中国石化物资采购制度

PAGE中国石化物资采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范中国石化物资采购行为，确保物资采购符合公司生产、建设和运营需求，提高物资采购效率，保证物资质量，降低采购成本，防范采购风险，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于中国石化各企事业单位、分公司及控股子公司的物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、零部件、办公用品、劳保用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.合规性原则：物资采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度。2.效益性原则：在保证物资质量和满足需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资，确保公司生产运营的稳定性和安全性。4.公开公平公正原则：采购活动应遵循公开透明、公平竞争、公正评价的原则，保障所有潜在供应商的平等参与权。5.内部控制原则：建立健全物资采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据公司生产经营计划、项目建设进度等，结合物资库存状况，提前编制物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.采购计划编制应遵循准确性、合理性、前瞻性原则，避免盲目采购和重复采购。对于重大物资采购项目，应进行充分的市场调研和技术论证。（二）采购预算管理1.财务部门应根据采购计划，结合公司财务状况，编制物资采购预算。采购预算应明确采购资金来源、金额及预算执行时间等。2.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊原因需要调整采购预算的，应按照公司预算调整程序进行审批。三、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.供应商准入申请应提交相关证明材料，经采购部门初审、专业部门评审、公司主管领导审批后，方可纳入合格供应商名录。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据供应商评价与考核结果，对优秀供应商给予优先合作机会，对不合格供应商进行淘汰或限期整改。（三）供应商动态管理1.建立供应商信息档案，记录供应商基本信息、合作历史、评价与考核结果等。2.及时更新供应商信息档案，跟踪供应商经营状况和市场动态，确保供应商信息的准确性和有效性。四、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的物资采购项目。招标采购应按照国家法律法规和公司相关规定进行操作，遵循公开、公平、公正、择优的原则。2.竞争性谈判采购：适用于招标失败、采购时间紧迫、技术规格复杂且难以明确的物资采购项目。竞争性谈判采购应选择不少于三家符合条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。3.询价采购：适用于规格型号单一、市场价格透明、采购金额较小的物资采购项目。询价采购应向不少于三家供应商发出询价函，比较报价后确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况的物资采购项目。单一来源采购应按照公司相关规定进行审批。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求等信息，并提交相关证明材料。2.采购审批：采购申请表经需求部门负责人审核、采购部门初审、专业部门评审、公司主管领导审批后，方可进入采购程序。3.采购实施：采购部门根据批准的采购申请表，按照规定的采购方式组织采购活动。采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.到货验收：物资到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等方面。验收合格的物资方可办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理。5.付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，办理付款结算手续。付款方式应按照合同约定执行，确保资金安全。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购人员应将合同草案提交法律部门进行审核，确保合同符合法律法规和公司利益。审核通过后的合同方可加盖公司公章或合同专用章。（二）合同执行与变更1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人员应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.因特殊原因需要变更采购合同的，应按照合同变更程序进行审批。合同变更应签订书面协议，作为原合同的补充文件。（三）合同终止采购合同履行完毕或双方协商一致终止合同的，应按照合同约定办理终止手续。合同终止后，双方应清理债权债务，妥善处理相关事宜。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、廉洁风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格走势，合理安排采购时机和采购数量，降低市场风险。2.质量风险应对：严格供应商资质审查和产品质量检验，加强对采购物资的质量跟踪和售后服务管理，确保物资质量符合要求。3.供应商风险应对：建立供应商评价与考核体系，加强对供应商的动态管理，选择优质供应商合作，降低供应商风险。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格合同签订、执行、变更和终止等环节的控制，防范合同风险。5.廉洁风险应对：加强廉洁教育和监督检查，建立健全廉洁风险防控机制，杜绝采购活动中的腐败行为。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对物资采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在