一般事业单位采购制度

PAGE一般事业单位采购制度一、总则（一）目的为了规范一般事业单位的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位及所属各部门、各分支机构在开展业务活动过程中，使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组1.成立由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员的采购管理领导小组。2.职责：研究制定采购工作的方针、政策和制度。审议采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策和监督。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购部门1.设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。2.职责：负责编制采购计划和采购预算。组织实施采购活动，包括采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等。协调采购过程中的相关事宜，与供应商、评审专家等进行沟通和协调。建立和管理采购档案，记录采购活动的全过程。（三）财务部门1.负责审核采购预算和采购资金支付。2.职责：参与采购计划的编制，从财务角度提出意见和建议。对采购资金的使用进行监督和管理，确保资金安全。审核采购合同中的付款条款，按照合同约定及时支付采购款项。（四）使用部门1.各使用部门负责提出采购需求。2.职责：根据业务需要，准确、详细地提出采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的评审，对采购项目的适用性和可行性进行评估。配合采购部门进行验收工作，确保采购货物、工程和服务符合使用要求。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据单位年度工作计划和业务需求，会同财务部门和使用部门编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行细化和分类。3.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应报采购管理领导小组审议。2.采购管理领导小组应根据单位的发展战略、财务状况和业务需求，对采购预算进行审核和批准。3.经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算执行1.采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金不超预算。2.财务部门应加强对采购资金的管理，按照预算安排及时足额拨付采购资金，对采购资金的使用情况进行监督和检查。3.使用部门应合理使用采购货物、工程和服务，提高资金使用效益。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物、工程和服务的金额达到规定的公开招标限额标准。采购项目具有明确的技术规格和标准，市场竞争充分。2.采购程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商按照招标文件的要求编制投标文件，在规定的时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.采购程序：采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，在规定的时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要。不能事先计算出价格总额。2.采购程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门向符合条件的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。供应商按照谈判文件的要求编制响应文件，在规定的时间内提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，供应商可以对谈判文件提出修改意见，并做出最终报价。谈判小组根据谈判结果，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件：只能从唯一供应商处采购。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购理由和拟采购的货物、工程和服务的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购管理领导小组对单一来源采购申请表进行审核和批准。采购部门与供应商进行协商，确定采购价格和采购条款。采购部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购程序：采购部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门向符合条件的供应商发出询价通知书，并提供询价文件。供应商按照询价文件的要求编制报价文件，在规定的时间内提交报价文件。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件的内容1.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、售后服务等内容，确保采购项目的准确性和完整性。（二）采购文件的编制要求1.采购文件的编制应遵循公平、公正、公开的原则，不得含有倾向性或者排斥性的条款。2.采购文件的编制应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的合法性和规范性。3.采购文件的编制应充分考虑采购项目的特点和需求，合理设置评审标准，确保评审结果的科学性和合理性。（三）采购文件的审核和批准1.采购文件编制完成后，应报采购管理领导小组审核。2.采购管理领导小组应组织相关部门和人员对采购文件进行审核，确保采购文件的内容合法合规、准确完整、公平公正。3.经审核批准的采购文件应严格执行，不得随意修改。如因特殊情况需要修改采购文件，应按照规定的程序进行审批。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参加本单位采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等。3.采购部门应定期对供应商资格进行复审，确保供应商资格的有效性。（二）供应商选择1.采购部门应根据采购项目的特点和需求以及供应商资格审查情况，选择合适的供应商参加采购活动。2.供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式确定供应商。3.采购部门应建立供应商评价机制，对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价，定期公布评价结果，对评价不合格的供应商进行淘汰。（三）供应商档案管理1.采购部门应建立供应商档案，对供应商的基本情况、资格审查情况、参与采购活动情况、评价情况等进行记录和管理。2.供应商档案应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况、采购合同、评价记录等资料。3.采购部门应定期对供应商档案进行更新和维护，确保供应商档案的完整性和准确性。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定中标供应商或者成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务、付款方式等内容，确保采购合同的条款明确、具体、合法合规。3.采购合同签订前，应报采购管理领导小组审核。采购管理领导小组应组织相关部门和人员对采购合同进行审核，确保采购合同的内容合法合规、准确完整、公平公正。（二）合同履行1.采购合同签订后生效，双方应按照合同约定履行各自的义务。2.采购部门应督促供应商按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并及时组织验收。3.供应商应按照合同约定的质量标准、数量、价格等提供货物、工程和服务，并及时开具发票。4.财务部门应按照合同约定及时支付采购款项，确保采购合同的顺利履行。（三）合同变更和解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款或者解除合同按照合同约定，双方协商一致后签订书面协议，并报采购管理领导小组备案。2.合同变更和解除应遵循公平、公正、合法合规的原则，不得损害双方的合法权益。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过协商解决。2.如协商不成，双方可以按照合同约定的仲裁条款或者向有管辖权的人民法院提起诉讼。3.在合同纠纷处理过程中，双方应继续履行合同中不涉及纠纷的条款，确保采购项目的顺利进行。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购部门应组织使用部门、财务部门等相关人员对采购货物、工程和服务进行验收。2.验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术规格、数量、质量要求等内容。（二）验收标准1.验收标准应按照采购合同的约定和国家有关法律法规、行业标准执行。2.验收人员应严格按照验收标准对采购货物、工程和服务进行验收，确保采购项目符合要求。（三）验收程序1.采购部门应提前通知供应商做好验收准备工作，并提供验收所需的资料和文件。2.验收人员应按照验收标准对采购货物、工程和服务进行现场检查、测试、检验等，确保采购项目符合要求。3.验收人员应填写验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格型号数量、质量要求、验收情况、验收结论等内容。4.验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的采购项目，验收人员应在验收报告上注明不合格原因，并要求供应商限期整改。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购部门应按照合同约定及时支付采购款项。2.验收不合格的采购项目，采购部门应要求供应商限期整改，整改后仍不合格则按照合同约定追究供应商的违约责任。九、采购监督与检查（一）内部监督1.采购管理领导小组应定期对采购工作进行监督检查，确保采购活动合法合规、公平公正。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购项目的预算执行