三方询价采购制度

PAGE三方询价采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本三方询价采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.公平公正原则：在采购过程中，确保所有参与询价的供应商享有平等的机会，不受任何歧视，依据公正的标准进行评审和选择。2.公开透明原则：采购信息、询价文件、评审标准和结果等应向所有相关方公开，接受监督。3.竞争择优原则：通过引入多家供应商进行询价，充分竞争，选择最优的供应商和采购方案，以获得性价比最高的产品或服务。4.诚实守信原则：供应商应如实提供报价和相关信息，公司采购人员应诚实守信，严格履行采购合同。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量及技术要求等内容。2.审批：采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至分管领导审批。对于金额较大或重要的采购项目，需经总经理批准。（二）采购信息发布1.确定询价对象：采购部门根据采购项目的特点和需求，通过多种渠道确定至少三家符合条件的潜在供应商作为询价对象。渠道包括但不限于供应商名录、行业网站搜索、供应商推荐等。2.发布询价文件：向选定的询价对象发送询价文件，询价文件应包含采购项目的详细要求、报价要求、交货期要求、售后服务要求等内容，并明确询价的截止时间。（三）供应商报价1.供应商准备报价：供应商在收到询价文件后，应按照要求认真准备报价文件，对采购项目的各项内容进行详细报价，并确保报价的准确性和完整性。2.提交报价：供应商应在规定的询价截止时间前，将密封的报价文件提交至采购部门。（四）询价评审1.组建评审小组：采购部门组织成立询价评审小组，成员包括采购人员、技术专家、财务人员等，人数不少于三人。评审小组应具备相关的专业知识和经验，能够对采购项目进行全面评估。2.评审内容：评审小组对各供应商的报价文件进行评审，评审内容包括报价、产品质量、交货期、售后服务、企业信誉等方面。评审小组应根据采购项目的重要性和特点，确定各项评审内容的权重。3.评审方法：评审小组采用综合评分法对供应商进行评审，根据各项评审内容的得分情况，计算出各供应商的综合得分。综合得分最高的供应商为中标候选人。（五）采购合同签订1.确定中标供应商：采购部门根据评审小组的评审结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。2.签订合同：采购部门与中标供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（六）采购验收1.验收准备：采购部门在采购项目到货前，应通知相关部门做好验收准备工作，明确验收标准和验收人员。2.实施验收：采购项目到货后，验收人员按照验收标准对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收人员应及时通知采购部门和供应商，要求供应商采取相应的措施进行处理。（七）付款结算1.付款申请：供应商按照合同约定完成交货并验收合格后，向采购部门提交付款申请，付款申请应包含发票、验收报告等相关资料。2.'审核付款：采购部门对供应商的付款申请进行审核，审核通过后提交至财务部门。财务部门按照公司财务制度和合同约定进行付款结算。三、询价文件编制（一）基本要求1.明确采购需求：询价文件应准确、清晰地描述采购项目的名称、规格、数量、技术要求、质量标准等内容，确保供应商能够理解采购项目的具体要求。2.规范报价要求：询价文件应明确报价的范围、方式、有效期等内容，要求供应商按照规定的格式和要求进行报价。报价应包含产品或服务的单价、总价、运费、税费等所有费用。3.确定交货期要求：询价文件应明确采购项目的交货期或服务提供期，要求供应商在规定的时间内完成交货或提供服务。交货期应合理可行，避免因交货期过长或过短影响采购项目的正常使用。4.明确售后服务要求：询价文件应明确供应商的售后服务内容、响应时间、维修期限等要求，确保采购项目在使用过程中能够得到及时、有效的售后服务。（二）格式规范1.封面：询价文件应包含封面，封面应注明询价文件的名称、编号、采购项目名称、采购人名称、发布日期等信息。2.'目录：询价文件应包含目录，目录应清晰列出文件的各项内容及页码。3.正文：正文应按照采购需求、报价要求、交货期要求、售后服务要求等内容依次编写，并采用统一的格式和字体。正文内容应排版整齐、逻辑清晰，便于供应商阅读和理解。4.附件：询价文件可根据需要包含附件，附件应与正文内容相关，如技术规格书、样品要求、合同模板等。附件应在正文中明确标注，并随正文一并发送给供应商。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商名录：采购部门应建立供应商名录，对符合公司采购要求的供应商进行登记和管理。供应商名录应包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书等信息。2.供应商筛选：采购部门应定期对供应商名录中的供应商进行筛选，淘汰不符合公司采购要求或信誉不佳的供应商。同时，采购部门应积极寻找新的供应商，扩大供应商资源库。3.供应商评估：采购部门应对新申请加入供应商名录的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估合格的供应商方可加入供应商名录。（二）供应商考核1.建立考核机制：采购部门应建立供应商考核机制，定期对供应商的表现进行考核评估。考核内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合等方面。2.考核指标设定：采购部门应根据采购项目的特点和需求，设定合理的考核指标，并明确各项考核指标的权重。考核指标应具有可量化、可操作性强的特点，便于对供应商进行客观、公正的评价。3.考核结果应用：采购部门应根据供应商的考核结果，对供应商采取相应的措施。对于考核优秀且表现稳定的供应商，可给予更多的采购机会和优惠政策；对于考核不合格的供应商，则应减少或停止与其合作，并要求其限期整改。（三）供应商激励1.建立激励机制：采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的激励和奖励，以提高供应商的积极性和合作意愿，并促进供应商不断提高自身的管理水平和服务质量。2.激励方式：激励方式包括但不限于以下几种：表彰奖励：对表现优秀的供应商进行公开表彰和奖励，颁发荣誉证书或奖品，以提高供应商的知名度和美誉度。优先合作：在同等条件下，优先选择表现优秀的供应商进行合作，给予更多的采购机会和订单。价格优惠：对于长期合作且表现良好的供应商，给予一定的价格优惠政策，以降低采购成本。培训支持：为供应商提供相关的培训和技术支持，帮助供应商提高自身的管理水平和产品质量水平。五、监督与管理（一）内部监督机制1.成立监督小组：公司应成立采购监督小组，成员包括公司内部审计人员、纪检监察人员等，负责对采购过程进行监督检查。2.监督内容：监督小组应对采购申请、采购信息发布、供应商报价、询价评审、采购合同签订、采购验收、付款结算等采购环节进行全程监督，确保采购过程符合公司规定和相关法律法规要求。3.监督方式：监督小组可通过查阅采购文件、参与评审会议、实地考察供应商、听取采购人员汇报等方式对采购过程进行监督检查。对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）投诉处理机制1.设立投诉渠道：公司应设立采购投诉渠道，明确投诉受理部门和联系方式，接受供应商和其他相关方对采购过程中存在问题的投诉。2.投诉处理流程：投诉受理部门收到投诉后，应及时对投诉内容进行调查核实，并根据调查结果提出处理意见。对于投诉属实的问题，应要求相关责任人立即整改，并将整改情况及时反馈给投诉人。对于投诉不属实的问题，应向投诉人说明情况，消除误解。（三）责任追究制度1.明确责任主体：对于