三方比价采购制度

PAGE三方比价采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本三方比价采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、服务采购等涉及采购活动的相关事项，但法律法规或行业标准有特殊规定的除外。（三）基本原则1.公平公正原则严格按照规定的程序和标准进行采购活动，确保所有参与比价的供应商享有平等的机会，不受任何歧视或偏袒，保证采购结果的公正性。2.公开透明原则采购全过程信息公开，包括采购需求、供应商资格要求、比价过程、采购结果等，接受公司内部监督，确保采购活动在阳光下进行。3.竞争择优原则通过引入多家供应商参与比价，充分发挥市场竞争机制，选择最符合公司需求、性价比最优的供应商，实现资源的合理配置。4.诚实守信原则采购活动各方应诚实守信，遵守法律法规和公司制度，履行各自的责任和义务，保证采购活动的顺利进行。二、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算的准确性等。2.对于不符合要求的采购申请，采购部门与申请部门沟通，说明原因并要求其修改或补充相关信息。（三）确定采购方式1.根据采购金额、采购物资或服务的性质等因素，确定是否采用三方比价采购方式。对于金额较小、采购需求较为简单的采购项目，经采购部门负责人批准后，可采用简易采购流程，选择合适的供应商直接采购，但仍需记录采购过程和结果。对于符合三方比价采购条件的项目，采购部门制定采购方案，明确采购流程、比价标准等内容。2.采购方案报公司分管领导审批后实施。（四）供应商选择与邀请1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，向其发出《采购邀请书》，邀请其参与比价。《采购邀请书》应明确采购项目的基本情况、要求供应商提供的报价文件格式及内容、报价截止时间等信息。采购部门应确保邀请的供应商具有良好的信誉、较强的供货能力和合理的报价水平，且不少于三家。（五）报价文件提交1.供应商在规定的报价截止时间前，将密封的报价文件提交至采购部门。2.报价文件应包括报价单、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、产品质量证明文件、售后服务承诺等相关资料。（六）比价评审1.采购部门组织相关人员组成比价评审小组，对供应商提交的报价文件进行评审。比价评审小组成员应包括采购部门代表、技术专家、财务人员等，确保评审的全面性和专业性。2.评审内容包括报价、产品质量、交货期、售后服务等方面。报价评审：对各供应商的报价进行比较，计算出价格得分。价格得分按照报价从低到高排序，最低报价得满分，其他报价得分按照一定比例递减。质量评审：根据采购需求的质量要求，对供应商提供的产品质量证明文件等进行审核，评估产品质量是否符合要求，给出质量得分。交货期评审：根据采购申请中的预计采购时间，评估各供应商的交货期承诺，给出交货期得分。售后服务评审：对供应商的售后服务承诺进行评审，包括售后服务内容、响应时间、维修期限等，给出售后服务得分。3.综合各项评审得分，计算出各供应商的综合得分。综合得分=价格得分×[价格权重]+质量得分×[质量权重]+交货期得分×[交货期权重]+售后服务得分×[售后服务权重]。其中，各项权重根据采购项目的特点和公司实际情况确定，且各项权重之和为100%。（七）确定中标供应商1.根据综合得分，按照得分从高到低的顺序确定中标供应商。得分相同的情况下，优先选择报价低的供应商。2.采购部门将中标结果通知中标供应商，并向未中标供应商发出《未中标通知书》，说明未中标原因。（八）签订采购合同1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同条款清晰、准确、完整。3.采购合同经双方签字盖章后生效，并报公司相关部门备案。（九）采购验收1.采购物资到货前，采购部门通知相关部门准备验收工作。2.验收部门按照采购合同和相关标准对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，验收部门出具《验收报告》；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或重新供货，直至验收合格。（十）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，提交至财务部门。2.财务部门审核《付款申请表》及相关资料，按照公司财务制度办理付款手续。3.付款方式根据采购合同约定执行，一般包括支票、汇票、电汇等。三、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的条件，如合法经营资质、良好的信誉、稳定的供货能力、合理的价格水平、完善的售后服务体系等，并在公司内部进行公示。2.供应商提出准入申请时，应提交营业执照副本、税务登记证副本、法定代表人身份证明、业绩证明材料、产品质量认证文件等相关资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。4.通过审核和考察的供应商，经采购部门负责人批准后，纳入公司供应商数据库，成为合格供应商。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价周期一般为一年。2.评价内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。3.采购部门收集相关部门对供应商的评价意见，结合采购过程中的实际情况，对供应商进行综合评价打分。4.根据评价得分，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。优秀供应商：评价得分在90分及以上，公司在采购活动中给予优先合作机会，并在适当范围内进行表彰和奖励。良好供应商：评价得分在7089分之间，保持正常合作关系，鼓励其继续改进和提高。合格供应商：评价得分在6069分之间，采购部门对其进行重点关注，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，降低合作等级或淘汰。不合格供应商：评价得分在60分以下，立即停止合作，并从供应商数据库中删除。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，公司给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先付款、提供培训和技术支持等，以鼓励其继续保持良好的合作状态。2.对于不合格供应商，采购部门及时与其沟通，说明淘汰原因，并要求其停止相关业务往来。如供应商对淘汰结果有异议，可在规定时间内提出申诉，采购部门进行复查，如复查后仍维持原决定，则正式通知供应商淘汰。3.定期对供应商数据库进行清理，删除已淘汰的供应商信息，更新供应商评价结果，确保供应商数据库的准确性和有效性。四、监督与审计（一）内部监督1.公司设立采购监督小组，由公司内部审计、纪检等部门人员组成，负责对采购活动进行全程监督。2.采购监督小组有权查阅采购活动相关文件、资料，询问采购活动参与人员，对采购过程中的违规行为进行制止和纠正，并及时向公司管理层报告。3.采购部门应定期向采购监督小组汇报采购工作进展情况，接受监督小组的检查和指导。（二）审计1.公司审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合规性、采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况等，并出具审计报告。2.对于审计中发现的问题，审计部