中国电信采购管理制度

PAGE中国电信采购管理制度一、总则（一）目的为规范中国电信采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中国电信各级企业及所属单位的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现采购资源的优化配置。4.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同促进企业发展。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构中国电信设立采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构由公司领导、相关部门负责人等组成。（二）采购管理部门采购管理部门负责采购活动的组织、协调和管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划和预算。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.对供应商进行管理和评估。5.负责采购合同的签订、执行和监督。6.处理采购过程中的投诉和纠纷。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术评审和商务谈判，配合采购管理部门完成采购合同的签订和执行。（四）其他部门其他部门按照各自职责，协同采购管理部门做好采购相关工作，如财务部门负责采购资金的审核和支付，审计部门负责对采购活动进行审计监督等。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据业务发展需要和实际工作需求，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购计划应按照年度、季度和月度进行滚动编制，并报采购管理部门审核。采购管理部门应根据公司战略规划、市场情况和资源状况，对采购计划进行综合平衡和审核，确保采购计划的合理性和可行性。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的预算金额。采购预算应纳入公司年度预算管理体系，按照公司预算编制流程进行申报、审批和下达。2.采购管理部门应严格控制采购预算的执行，确保采购项目的实际支出不超过预算金额。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程进行申报和审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。招标采购应按照国家法律法规和行业标准进行，采用公开招标、邀请招标等方式。2.谈判采购：适用于技术复杂、专业性强、市场竞争不充分的采购项目，或需要与供应商进行深入沟通和协商的采购项目。谈判采购应按照公司规定的程序进行，采用竞争性谈判、单一来源谈判等方式。3.询价采购：适用于规格标准统一、现货货源充足、价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向多家供应商发出询价通知书，根据报价情况确定成交供应商。4.电子商城采购：适用于通用类物资的采购，通过电子商城平台进行采购操作，实现快速、便捷的采购。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的需求情况，并提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行审核，按照公司规定的审批权限进行审批。审批通过后，采购管理部门组织实施采购活动。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。4.供应商选择：采购管理部门按照采购文件的要求，组织供应商报名、资格审查、评标、谈判等活动，选择合适的供应商。5.采购合同签订：采购管理部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，内容应完整、准确、清晰。6.采购合同执行：采购管理部门负责采购合同的执行，跟踪采购项目的进度和质量，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。需求部门应配合采购管理部门做好采购合同的执行工作，确保采购项目按时、按质、按量完成。7.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，采购管理部门办理结算手续，支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商准入管理1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和流程。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、业绩、生产能力、技术水平、售后服务等方面。2.需求部门或采购管理部门发现潜在供应商后，应填写供应商准入申请表，提交采购管理部门。采购管理部门对供应商准入申请表进行审核，并组织相关人员对供应商进行实地考察和评估。3.经审核和评估合格的供应商，采购管理部门将其纳入供应商名录，并在公司内部进行公示。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评估和考核，评估和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.采购管理部门应建立供应商评估与考核指标体系，制定评估与考核标准和方法。评估与考核结果应作为供应商选择、采购合同续签、供应商奖惩等的重要依据。3.采购管理部门应及时向供应商反馈评估与考核结果，对存在问题的供应商提出整改要求，并跟踪整改情况。（三）供应商奖惩管理1.采购管理部门应建立供应商奖惩制度，对表现优秀的供应商给予奖励，对违反合同约定或存在其他问题的供应商进行处罚。2.供应商奖励方式包括但不限于表彰、奖励金、优先合作等。供应商处罚方式包括但不限于警告、罚款、暂停合作、取消供应商资格等。3.采购管理部门应及时公布供应商奖惩情况，维护公司采购秩序和供应商合法权益。六、采购合同管理（一）采购合同签订1.采购管理部门应按照采购程序和采购结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同内容应包括合同编号、签订日期、采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，内容应完整、准确、清晰。3.采购管理部门应组织相关人员对采购合同进行审核，确保采购合同的合法性、合规性和有效性。审核通过后，采购管理部门加盖公司合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。（二）采购合同执行1.采购管理部门应负责采购合同的执行，跟踪采购项目的进度和质量，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。需求部门应配合采购管理部门做好采购合同的执行工作，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购管理部门应建立采购合同执行台账，记录采购合同的签订、执行、变更、结算等情况。采购合同执行台账应定期进行核对和清理，确保账实相符。3.如因特殊原因需要变更采购合同，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。（三）采购合同结算1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，采购管理部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理结算手续，支付采购款项。2.采购管理部门应审核采购发票、验收报告等结算凭证，确保结算凭证的真实性、合法性和有效性。审核通过后，采购管理部门填写付款申请单，提交财务部门审核。3.财务部门应按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请单进行审核。审核通过后，财务部门办理付款手续，支付采购款项。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。采购风险识别与评估应包括采购计划风险、采购方式风险、供应商风险、采购合同风险、采购验收风险、采购结算风险等方面。2.采购管理部门应制定采购风险识别与评估标准和方法，采用定性和定量相结合的方式，对采购风险进行评估和分析。采购风险评估结果应作为采购风险管理决策的重要依据。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等方面。2.采购管理部门应加强采购计划管理，合理安排采购时间和采购数量，降低采购计划风险。同时，应严格按照采购程序进行采购活动，选择合适的采购方式和供应商，降低采购方式风险和供应商风险。3.采购管理部门应加强采购合同管理，明确双方的权利和义务，规范采购合同签订、执行和结算等环节，降低采购合同风险。同时，应加强采购验收管理，确保采购项目质量符合要求，降低采购验收风险。4.采购管理部门应加强采购结算管理，严格审核采购发票、验收报告等结算凭证，确保结算凭证的真实性、合法性和有效性，降低采购结算风险。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立采购风险监控与预警机制，定期对采购风险进行监控和预警。采购风险监控与预警应包括采购风险指标的设定、风险数据的收集和分析、风险预警信号的发布等方面。2.采购管理部门应根据采购风险评估结果，设定采购风险指标，如采购计划完成率、采购合同执行率、供应商违约率等。采购管理部门应定期收集和分析采购风险数据，及时发现采购风险预警信号，并采取相应的风险应对措施。3.采购管理部门应建立采购风险预警报告制度，定期向上级领导和相关部门报告采购风险情况。采购风险预警报告应包括采购风险评估结果、风险应对措施、风险监控与预警情况等内容。八、采购监督与审计（一）采购监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行监督检查，确保采购活动合法合规。采购监督检查应包括采购管理制度的执行情况、采购程序的履行情况、采购合同的签订和执行情况、供应商管理情况等方面。2.采购管理部门应定期向公司内部审计部门报送采购活动相关资料，接受审计部门的监督检查。审计部门应及时发现采购活动中存在的问题，并提出整改意见和建议。3.公司纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。对违反采购管理制度的单位和个人，应依法依规追究责任。（二）采购审计1.公司内部审计部门应定期对采购项目进行审计，评估采购项目的经济效益和社会效益。采购审计应包括采购项目的立项审批情况、采购方式的选择情况、采购合同的签订和执行情况、采购资金的使用情况等方面。2.采购审计应采用现