万科采购流程管理制度

PAGE万科采购流程管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范万科集团采购流程，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，提高采购质量，降低采购成本，促进公司业务持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于万科集团总部及下属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于工程建设、物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高采购效益。4.风险防控原则：识别、评估和控制采购过程中的各类风险，确保采购活动安全可靠。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会：由公司高层管理人员组成，负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策方针。2.职责审批采购预算和年度采购计划。审定重大采购项目的采购方式、供应商选择等关键事项。监督采购流程的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商管理、采购谈判、合同签订与执行等。2.职责根据公司需求，编制采购计划并报上级审批。开展供应商开发、评估与选择工作，建立供应商档案。根据采购计划，组织实施采购谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。定期统计采购数据，分析采购成本和效益，提出改进建议。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购技术规格制定、供应商选择和采购验收等工作。2.财务部门：负责采购预算审核、资金安排、采购付款审核等工作，监督采购成本控制情况。3.法务部门：审查采购合同条款，提供法律咨询和支持，确保采购合同合法合规。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程执行情况和采购效益。三、采购计划管理（一）采购预算编制1.各需求部门应根据年度业务计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容，并报财务部门审核。2.财务部门结合公司年度预算和资金状况，对采购预算草案进行审核，提出调整意见，报采购决策委员会审批。3.经审批后的采购预算作为年度采购计划编制的依据，不得随意突破。确因特殊原因需要调整采购预算时，应按照规定程序重新审批。（二）采购计划制定1.采购部门根据审批后的采购预算和需求部门提交的采购申请，结合市场供应情况和公司库存状况，编制年度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并分解为季度和月度采购计划。3.采购计划应提前与需求部门沟通协调，确保采购计划与业务需求紧密衔接。如有重大调整，应及时报采购决策委员会审批。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司采购需求和市场情况，制定供应商开发计划，通过多种渠道寻找潜在供应商。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息、生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料，建立供应商信息库，并进行分类管理。3.对于重要采购项目的潜在供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，评估其综合实力和信誉状况，形成考察报告。（二）供应商评估与选择1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、环保等方面。2.建立供应商评估指标体系，设定各项指标的权重，采用定量与定性相结合的方法对供应商进行综合评价。3.根据评估结果，对供应商进行分类分级管理，优先选择优质供应商。对于不合格供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。4.在选择供应商时应遵循公平公正原则，通过招标、竞争性谈判、询价等方式确定中标供应商。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时传达公司采购需求和质量要求，协调解决合作过程中的问题。2.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对出现问题的供应商进行警告和处罚。3.采购部门应跟踪供应商的生产经营状况，及时了解其可能影响供应的风险因素，提前采取应对措施，确保供应的稳定性和连续性。五、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。采购部门应按照国家法律法规和公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。2.竞争性谈判采购：适用于招标条件不具备、时间紧迫等特殊情况的采购项目。采购部门应与不少于三家符合资格条件的供应商进行谈判，综合比较其报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。3.询价采购：适用于采购内容规格明确、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价函，比较其报价，选择最低价成交供应商，但最低价成交供应商的报价不得高于市场合理价格。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情况的采购项目。采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，报采购决策委员会审批后实施采购。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容，并提交至采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请后，对其进行初步审核，审核通过后报相关领导审批。对于重大采购项目，需报采购决策委员会审批。3.采购实施根据采购审批结果，采购部门按照选定的采购方式组织实施采购活动。招标采购时，采购部门应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作，并向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判采购时，采购部门应与供应商进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。询价采购时，采购部门应向供应商发出询价函，收集报价并进行比较，确定成交供应商后签订采购合同。单一来源采购时，采购部门应按照规定程序报经审批后，与供应商签订采购合同。4.合同签订：采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购项目内容、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。合同签订后，应及时将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门。5.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续或投入使用。对于验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求其采取整改或退换货等措施。6.采购付款：财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请，办理付款手续。付款时应严格按照公司资金管理制度执行，确保资金安全。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务、采购项目内容、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购部门应在合同签订前，将合同草案提交法务部门进行合法性审查。法务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，并提出审查意见。3.采购部门根据法务部门的审查意见，对合同草案进行修改完善后，报公司领导审批。经审批后的合同方可正式签订。合同执行与变更1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况及时协调解决合同执行过程中的问题。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款时，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报法务部门审查和公司领导审批。合同终止与结算1.采购合同履行完毕或提前终止后，采购部门应及时办理合同终止手续，并与供应商进行结算。2.结算时，采购部门应根据合同约定和实际履行情况，审核供应商提交的结算资料，包括发票、送货单、验收报告等。审核无误后，报财务部门办理付款结算手续。七采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.建立风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的应对措施。例如，对于市场风险，应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态；对于供应商风险，应加强供应商管理，建立备用供应商机制；对于质量风险，应加强采购验收环节的管理，严格把控质量标准；对于合同风险，应加强合同审查和管理，确保合同合法合规；对于付款风险，应加强财务审核和资金管理，防范资金风险。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购流程各环节的自我监督和检查，确保采购活动规范有序进行。2.定期对采购计划执行情况、供应商管理