容包括付款金额、付款方式、付款期限、发票真实性等方面。付款申请经财务部门审核通过后，报公司相关领导审批。审批通过后的付款申请作为财务付款的依据。3.付款执行财务部门根据审批通过的付款申请，按照公司财务流程进行付款操作。付款方式包括银行转账、支票、汇票等。财务部门在付款后，应及时与供应商进行核对，确保付款信息准确无误。四、采购风险管理（一）风险识别**1.市场风险：包括市场价格波动、市场供应短缺、供应商垄断等风险，可能导致采购成本增加、物资或服务供应不及时等问题影响公司运营。2.质量风险：供应商提供的物资或服务质量不符合要求，可能导致公司产品质量下降、客户投诉、生产运营受阻等风险。3.合规风险：采购活动违反国家法律法规、行业政策或公司内部规定，可能导致公司面临法律责任、行政处罚等风险。4.信用风险：供应商信用状况不佳，可能出现交货延迟、拖欠货款、提供虚假信息等问题，给公司带来经济损失和运营风险。5.内部管理风险：采购流程不规范、部门之间沟通不畅、信息传递不准确等内部管理问题，可能导致采购效率低下、决策失误、采购质量不高等风险。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，并确定风险等级。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、风险概率与影响评估法等。3.根据风险评估结果，制定相应风险应对策略。（三）风险应对1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机和采购数量，降低价格波动风险。拓展供应商渠道，优化供应商结构，与多家供应商建立合作关系，避免供应商垄断，确保物资或服务供应稳定可靠。2.质量风险应对在采购合同中明确质量条款和验收标准，加强对供应商的质量监督和管理，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。增加对采购物资或服务的检验检测频次和力度，严格按照验收标准进行验收，确保质量符合要求。3.合规风险应对加强采购人员法律法规和政策培训，提高合规意识，确保采购活动严格遵守相关规定。建立内部审计和监督机制，定期对采购活动进行检查和审计，及时发现和纠正违规行为。4.信用风险应对加强对供应商的信用调查和评估，建立供应商信用档案，定期更新信用信息。在采购合同中约定违约责任和赔偿条款，对信用不佳的供应商采取相应的约束措施，如减少合作份额、暂停合作等。5.内部管理风险应对优化采购流程，明确各部门职责和工作流程，加强部门之间的沟通协调和信息共享，提高采购效率和决策科学性。加强采购人员培训和考核，提高采购人员业务水平和综合素质，建立激励机制，鼓励采购人员积极履行职责，降低内部管理风险。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门负责收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。2.信息收集渠道包括市场调研、供应商反馈、行业协会发布、政府部门网站、专业媒体等多种途径。（二）采购信息分析1.采购部门对收集到的采购信息进行分析整理，提取有价值的信息，为采购决策提供支持。2.信息分析内容包括市场价格走势分析、供应商竞争力分析、采购成本效益分析等。（三）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购信息在公司内部各部门之间实时共享。2.采购部门定期发布采购信息报告，向公司领导和相关部门通报采购市场动态和采购工作进展情况。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资或服务的价格水平、采购费用支出等。2.采购质量：采购物资或服务的质量符合要求的程度。3.采购效率：采购周期的长短、采购任务按时完成率等。4.供应商管理：供应商的满意度、供应商合作稳定性等。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期对采购绩效进行评估，评估周期可根据实际情况确定为季度、半年或年度。2.对比分析：将采购绩效指标与设定的目标值进行对比分析，评估采购工作的完成情况。3.综合评价：采用多维度评估方法，综合考虑采购成本、质量、效率、供应商管理等方面的因素，对采购绩效