议标工作制度

PAGE议标工作制度一、总则（一）目的为规范公司议标工作流程，确保议标活动公平、公正、公开，提高采购效率，保证采购质量，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类项目采购中采用议标方式进行的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：议标活动应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保整个过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与议标的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证竞争环境公平公正。3.公开透明原则：议标过程中的相关信息应及时、准确地向参与各方公开，接受监督。4.择优选择原则：通过综合评估，选择最符合公司需求、性价比最高的供应商。二、议标组织与职责（一）议标小组1.组成：议标小组由公司内部相关部门人员组成，成员应具备专业知识、采购经验及良好的职业道德。2.职责负责议标文件的编制与审核。组织议标会议，对供应商进行询问、质疑和评定。撰写议标报告，推荐中标候选人。（二）采购部门1.职责发起议标申请，负责与供应商的沟通协调。收集、整理供应商资料，并提供给议标小组。协助议标小组进行议标活动，负责议标过程中的文件整理与归档。（三）需求部门1.职责明确项目采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求。参与议标过程，对供应商的技术方案、服务承诺等进行评估。对中标供应商的履约情况进行监督。（四）监督部门1.职责对议标活动进行全程监督，确保议标过程符合规定。受理供应商及内部人员的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、议标流程（一）议标申请1.采购部门根据项目需求，填写《议标申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容、预算金额、拟采用议标方式的原因等信息。2.将《议标申请表》提交给采购部门负责人审核，审核通过后报分管领导审批立项。（二）文件编制1.议标文件编制：采购部门会同需求部门根据项目需求编制议标文件。议标文件应包括项目概述、采购需求、技术规格、质量标准、商务条款、评标标准等内容。2.审核：议标文件编制完成后，提交议标小组进行审核。议标小组应对议标文件的完整性、准确性、合理性进行审核，提出修改意见，确保议标文件符合要求。（三）供应商邀请1.供应商筛选：采购部门根据项目需求和以往合作情况，从公司供应商库或通过其他渠道筛选出符合条件的潜在供应商，并向其发出《议标邀请函》。2.邀请函内容：《议标邀请函》应包括议标项目的基本情况、议标文件获取方式、议标时间、地点及要求等信息。（四）议标文件发放1.采购部门向收到《议标邀请函》并确认参加议标的供应商发放议标文件。2.供应商应在规定时间内签收议标文件，并确认是否对议标文件有疑问或异议。（五）答疑与澄清1.供应商如有疑问或异议，应在规定时间内以书面形式向采购部门提出。2.采购部门对供应商提出的问题进行整理汇总，提交议标小组研究。议标小组根据情况决定是否对议标文件进行答疑或澄清，并以书面形式通知所有供应商。（六）议标会议1.会议准备：采购部门负责议标会议的组织准备工作，包括确定会议时间、地点、议程等。议标小组成员应提前熟悉议标文件和供应商资料。2.会议流程采购部门介绍议标项目概况、议标文件主要内容及会议纪律。供应商陈述：供应商按照顺序进行陈述发言，介绍公司基本情况、技术方案、服务承诺、报价等内容，并接受议标小组成员的询问。答疑与交流：议标小组成员针对供应商的陈述进行提问，并与供应商进行交流沟通，进一步了解供应商的情况。供应商退场：供应商陈述和答疑结束后，退场等待议标结果。议标小组评审：议标小组成员根据评标标准对供应商进行综合评审打分，填写《议标评审表》。推荐中标候选人：议标小组根据评审得分，推荐中标候选人，得分最高者为第一中标候选人，依次类推。（七）议标报告1.议标会议结束后，议标小组应及时撰写议标报告。议标报告应包括议标项目基本情况、议标过程概述、供应商评审情况、推荐中标候选人及理由等内容。2.议标报告经议标小组组长签字后，提交采购部门。（八）中标通知1.采购部门根据议标报告，确定中标供应商，并向其发出《中标通知书》。2.《中标通知书》应明确中标项目名称、中标金额、中标主要条款等内容，并要求中标供应商在规定时间内签订合同。（九）合同签订1.中标供应商收到《中标通知书》后，应在规定时间内与公司签订合同。合同内容应符合议标文件和《中标通知书》的要求，明确双方的权利义务。2.合同审核：合同签订前，采购部门应将合同文本提交相关部门进行审核，审核通过后报分管领导审批。四、评标标准（一）技术方案1.技术方案应满足项目需求，具有先进性、合理性和可行性。2.对技术方案的创新性、可靠性、安全性等方面进行综合评估。（二）服务承诺1.服务承诺应包括售后服务内容、响应时间、培训计划等。2.服务承诺应具有可操作性，能够切实保障公司利益。（三）报价合理性1.报价应符合市场行情，具有合理性。2.对报价的组成进行分析评估，防止恶意低价竞争。（四）公司信誉与业绩1.考察供应商的商业信誉，有无不良记录。2.了解供应商以往类似项目的业绩情况，评估其履约能力。五、监督与管理（一）内部监督1.监督部门对议标活动进行全程监督，重点检查议标过程是否合规、评标标准是否执行到位等。2.建立议标活动记录档案，对议标过程中的文件资料、会议记录等进行妥善保存，以备查阅。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，对参与议标的供应商进行评价。评价内容包括技术能力、服务质量报价合理性、信誉等方面。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）投诉处理1.供应商或公司内部人员如对议标活动有异议或投诉，应在规定时间内以书面形式向监督部门提出。2.监督部门接到投诉后，应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给投诉人。六、保密规定（一）保密范围1.议标过程中涉及的供应商商业秘密、技术方案、报价等信息。2.公司内部关于议标活动的决策、讨论等内容。（二）保密措施1.参与议标活动的所有人员应签订保密协议，