严格执行工会采购制度

PAGE严格执行工会采购制度一、总则（一）目的为规范本公司工会采购行为，加强工会经费管理，提高采购资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正，维护公司工会和会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受工会会员和相关部门的监督。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，保证采购结果公平合理。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的使用效益最大化。二、采购预算管理（一）预算编制1.工会应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、金额等内容，并报公司工会委员会审议通过。2.采购预算应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理使用。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如需调整预算，应按照规定的程序办理审批手续。2.工会财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行分析和评估，确保预算执行的严肃性。三、采购流程（一）采购申请1.各部门或工会会员因工作需要提出采购申请，填写《工会采购申请表》，详细说明采购项目、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请应提前提交至工会办公室，以便工会统一安排采购活动。（二）采购审批1.工会办公室收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购项目的必要性和预算金额的合理性。2.审核通过的采购申请报工会主席审批。工会主席根据实际情况进行审批，对于重大采购项目应提交工会委员会审议决定。（三）采购方式确定1.根据采购项目的特点和金额大小等因素，确定合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于达到政府采购限额标准的采购项目，应按照政府采购相关规定执行采购方式。（四）采购文件编制1.根据确定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、供应商资格条件、采购程序、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、服务条款等实质性内容，确保采购活动的顺利进行。（五）供应商选择1.通过发布采购公告、邀请供应商等方式，广泛征集供应商。对供应商的资格条件进行审查，确保其具备相应的经营资质和良好的信誉。2.组织供应商进行现场考察或提供样品，对供应商的产品质量、生产能力、售后服务等进行综合评估。3.根据评标标准对供应商的投标文件或报价文件进行评审，选择最优供应商。评审过程应严格按照规定的程序进行，确保评审结果公平公正。（六）合同签订1.与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。2.采购合同签订后，应及时报工会财务部门备案。（七）采购验收1.采购项目到货后，由工会组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。2.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告；验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或退换货物。（八）付款结算1.采购项目验收合格后，按照采购合同的约定办理付款结算手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.工会财务部门对付款申请进行审核，审核无误后报工会主席审批。经审批同意后，按照规定的程序支付采购款项。四、采购监督与管理（一）内部监督1.工会成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组应由工会会员代表、财务人员等组成，人数不少于三人。2.采购监督小组应参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，对采购过程的合法性、公正性进行监督，确保采购活动符合相关规定。3.采购监督小组应定期对采购项目进行检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）信息公开1.工会应建立采购信息公开制度，及时将采购项目的相关信息在公司内部进行公开，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标供应商等内容，接受工会会员的监督。2.采购信息公开应通过公司内部公告栏、工会网站等渠道进行，确保信息公开的及时性和准确性。（三）档案管理1.工会应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、报价文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购档案的保存期限应按照国家有关规定执行，确保采购档案资料的完整性和可追溯性。五、责任追究（一）对违规行为的界定1.在采购活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：未按照规定的采购程序进行采购的；在采购过程中存在弄虚作假、徇私舞弊等行为的；擅自变更采购方式或采购预算的；与供应商恶意串通，损害公司工会利益的；其他违反法律法规和本制度规定的行为。（二）责任追究措施1.对于违规行为，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款等处理；情