上海市总工会采购制度

PAGE上海市总工会采购制度一、总则（一）目的为规范上海市总工会（以下简称“本会”）的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本会机关及所属各事业单位、工会组织（以下统称“采购主体”）使用财政性资金、自有资金及其他合法资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商平等参与采购活动，维护市场秩序。4.公正原则：采购评审过程应公正客观，按照规定的评审标准和方法进行评审，确保采购结果公正合理。5.诚实信用原则：采购主体和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动顺利进行。二、采购组织与管理（一）采购管理机构及职责1.成立采购管理领导小组由本会主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。职责：负责审议采购工作的重大事项，决策采购政策、制度和计划，协调解决采购工作中的重大问题。2.设立采购管理部门作为采购工作的执行机构，负责采购活动的组织实施和日常管理。职责：制定采购工作流程和操作规范，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，审核采购文件，监督采购合同的签订和履行，建立采购档案等。3.明确相关部门职责需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，负责采购项目的验收。接受采购管理部门的指导和监督。财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理，对采购资金使用情况进行监督检查。审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等，依法处理采购活动中的违规行为。（二）采购人员管理1.建立采购人员岗位责任制明确采购人员的工作职责、工作流程和工作纪律，确保采购工作的规范化和专业化。2.加强采购人员培训定期组织采购人员参加业务培训，提高采购人员的业务水平和综合素质，使其熟悉采购法律法规、政策标准和采购业务流程。3.实行采购人员回避制度采购人员与供应商有利害关系的，应当回避。利害关系包括但不限于近亲属关系、经济利益关系、业务往来关系等。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购预算编制原则坚持量入为出、收支平衡的原则，根据本会事业发展规划和工作需要，合理安排采购资金。遵循勤俭节约的原则，严格控制采购成本，提高资金使用效益。2.采购预算编制依据本会年度工作计划和业务需求。上一年度采购执行情况和本年度预计采购项目。市场价格信息和预算定额标准。3.采购预算编制程序需求部门根据年度工作计划和业务需求，提出采购项目申请，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等内容。采购管理部门对需求部门提交的采购项目申请进行审核，汇总编制采购预算草案。财务部门对采购预算草案进行审核，结合本会年度财务预算安排，提出调整建议，报采购管理领导小组审议通过后，纳入本会年度财务预算。（二）采购计划制定1.采购计划制定原则根据采购预算和实际工作需要，合理安排采购时间和采购方式，确保采购项目按时完成。遵循集中采购与分散采购相结合的原则，对纳入集中采购目录的项目，实行集中采购；对未纳入集中采购目录的项目，根据实际情况选择合适的采购方式。2.采购计划制定依据已批准的采购预算。采购项目的轻重缓急和时间要求。市场供应情况和供应商选择情况。3.采购计划制定程序采购管理部门根据采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划，明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购金额等内容。采购计划报采购管理领导小组审议通过后，下达给各采购主体组织实施。采购主体根据采购计划，制定具体的采购实施方案，明确采购工作的责任人、工作步骤和时间节点，确保采购项目顺利进行。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标适用范围：适用于采购货物、工程和服务数额较大或者有其他特殊要求的项目。定义：采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.邀请招标适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。定义：采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。3.竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。定义：采购人直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。4.单一来源采购适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。定义：采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。定义：采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的采购方式。（二）采购程序1.公开招标程序编制招标文件：采购管理部门根据采购项目需求，编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，并报采购管理领导小组审核。发布招标公告：在指定的媒体上发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格条件、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等。发售招标文件：按照招标公告规定的时间和地点，向潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，由投标人或其推选代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标后，由评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。中标公示：采购管理部门将评标结果在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，接受社会监督，对质疑和投诉进行调查处理。签订合同：公示无异议后，采购人与中标供应商签订采购合同，并报采购管理部门备案。2.邀请招标程序确定邀请供应商名单：采购管理部门根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。其他程序：参照公开招标程序进行，但在发布招标公告环节改为发布投标邀请书，发售招标文件环节改为向被邀请供应商直接发售招标文件。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：由采购管理部门、需求部门、财务部门等相关人员组成谈判小组，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目需求，制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等内容。邀请供应商谈判：谈判小组向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判，并告知谈判的时间、地点和要求。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件和谈判小组的要求进行报价和谈判。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：采购人与成交供应商签订采购合同，并报采购管理部门备案。4.单一来源采购程序成立采购小组：由采购管理部门、需求部门、财务部门等相关人员组成采购小组，成员人数为三人以上单数。确定单一来源供应商：采购小组对采购项目进行论证，说明只能从唯一供应商处采购的理由，并报采购管理领导小组批准后，确定单一来源供应商。协商谈判：采购小组与单一来源供应商就采购项目的价格、技术规格、服务要求等内容进行协商谈判，达成一致意见后，签订采购合同。公示：采购管理部门将单一来源采购情况在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示期间，接受社会监督，对质疑和投诉进行调查处理，并将处理结果报采购管理领导小组。签订合同：公示无异议后，采购人与单一来源供应商签订采购合同，并报采购管理部门备案。5.询价程序成立询价小组：由采购管理部门、需求部门、财务部门等相关人员组成询价小组，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价供应商名单：询价小组根据采购项目需求，从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价供应商一次报出不得更改的价格，被询价供应商按照询价通知书的要求进行报价，并将报价文件密封后提交给询价小组。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价供应商。签订合同：采购人与成交供应商签订采购合同，并报采购管理部门备案。五、采购合同管理（一）合同签订1.合同签订原则采购合同应当按照采购文件确定的事项签订，不得擅自变更、中止或者终止合同。合同条款应当明确、具体、合法，符合法律法规和行业标准的要求。2.合同签订程序采购人与中标供应商或成交供应商在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本报送相关部门备案。（二）合同履行1.采购主体职责采购主体应当按照采购合同约定，履行支付采购资金和验收货物、工程和服务的义务。采购主体应当加强对采购合同履行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商职责供应商应当按照采购合同约定，履行提供货物、工程和服务的义务，并对提供的货物、工程和服务的质量负责。供应商应当接受采购主体的监督检查，及时响应采购主体提出的问题和要求。（三）合同变更与终止1.合同变更采购合同履行过程中，如需变更合同内容，采购人与供应商应当协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。变更合同内容涉及采购预算调整的，应当按照规定的程序报经批准后实施。2.合同终止采购合同履行完毕，或者因不可抗力、政策调整等原因导致合同无法履行的，采购合同终止。采购合同终止后，采购主体和供应商应当按照合同约定进行结算和清理，并妥善处理相关事宜六、采购验收管理（一）验收组织1.成立验收小组由需求部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成验收小组，成员人数为三人以上单数。验收小组应当熟悉采购项目的技术规格、质量标准和验收要求，具备相应的专业知识和技能。2.明确验收小组职责验收小组负责对采购项目进行验收，制定验收方案，组织实施验收工作，出具验收报告，并对验收结果负责。（二）验收标准1.依据采购合同采购项目的验收应当按照采购合同约定的技术规格、质量标准、数量、交货时间等条款进行。采购合同未约定的，应当按照国家相关法律法规、行业标准和本会的有关规定进行验收。2.遵循行业规范对于特殊行业的采购项目，应当遵循行业主管部门制定的验收规范和标准进行验收。验收时，应当检查供应商提供的货物、工程和服务是否符合行业规范和标准的要求。（三）验收程序1.准备阶段验收小组在收到供应商提交的验收申请后，应当查阅采购合同、采购文件等相关资料，了解采购项目的技术规格、质量标准和验收要求，制定验收方案，明确验收内容、验收方法、验收步骤和验收人员分工等事项。2.实施阶段验收小组按照验收方案的要求，对采购项目进行实地检查、测试、评估等验收工作。验收过程中，应当要求供应商提供相关资料和证明文件，并对供应商提供的货物、工程和服务进行逐一核对。验收小组可以根据需要邀请专业机构或专家参与验收工作。3.报告阶段验收工作结束后，验收小组应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的基本情况、验收依据、验收内容、验收方法、验收结果、存在问题及整改建议等内容。验收报告应当由验收小组全体成员签字确认，并加盖验收小组印章。验收报告一式多份，分别报送采购管理部门、需求部门、财务部门等相关部门。（四）验收结果处理1.合格处理采购项目经验收合格的，采购主体应当按照采购合同约定支付采购资金，并办理相关手续。2.不合格处理采购项目经验收不合格的，验收小组应当及时向供应商发出书面通知，要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。供应商整改或重新提供货物、工程和服务后，验收小组应当进行复查。复查仍不合格的，采购主体应当按照采购合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施，如扣除货款、要求赔偿损失等。七、采购监督与投诉处理（一）采购监督1.内部监督采购管理部门应当建立健全采购内部监督制度，加