院史办工作制度

PAGE院史办工作制度一、总则（一）目的为了加强我院院史资料的收集、整理、研究和利用，规范院史办的工作流程，充分发挥院史在传承医院文化、教育职工、服务社会等方面的作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于院史办全体工作人员以及参与院史相关工作的各部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：院史资料的收集、整理和编写应尊重历史事实，确保资料的真实性和可靠性。2.全面性原则：涵盖医院发展历程中的各个方面，包括医疗业务、科研教学、行政管理、文化建设等，力求全面反映医院的整体风貌。3.客观性原则：在编写院史过程中，应秉持客观公正的态度，不夸大、不缩小，如实记录医院的发展成就和存在的问题。4.连续性原则：注重院史资料的连贯性，按照时间顺序系统整理，展现医院发展的脉络和轨迹。二、工作职责（一）院史办工作人员职责1.主任职责全面负责院史办的各项工作，制定工作计划和目标，并组织实施。组织协调院史资料的收集、整理、研究和编写工作，确保院史工作的顺利进行。审核院史稿件，对重要内容进行把关，保证院史质量。加强与医院各部门、离退休职工以及社会各界的沟通联系，拓展院史资料来源渠道。负责院史办的团队建设，组织开展业务培训和学习交流活动，提高工作人员的业务水平。定期向上级领导汇报院史工作进展情况，及时解决工作中出现的问题。2.编辑职责负责院史资料的具体收集工作，通过查阅档案、采访当事人、实地调研等方式，广泛收集医院各个时期的相关资料。对收集到的资料进行分类整理、甄别筛选，剔除虚假和重复信息，确保资料的准确性和完整性。根据院史编写大纲，进行初稿撰写工作，注重文字表达的准确性和生动性。配合主任和其他工作人员对初稿进行修改完善，认真核对资料，保证内容的真实性和可靠性。负责院史稿件的排版、校对工作，确保出版质量。3.资料管理员职责负责院史资料室的日常管理工作，包括资料的分类存放、借阅登记、保管维护等。建立健全院史资料档案，对各类资料进行编号、编目，便于查找和使用。定期对资料进行清查盘点，确保资料的安全完整，防止资料丢失、损坏。协助编辑做好资料的收集和整理工作，为编写院史提供资料支持。负责资料室的环境卫生和安全保卫工作，营造良好的资料保管环境。（二）各部门职责医院各部门应积极配合院史办的工作，指定专人负责提供本部门相关的历史资料和信息，并协助院史办开展采访、调研等活动。具体职责如下：1.行政部门负责提供医院行政管理方面的文件、会议记录、规章制度等资料。协助院史办组织相关会议和活动，协调各部门之间的工作关系。2.医疗部门提供医疗业务发展方面的资料，如医疗技术创新成果、重大医疗事件记录、专家事迹等。配合院史办采访医务人员，了解医院医疗工作的历史变迁和发展情况。3.科研教学部门提供医院科研项目、教学成果、学术交流等方面的资料。协助院史办整理科研论文、教材、教案等相关资料，展示医院在科研教学领域的成就。4.后勤部门提供医院后勤保障方面的资料，如基础设施建设、设备采购、后勤服务改革等情况。配合院史办实地考察医院后勤设施，了解其发展历程和现状。三、工作流程（一）资料收集1.制定收集计划每年年初，院史办根据医院发展规划和院史编写工作需要，制定详细的资料收集计划。收集计划应明确收集的范围、内容重点、时间安排以及责任人等。2.确定收集渠道通过查阅医院档案室、各部门文件资料室的档案记录，获取医院历史上的各类文件、报表、会议纪要等资料。对医院离退休职工、在职职工进行采访，了解他们亲身经历的医院发展故事和重要事件。实地考察医院旧址、医疗设施、科研场所等，收集相关的照片、实物等资料。通过网络搜索、文献查阅等方式，收集医院在行业内的影响力、社会评价等方面的资料。与医院相关合作单位联系，收集合作项目、交流活动中的有关资料。3.资料收集实施资料收集人员按照收集计划和渠道，广泛开展资料收集工作。在收集过程中，要认真填写资料收集登记表，详细记录资料的名称、来源、收集时间、提供者等信息。对于重要资料，要及时进行复制或拍照留存，确保原始资料的安全。（二）资料整理1.初步分类将收集到的资料按照内容类别进行初步分类，如医院沿革、医疗业务、科研教学、行政管理、文化建设等。对于同一类别的资料，再根据时间顺序或其他逻辑关系进行细分。2.资料甄别对初步分类后的资料进行甄别筛选，剔除虚假、重复、无关的信息。对于存在疑问或不明确的资料，及时与提供者沟通核实，确保资料的真实性和准确性。3.详细整理对经过甄别后的资料进行详细整理，如对文件资料进行编号、编目，对照片进行标注说明，对实物资料进行登记造册等。将整理好的资料按照分类顺序进行归档存放，建立电子和纸质档案，便于查阅和管理。（三）资料研究1.组建研究团队根据院史编写的需要，由院史办工作人员、医院专家以及相关领域的学者组成资料研究团队。明确研究团队成员的分工和职责，确保研究工作的顺利开展。2.开展专题研究围绕医院发展的重点、难点问题，确定若干个专题进行深入研究。研究团队通过查阅资料、分析数据、实地调研、专家研讨等方式，对专题进行全面系统的研究，形成研究报告。3.提炼历史经验在专题研究的基础上，总结提炼医院发展过程中的成功经验和教训。将历史经验与医院当前的发展实际相结合，为医院的未来发展提供有益的借鉴和启示。（四）院史编写1.制定编写大纲根据医院的历史发展脉络和资料研究成果，制定院史编写大纲。编写大纲应涵盖医院的基本概况、发展历程、主要成就、文化特色等内容，明确各章节的主题和要点。2.撰写初稿编辑按照编写大纲，结合整理好的资料，进行初稿撰写工作。在撰写过程中，要注重语言表达的准确性、生动性和可读性，突出医院的特色和亮点。3.审核修改初稿完成后，提交院史办主任审核。主任组织相关人员对初稿进行审核，提出修改意见。编辑根据审核意见，对初稿进行认真修改完善，确保内容准确、逻辑清晰、结构合理。4.征求意见将修改后的稿件印发给医院领导、各部门负责人、离退休职工代表等征求意见。对征求到的意见进行梳理分析，合理的意见要及时吸纳到稿件中，进一步完善院史内容。5.定稿出版经过多次审核修改和征求意见后，形成院史定稿。按照出版要求，将定稿交付出版社进行排版、印刷，正式出版发行院史书籍。四、资料管理（一）资料室管理1.资料室建设根据院史资料的数量和种类，合理规划资料室的存储空间，配备必要的档案柜、书架、防潮防虫设备等。资料室应保持整洁、通风良好，确保资料存放环境安全适宜。2.资料分类存放按照资料的类别和时间顺序，对资料进行分类存放，并建立相应的索引目录。将纸质资料和电子资料分别存放，便于查找和使用。对于重要的纸质资料，应进行备份存储，防止丢失。3.资料借阅登记建立资料借阅登记制度，凡因工作需要借阅院史资料者，需填写借阅登记表，注明借阅资料的名称、数量、借阅时间、借阅用途等信息。借阅人员应在规定时间内归还资料，如因特殊情况需要延期，应办理续借手续。4.资料保管维护指定专人负责资料室的日常保管维护工作，定期对资料进行检查、清点，发现问题及时处理。做好资料的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保资料的安全完整。对于破损、褪色的资料，要及时进行修复或复制。（二）电子档案管理1.电子档案收集在资料收集和整理过程中，同步将相关资料进行电子化处理，形成电子档案。电子档案应包括文字资料、图片、音频、视频等多种形式，确保内容的完整性和准确性。2.电子档案分类存储按照电子档案的内容类别和时间顺序，进行分类存储，并建立清晰的文件夹结构和文件名命名规则。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。3.电子档案检索利用建立电子档案检索系统，可以通过关键词、日期、作者等多种方式进行快速检索。为方便工作人员使用，提供电子档案在线查阅功能，同时设置必要的权限管理，确保电子档案的安全。五、保密制度（一）保密范围1.涉及医院商业秘密、技术秘密、管理秘密等方面的院史资料。2.在院史编写过程中尚未公开的医院发展规划、重大决策等信息。3.采访过程中涉及当事人隐私或不宜公开的信息。（二）保密措施1.与院史办工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及保密内容的资料进行单独存放和管理，设置必要的保密标识。3六、经费管理（一）经费来源院史工作经费主要来源于医院专项拨款、社会捐赠以及其他合法收入。（二）经费使用原则1.专款专用原则：经费必须用于院史资料收集、整理、研究、编写、出版以及资料室建设等相关工作，不得挪作他用。2.节约合理原则：在经费使用过程中，要精打细算，合理安排各项开支，杜绝浪费现象。3.审批规范原则：严格执行经费审批制度，所有经费支出必须经过规定的审批程序，确保经费使用的合规性。（三）经费开支范围1.资料收集费用：包括档案查阅费、采访费、调研差旅费等。2.资料整理费用：如资料复印费、数字化处理费、办公用品费等。3.研究费用：专家咨询费、研讨会费用等。4.编写出版费用：稿费、排版印刷费、装帧设计费等。5.资料室建设费用：档案柜、书架购置费用，防潮防虫设备费用等。6.其他费用：与院史工作相关的其他必要开支。（四）经费审批流程1.工作人员根据工作需要填写经费支出申请表，详细说明支出项目、金额、用途等。2.将申请表提交部门负责人审核，部门负责人对申请事项的真实性、必要性进行审核，并签署意见。3.