万达集团采购管理制度

PAGE万达集团采购管理制度总则目的本制度旨在规范万达集团采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障集团各项业务的顺利开展，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，实现集团利益最大化。适用范围本制度适用于万达集团总部及各下属公司、分公司、项目公司等所有涉及采购业务的部门和人员。基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.透明原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和外部审计。5.诚信原则：采购人员及相关人员应诚实守信，履行合同约定，维护集团良好形象。采购组织与职责采购决策机构1.集团采购委员会：由集团高层管理人员、相关职能部门负责人等组成，负责审议重大采购项目、采购战略、采购政策等，对采购决策提供指导和监督。2.项目采购决策小组：针对具体采购项目，由项目负责人、财务人员及相关专业人员组成，负责对项目采购方案进行评估和决策。采购执行部门1.集团采购管理中心：作为集团采购业务的归口管理部门，负责制定采购管理制度、流程，组织实施采购活动，协调与供应商的关系等。2.各下属公司采购部门：在集团采购管理中心的指导下，负责本公司的采购业务，执行采购计划，确保采购任务按时完成。相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，参与采购过程中的技术评审、商务谈判等环节。2.财务部门：负责采购预算编制和审核，对采购资金进行把控，参与采购合同评审，负责采购付款审核等。3.法务部门：审核采购合同，提供法律意见，处理采购过程中的法律纠纷，确保采购合同合法有效。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性等，提出审计意见和建议。采购预算管理预算编制1.各需求部门应根据年度业务计划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等。2.采购预算草案应经部门负责人审核后报财务部门。财务部门结合集团资金状况和整体预算安排，对采购预算进行汇总、审核和调整，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经集团采购委员会审议通过后下达执行。预算执行与控制1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序进行申报和审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现和纠正预算执行偏差。3.审计部门应对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性和有效性。采购流程采购申请1.需求部门根据业务需要和库存情况，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后提交给采购部门。采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，判断是否符合采购管理制度和预算安排。对于重大采购项目，应提交集团采购委员会或项目采购决策小组进行审批。2.审批通过后，采购部门根据采购需求制定采购计划，明确采购方式、采购时间节点、责任人等。供应商管理1.供应商选择建立供应商库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，对供应商进行资质审查、实地考察、信用评估等后，筛选出合格供应商纳入供应商库。采购项目供应商选择：根据采购项目特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商参与投标或谈判。对于新的采购项目，也可通过公开招标、邀请招标等方式引入新的供应商。2.供应商评估与考核定期评估：采购部门每年对供应商进行一次综合评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。动态考核：在采购项目执行过程中，采购部门对供应商的表现进行实时考核，如发现供应商存在问题，及时要求其整改，情节严重的可暂停合作或从供应商库中剔除。3.供应商关系维护：采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作，定期召开供应商会议，及时解决合作中出现的问题，共同促进采购业务的顺利开展。采购方式选择1.招标采购：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。包括公开招标和邀请招标两种方式。公开招标通过发布招标公告，邀请不特定的供应商投标；邀请招标则是向特定的供应商发出投标邀请。2.竞争性谈判：对于技术复杂、有特殊要求或者时间紧迫的采购项目，可采用竞争性谈判方式。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。3.询价采购：适用于采购物品规格单一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，比较各供应商的报价后确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购合同签订1.采购部门在确定成交供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行审核。法务部门对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审查，提出修改意见。采购部门根据审核意见与供应商协商修改合同，确保合同合法有效。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门存档。采购验收1.采购物品到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备。需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购物品进行验收。2.验收内容包括物品的数量、规格、质量、外观等方面。对于技术含量较高的物品，可邀请专业技术人员参与验收。3.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告作为采购付款的重要依据之一。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。采购付款与结算1.财务部门根据采购合同约定和验收报告进行采购付款审核。审核通过后，按照规定的付款方式和时间向供应商支付货款。2.采购付款方式包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。财务部门应严格按照合同约定的付款方式进行支付，确保资金安全。3.对于采购过程中发生的预付款、质保金等特殊款项，应按照合同条款和公司财务制度进行管理和支付。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门应定期对采购业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等，并对风险发生的可能性和影响程度进行评估。2.根据风险评估结果，确定风险等级和重点关注的风险领域，为制定风险应对措施提供依据。风险应对措施1.供应商违约风险：在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或担保；加强对供应商的日常管理和监督，及时掌握供应商的经营状况和信用变化；建立应急处理机制，如寻找替代供应商等措施，确保采购项目不受影响。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强对采购物品的检验检测，委托专业机构进行质量检测；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对出现质量问题的供应商进行严肃处理。3.价格波动风险：关注市场价格动态，与供应商协商签订价格调整条款；采用套期保值等金融工具锁定采购价格；合理安排采购时间，避免在价格高峰期采购。4.法律风险：加强对采购人员的法律培训，提高法律意识；在采购合同签订前，严格审查合同条款的合法性；聘请专业法律顾问，及时处理采购过程中的法律问题。采购监督与审计内部监督1.集团审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购业务进行自查自纠，对发现的问题及时进行整改，不断完善采购管理制度和流程。外部审计1.集团应按照国家法律法规和相关政策要求，接受外部审计机构的审计监督。对于重大采购项目，可聘请外部专业机构进行专项审计。2.积极配合外部审计工作，提供真实、完整的采购资料和信息，对审计提出的问题认真整改落实，并及时反馈整改情况。信息管理采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道和机制，收集供应商信息、市场价格信息、行业动态信息等，为采购决策提供参考依据。2.需求部门应及时向采购部门反馈采购需求变化情况和使用过程中出现的问题，以便采购部门及时调整采购策略。采购信息共享与利用1.建立采购信息管理系统，实现采购信息在集团内部各部门之间的共享。采购部门应及时将采购项目进展情