联系校友工作制度

PAGE联系校友工作制度一、总则（一）目的本制度旨在加强与校友的联系与沟通，充分发挥校友资源在学校发展、人才培养、科学研究、社会服务等方面的积极作用，促进学校与校友之间的共同发展，提升学校的综合影响力。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院与校友的联系工作。（三）基本原则1.自愿平等原则：校友参与联系工作应遵循自愿原则，学校与校友之间保持平等、友好的合作关系。2.互利共赢原则：通过加强联系，实现学校与校友在人才、信息、资源等方面的共享与合作，达到互利共赢的目的。3.规范有序原则：联系校友工作应按照规定的程序和要求进行，确保工作的规范化、制度化和有序化。二、校友联络机构及职责（一）校友总会1.机构组成：校友总会是学校校友联系工作的领导机构，由学校领导、相关职能部门负责人、校友代表等组成。2.主要职责制定和完善校友联系工作的规章制度。组织开展校友联谊活动，增进校友之间的感情和凝聚力。加强与各地校友分会的联系与指导，推动校友分会的建设与发展。收集、整理校友信息，建立校友数据库。协调学校各部门、各学院与校友的联系与合作事宜。组织校友参与学校的建设与发展，为学校的人才培养、科学研究、社会服务等方面提供支持与帮助。（二）校友工作办公室1.机构组成：校友工作办公室是校友总会的办事机构，设在学校[具体部门名称]负责校友联系工作的日常事务。2.主要职责贯彻执行校友总会的决议和工作部署，制定年度工作计划并组织实施。负责校友信息的收集、整理、更新和维护，建立健全校友信息管理系统。组织开展校友联络活动，如校友聚会、走访校友企业等，加强与校友的沟通与交流。负责校友分会的日常联络与指导工作，协助校友分会开展活动。协调学校相关部门为校友提供服务，如学历认证、档案查询等。负责校友捐赠的管理与服务工作，做好捐赠项目的策划、实施和监督。编辑出版校友刊物，宣传校友事迹，展示学校发展成果。完成校友总会交办的其他工作任务。（三）学院校友工作小组1.机构组成：各学院成立校友工作小组，由学院党委书记或院长担任组长，副书记担任副组长，相关教师和校友代表为成员。2.主要职责负责本学院校友的联络与服务工作，制定本学院校友工作计划并组织实施。建立本学院校友信息档案，及时更新校友信息。组织开展本学院校友的联谊活动，增进校友与学院之间的感情。协助学校校友工作办公室做好校友捐赠工作，引导校友为学院发展贡献力量。收集校友对学院人才培养、学科建设、教学科研等方面的意见和建议，反馈给学院相关部门。加强与毕业班级校友的联系，指导班级校友开展校友活动。三、校友信息管理（一）信息收集1.学校通过多种渠道收集校友信息，包括但不限于：毕业生登记表、学籍档案等相关资料。校友主动提供的个人信息。校友聚会、走访校友企业等活动中获取的信息。校友网站、社交媒体平台等网络渠道收集的信息。各地校友分会、校友志愿者提供的信息。2.学院校友工作小组负责本学院校友信息的收集工作，指定专人负责校友信息的登记和整理，并及时将校友信息报送至学校校友工作办公室。（二）信息整理与录入1.学校校友工作办公室对收集到的校友信息进行整理和分类，确保信息的准确性和完整性。2.将整理好的校友信息录入校友数据库，建立校友信息管理系统。校友信息应包括姓名性别、出生日期、籍贯、入学时间、毕业时间、专业、学历、学位、工作单位、职务、联系方式等基本信息，以及校友的职业成就、社会贡献、联系方式变更等动态信息。（三）信息更新与维护1.学校校友工作办公室定期对校友数据库进行更新和维护，及时补充新校友信息，修正错误信息。2.各学院校友工作小组负责本学院校友信息的动态更新，及时将校友的工作变动、联系方式变更等信息报送至学校校友工作办公室。3.鼓励校友通过校友网站、手机APP等渠道自行更新个人信息，确保校友信息的时效性和准确性。（四）信息安全与保密1.学校严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，加强校友信息管理系统的安全防护，防止校友信息泄露。2.校友工作办公室工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自将校友信息提供给无关人员或机构。3.在开展校友联系工作过程中，如需使用校友信息，应遵循最小化原则，仅用于与校友联系和服务的必要目的。四、校友联系与沟通（一）定期联络1.学校校友工作办公室每年定期向校友发送校友刊物、学校年度工作简报等资料，通报学校发展情况和校友工作动态。2.各学院校友工作小组每学期至少与本学院校友进行一次电话沟通或邮件联系，了解校友的工作、生活情况，传达学院的工作信息。3.学校定期开展校友问卷调查，了解校友对学校发展的意见和建议，以及校友的需求和期望。（二）校友聚会1.学校校友总会定期组织校友聚会活动，如校庆、校友年会等，为校友提供交流和团聚的平台。2.各学院校友工作小组结合本学院实际情况，不定期组织校友班级聚会、专业聚会等活动，增进校友之间的感情。3.在组织校友聚会活动前，应提前做好策划和准备工作，确定活动主题、时间、地点、内容等，并通过多种渠道通知校友。活动结束后，及时做好总结和反馈工作。（三）走访校友1.学校领导、校友工作办公室工作人员及学院领导定期走访校友企业、校友工作单位，了解校友的工作情况和发展成就，加强与校友的沟通与合作。2.在走访校友过程中，应注重宣传学校的发展战略、人才培养成果和学科建设成就，争取校友对学校工作的支持与帮助。同时，收集校友对学校人才培养、学科建设、教学科研等方面的意见和建议，并及时反馈给学校相关部门。3.鼓励校友回校讲学、举办讲座、开展学术交流等活动，促进学校与校友之间的知识共享和学术交流。（四）网络沟通平台1.学校建立校友网站，设置校友动态、校友风采、校友分会、校友捐赠、校友论坛等栏目，为校友提供信息交流和互动的平台。2.利用社交媒体平台，如微信公众号、微博等，及时发布学校和校友工作信息，加强与校友的沟通与联系。3.鼓励校友通过网络平台分享工作经验、人生感悟、行业动态等信息，增进校友之间的了解和交流。同时，学校校友工作办公室工作人员应及时回复校友在网络平台上的留言和咨询，为校友提供服务。五、校友服务（一）学历认证与档案查询1.学校为校友提供学历认证服务，按照国家有关规定和学校工作流程，为校友办理学历证书认证手续。2.校友如需查询本人在校期间的档案资料，可向学校档案馆提出申请，档案馆按照档案管理规定为校友提供档案查询服务。（二）职业发展支持1.学校就业指导中心为校友提供职业发展咨询服务，帮助校友了解就业市场动态，提升职业竞争力。2.组织开展校友职业培训、职业技能提升等活动，为校友提供学习和交流的机会。3.建立校友人才库，为校友提供就业信息和职业推荐服务，促进校友之间的人才交流与合作。（三）校友捐赠管理与服务1.学校制定校友捐赠管理办法，规范校友捐赠的接收、管理和使用。2.设立校友捐赠专项基金，对校友捐赠资金进行专户管理，专款专用。3.及时向校友反馈捐赠资金的使用情况，确保捐赠资金用于学校的建设与发展，如教学设施改善、科研项目资助、学生奖助学金设立等。4.对校友捐赠行为进行表彰和宣传，弘扬校友的爱校情怀和社会责任感。（四）其他服务1.学校相关部门为校友提供其他必要的服务，如校园参观、图书借阅、医疗保健等，方便校友回校活动。2.积极协调解决校友在工作、生活中遇到的困难和问题，为校友提供帮助和支持。六、校友分会建设与管理（一）分会成立1.各地校友根据地域、行业等因素，自愿发起成立校友分会。成立校友分会需向学校校友总会提交书面申请，经校友总会审核批准后正式成立。2.校友分会应制定分会章程，明确分会的宗旨、组织机构、活动方式、经费管理等事项。分会章程需报学校校友总会备案。（二）分会组织机构与职责1.校友分会设理事会，理事会由会长、副会长、秘书长、副秘书长及理事组成。理事会成员由校友民主选举产生，并报学校校友总会备案。2.会长负责分会的全面工作，副会长协助会长开展工作，秘书长负责分会的日常事务管理，副秘书长协助秘书长工作，理事参与分会的各项活动和决策。3.校友分会的主要职责包括：加强与当地校友的联系与沟通，组织开展校友联谊活动；宣传学校的发展成就和校友工作动态，增进校友对学校的了解和感情；收集校友对学校的意见和建议，反馈给学校校友总会；协助学校开展招生宣传、就业推荐等工作；组织校友为当地经济社会发展贡献力量；完成学校校友总会交办的其他工作任务。（三）分会活动1.校友分会应定期组织开展校友活动，如校友聚会、校友座谈会、校友志愿服务等，增强校友之间的凝聚力和归属感。2.结合当地实际情况和校友需求，开展具有地方特色和行业特点的活动，如校友论坛、行业研讨会、校企合作洽谈会等，促进校友之间的交流与合作。3.在组织开展活动前，应提前制定活动计划，报学校校友总会备案。活动结束后，及时将活动情况反馈给学校校友总会。（四）分会经费管理1.校友分会经费来源主要包括：校友捐赠、分会活动收入、学校校友总会资助等。2.校友分会应建立健全经费管理制度坚持勤俭节约的原则，合理使用经费。经费使用情况应定期向理事会报告，并接受校友监督。3.学校校友总会对校友分会的经费使用情况进行指导和监督，确保经费使用规范、合理、透明。七、校友参与学校建设与发展（一）参与人才培养1.邀请校友回校担任兼职教授、客座教授，参与学校的教学工作，为学生传授实践经验和行业前沿知识。2.设立校友奖助学金，激励在校学生勤奋学习，积极进取。校友可参与奖助学金的评审工作，确保奖助学金的公平、公正、公开。3.组织校友开展职业指导、创业辅导等活动，为学生提供就业和创业方面的帮助。（二）参与科学研究1.鼓励校友与学校教师开展科研合作，共同申报科研项目，联合开展技术研发，推动学校科研成果转化。2.邀请校友参与学校科研平台建设，为科研平台的发展提供建议和支持。3.组织校友参加学校的学术交流活动，促进学校与校友之间的学术互动与合作。（三）参与社会服务