三方采购制度

PAGE三方采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本三方采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程中应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购结果公正合理。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报公司领导审批。（三）供应商选择1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等。3.建立供应商评估体系，对通过资格审查的供应商进行综合评估和打分，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等。4.根据评估结果，选择得分较高的供应商作为入围供应商，并建立供应商名录。（四）采购合同签订1.采购部门向入围供应商发出《采购询价单》或《采购招标书》，要求供应商报价或投标。2.采购部门对供应商的报价或投标文件进行评审，比较各供应商的价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商。3.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。4.采购合同经双方签字盖章后生效，并报公司相关部门备案。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。2.货物到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应按照合同约定和相关标准对货物进行验收，验收内容包括货物的数量、规格、质量、外观等。3.验收合格后，验收部门填写《验收报告》，并由验收人员签字确认。如验收不合格，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，并做好记录。4.采购部门根据验收结果办理付款手续，如验收合格，按照合同约定支付货款；如验收不合格，应根据合同约定扣除相应款项或要求供应商承担违约责任。（六）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动的相关文件和资料进行整理、归档和保管。2.采购档案应包括采购申请表、采购计划、供应商名录、采购询价单、采购招标书、采购合同、验收报告、付款凭证等。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照公司相关规定执行，以备查阅和审计。三、三方采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划和采购预算，组织实施采购活动。2.负责寻找、筛选、评估和选择供应商，建立供应商名录。3.负责与供应商签订采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。4.负责采购档案的建立和管理，定期对采购工作进行总结和分析。（二）需求部门职责1.负责提出采购需求，填写《采购申请表》，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.参与供应商的选择和评估，提供相关技术支持和质量要求。3.负责采购货物的验收工作，填写《验收报告》。4.配合采购部门做好采购合同的执行和付款手续的办理。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用。2.负责办理采购付款手续，对采购资金的支付进行监督和管理。3.定期对采购成本进行核算和分析，为公司采购决策提供财务支持。（四）审计部门职责1.负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。2.对采购过程中发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。3.定期对采购审计情况进行总结和报告，为公司完善采购制度提供参考。四、采购监督与考核评价（一）采购监督1.公司内部设立采购监督小组，成员包括采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。2.采购监督小组定期对采购项目进行检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况、采购货物的验收情况等。3.在采购过程中，如发现违规行为或问题，采购监督小组应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。对情节严重的违规行为，应追究相关人员的责任。（二）考核评价1.建立采购考核评价体系，对采购部门和采购人员的工作业绩进行考核评价。考核评价指标包括采购成本控制、采购质量保证、采购进度完成情况、供应商管理水平等。2.采购考核评价工作由公司人力资源部门负责组织实施，采购部门和采购人员应定期提交采购工作总结和自我评价报告。3.根据考核评价结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对工作不力、出现违规行为的部门和个人进行批评教育、扣减绩效奖金或给予