万科采购制度及流程

PAGE万科采购制度及流程一、总则（一）目的本采购制度及流程旨在规范万科集团各项目的采购活动，确保采购工作的高效、透明、合规，保障项目质量，控制采购成本，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于万科集团旗下所有房地产开发项目及相关业务的采购活动，包括但不限于工程建设、材料设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与竞争。3.质量优先原则：在满足项目需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。4.成本控制原则：通过合理的采购策略和谈判技巧，有效控制采购成本，提高项目经济效益。5.风险管理原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构万科集团设立采购决策委员会，负责重大采购事项的决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.采购部门负责制定采购计划和预算。组织供应商的开发、评估和选择。实施采购谈判和合同签订。跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。2.项目部门根据项目需求，提出采购申请。参与供应商的评估和选择。协助采购部门进行采购合同的执行和验收。（三）其他相关部门1.设计部门：提供项目设计文件和技术要求，协助采购部门确定采购规格和标准。2.工程部门：参与采购合同的技术条款审核，负责采购产品的安装、调试和验收。3.成本部门：负责采购成本的核算和控制，参与采购合同的商务条款审核。4.法务部门：审查采购合同的合法性和合规性，提供法律支持和风险防范建议。三、采购计划与预算（一）采购计划的编制1.项目部门应根据项目进度计划，提前制定采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、时间要求等。2.采购计划应报采购部门审核，采购部门根据项目实际情况和资源状况，对采购计划进行调整和完善。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。（二）采购预算的编制1.采购部门应根据采购计划，编制采购预算，明确采购项目的预算金额、资金来源等。2.采购预算应与项目成本预算相匹配，确保采购资金的合理使用。3.采购预算经成本部门审核后，报采购决策委员会审批。（三）采购计划和预算的调整1.如因项目变更、市场变化等原因需要调整采购计划和预算，项目部门应及时提出申请。2.采购部门应会同相关部门对调整申请进行评估和审核，提出调整建议。3.采购计划和预算调整经采购决策委员会审批后执行。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商信息进行初步筛选和评估，确定潜在供应商名单。3.采购部门应组织相关部门对潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量管理、售后服务等情况。4.经考察合格的潜在供应商，采购部门应与其签订合作意向书，明确双方的权利和义务。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等。2.评估方式可采用问卷调查、现场评审、数据分析等多种方式。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商选择1.在进行采购项目招标或谈判时，采购部门应优先选择优秀供应商和合格供应商。2.对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行综合评审，确定最终供应商。3.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）供应商关系管理1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场变化。2.对于供应商提出的问题和建议，采购部门应及时反馈和处理，维护良好的合作关系。3.采购部门应定期对供应商进行培训和指导，提高供应商的产品质量和服务水平。五、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂或竞争激烈的采购项目。采购部门应按照相关法律法规和公司规定，组织招标活动，确定中标供应商。2.谈判采购：适用于金额较小、技术简单或时间紧迫的采购项目。采购部门应与供应商进行谈判，确定采购价格和条款。3.询价采购：适用于标准化产品或服务的采购项目。采购部门应向多家供应商询价，选择价格合理、质量可靠的供应商。4.单一来源采购：适用于特定供应商提供的产品或服务具有唯一性的采购项目。采购部门应按照相关规定，履行审批手续后进行采购。（二）采购流程1.采购申请：项目部门根据项目需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、时间要求等，并报采购部门审核。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，审核通过后报采购决策委员会审批。3.采购实施：采购部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式，组织实施采购活动。招标采购流程编制招标文件：采购部门根据采购项目的需求，编制招标文件，明确招标要求、评标标准等。发布招标公告：采购部门通过公司网站、招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：采购部门向潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。开标评标：采购部门组织开标评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：采购部门对中标候选人进行公示，公示期为[X]个工作日。签订合同：采购部门与中标供应商签订采购合同。谈判采购流程选择谈判供应商：采购部门根据采购项目的需求，选择[X]家以上供应商进行谈判。组织谈判：采购部门组织谈判活动，与供应商就采购价格、条款等进行谈判。确定供应商：采购部门根据谈判结果，确定最终供应商。签订合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同。询价采购流程选择询价供应商：采购部门根据采购项目的需求，选择[X]家以上供应商进行询价。发出询价函：采购部门向询价供应商发出询价函，明确采购项目的名称规格、数量、价格要求等。供应商报价：询价供应商根据询价函的要求，向采购部门报价。确定供应商：采购部门根据供应商的报价，选择价格合理、质量可靠的供应商。签订合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同。单一来源采购流程提出申请：项目部门或采购部门根据采购项目的需求，提出单一来源采购申请，并说明理由。审批：采购申请报采购决策委员会审批。签订合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同。4.采购合同管理采购部门应与供应商签订书面采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送项目部门、成本部门、法务部门等相关部门备案。采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中的问题。5.采购验收采购产品到货后，项目部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量、性能等。验收合格后，项目部门应填写验收报告，并报采购部门备案。如验收不合格，项目部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决问题。六、采购风险管理（一）风险识别采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别，包括但不限于供应商风险、市场风险、质量风险、合同风险等。（二）风险评估采购部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险等级。（三）风险应对1.对于供应商风险，采购部门应加强供应商管理建立供应商评估和选择机制，降低供应商违约风险。2.对于市场风险，采购部门应关注市场动态，及时调整采购策略，降低市场价格波动风险。3.对于质量风险，采购部门应加强质量控制，严格按照采购合同要求验收产品，降低质量不合格风险。4.对于合同风险，采购部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和合规性，降低合同纠纷风险。七、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、