采购询价工作制度

PAGE采购询价工作制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价工作流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价工作必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，确保询价过程和结果公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价、比较和选择供应商，实现采购成本的最小化，提高公司经济效益。4.诚信原则：采购人员与供应商之间应诚实守信，如实提供信息，履行合同约定。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确保采购需求真实合理，并符合部门业务发展规划。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，指定专人负责询价工作。询价人员应熟悉采购物资或服务的市场情况，包括价格走势、供应商分布等。2.询价人员收集相关物资或服务的技术资料、质量标准等文件，作为询价的依据。（三）选择询价对象1.通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商名录、行业网站、行业展会、同行推荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其信誉、资质、生产能力、产品质量、价格水平等方面的情况，确定询价对象名单。（四）发出询价函1.向选定的供应商发出询价函，询价函应明确采购物资或服务的详细要求，包括规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等。2.要求供应商在规定时间内以书面形式回复询价函，提供报价及相关产品或服务的详细信息。（五）接收报价1.按时接收供应商的报价文件，对报价内容进行仔细核对，确保报价信息完整准确。2.对于报价明显异常或不符合要求的供应商，及时与其沟通，要求其作出解释或修正报价。（六）询价评估1.对各供应商的报价进行分析比较，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素。2.可以采用价格比较法、成本分析法等方法进行评估，确定最优供应商。3.评估过程中，可邀请相关技术人员、质量管理人员等参与，提供专业意见。（七）确定供应商1.根据询价评估结果，确定最终供应商，并形成询价评估报告。2.询价评估报告应包括询价过程概述、各供应商报价情况、评估依据和结论等内容。3.将确定供应商的结果通知采购申请部门及相关领导。（八）签订合同1.与选定的供应商签订采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，应进行法律审核，确保合同合法有效。3.合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。三、询价人员职责（一）询价负责人职责1.全面负责采购询价工作的组织、协调和实施。2.制定询价计划，确保询价工作按规定流程和时间节点进行。3.审核询价函、报价文件及询价评估报告等相关文件。4.与供应商进行沟通和谈判，维护公司利益。（二）询价人员职责1.按照询价负责人的安排，具体开展询价工作。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案。3.准确记录询价过程中的各项信息，包括供应商报价、沟通情况等。4.协助询价负责人进行询价评估和供应商选择工作。四、供应商管理（一）供应商开发1.定期关注市场动态，寻找新的供应商资源，拓展供应商渠道。2.对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、技术能力等方面的情况。3.收集潜在供应商的相关资料，进行初步评估，符合条件的纳入供应商名录。（二）供应商评估1.建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、企业信誉等方面。2.采用定量和定性相结合的评估方法，对供应商进行打分评级。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对在产品质量、交货期、价格等方面表现突出的供应商给予奖励，如优先合作、价格优惠、表彰等。2.对于违反合同约定、产品质量不合格、交货期延误等的供应商，采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。五、询价记录与档案管理（一）询价记录1.询价人员应详细记录询价过程中的各项信息，包括采购申请内容、询价函发送情况、供应商报价、沟通记录、询价评估过程等。2.询价记录应真实、准确、完整，采用纸质或电子文档形式保存。（二）档案管理1.建立采购询价档案管理制度，对询价过程中产生的各类文件和资料进行分类归档。2.采购询价档案应包括采购申请表、询价函、报价文件、询价评估报告、采购合同等相关文件。3.档案管理人员负责档案的整理、保管和查阅工作，确保档案的安全和完整。4.采购询价档案的保存期限应符合公司档案管理规定和相关法律法规要求，一般为[X]年。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价工作进行审计监督，检查询价流程是否合规、询价评估是否公正、供应商选择是否合理等。2.采购部门应定期对询价工作进行自查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受公司内部其他部门和员工的监督，对于发现的违规行为及时向相关部门反映。2.如涉及政府采购等公共采购项目，接受政府相关部门的监督检查。七、违规处理（一）违规行为界定1.在采购询价过程中，存在以下行为之一的视为违规：与供应商勾结谋取私利，损害公司利益。泄露询价信息，给公司造成损失。询价过程不公正，偏袒特定供应商。违反询价流程，擅自确定供应商。其他违反法律法规、公司制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，视情节轻重给予相应的处理：警告、批评教育。责令改正，重新进行询价等相关工作。扣发绩效奖金、降职、撤职等。依法追究法律责任。2.对于因