查新工作制度

PAGE查新工作制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织的查新工作流程，确保查新结果的科学性、准确性和可靠性，提高公司/组织的创新能力和决策水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及新技术、新产品、新工艺、新材料等方面的查新工作。（三）基本原则1.独立性原则：查新机构应独立于项目申报单位、委托单位及其他相关利益主体，不受任何干扰，独立开展查新工作。2.客观性原则：查新人员应如实反映查新情况和结果，不得隐瞒或歪曲事实。3.公正性原则：查新机构和查新人员应公正对待所有查新项目，不偏袒任何一方。4.科学性原则：查新工作应采用科学的方法和手段，依据充分的文献资料进行分析和判断。二、查新机构及人员（一）查新机构设立公司/组织设立专门的查新机构，负责查新工作的组织和实施。查新机构应具备独立的办公场所、必要的办公设备和文献检索系统。（二）人员配备查新机构应配备具有相应专业知识和技能的查新人员。查新人员应具备以下条件：1.具有本科及以上学历，熟悉相关专业知识。2.具有一定的信息检索和分析能力，能够熟练使用各类文献检索工具。3.具有良好的职业道德和责任心，保守查新工作中的秘密。（三）人员职责1.查新负责人全面负责查新工作的组织和管理，制定查新工作计划和方案。审核查新报告，确保报告内容准确、规范。协调查新工作中的各种关系，解决查新工作中出现的问题。2.查新员根据查新任务要求，制定具体的检索策略，进行文献检索和分析。撰写查新报告，如实反映查新情况和结果。对查新过程中发现的问题及时向查新负责人汇报。三、查新流程（一）查新委托1.项目申报单位或委托单位向查新机构提交查新委托书，明确查新目的、查新范围、查新要求等内容。2.查新委托书应加盖申报单位或委托单位公章，并由项目负责人签字。（二）查新受理1.查新机构收到查新委托书后，对委托书内容进行审核。审核内容包括查新目的、查新范围、查新要求是否明确，委托单位资质是否符合要求等。2.如审核通过，查新机构与委托单位签订查新合同，明确双方的权利和义务。查新合同应包括查新项目名称、查新目的、查新范围、查新要求、查新费用、付款方式、完成时间等条款。（三）检索策略制定1.查新员根据查新委托书的要求，分析查新点，确定检索词和检索式。2.检索词应准确反映查新点的核心内容，检索式应合理组合检索词，确保检索结果的全面性和准确性。3.检索词和检索式确定后，查新员应进行预检索，根据预检索结果对检索策略进行调整和优化。（四）文献检索1.查新员按照制定好的检索策略，使用公司/组织配备的文献检索系统进行文献检索。2.文献检索应涵盖国内外相关的学术期刊、会议论文、专利文献、技术报告、标准文献等多种类型的文献资源。3.查新员应记录检索过程和检索结果，包括检索数据库名称、检索词、检索式、检索时间、检索结果数量等信息。（五）文献分析1.查新员对检索到的文献进行筛选、阅读和分析，判断文献与查新点的相关性。2.对于相关性较高的文献，查新员应详细阅读其内容，提取关键信息，分析其技术特点、创新点、应用情况等。3.查新员应将文献分析结果与查新委托书的要求进行对比，判断查新项目的新颖性和创造性。（六）查新报告撰写1.查新员根据文献分析结果，撰写查新报告。查新报告应包括以下内容：查新项目名称、委托单位、查新目的、查新范围、查新要求等基本信息。检索过程和检索结果，包括检索数据库名称、检索词、检索式、检索时间、检索结果数量等。文献分析结果，包括与查新点相关的文献列表、文献的主要内容和技术特点、查新项目与文献的对比分析等。查新结论，明确查新项目的新颖性和创造性。2.查新报告应语言规范、逻辑严谨、内容完整，结论明确。查新报告应由查新员签字，并加盖查新机构公章。（七）查新报告审核1.查新报告撰写完成后，由查新负责人进行审核。审核内容包括查新报告的格式是否规范、内容是否完整、结论是否准确、文献分析是否合理等。2.如审核通过，查新报告提交给委托单位；如审核不通过，查新负责人应提出修改意见，查新员根据修改意见进行修改，直至审核通过。（八）查新报告交付1.查新机构将审核通过的查新报告交付给委托单位，并办理交付手续。交付手续应包括查新报告签收单、交付时间等信息。2.委托单位如有需要，查新机构应提供查新报告的电子文档。四、查新费用（一）费用标准查新费用根据查新项目的复杂程度、检索文献数量、报告字数等因素确定。具体费用标准由公司/组织另行制定。（二）费用支付1.委托单位应在签订查新合同后，按照合同约定的付款方式和时间支付查新费用。2.查新机构在收到查新费用后，应向委托单位开具正式发票。五、查新质量控制（一）内部审核1.查新机构应建立内部审核制度，对查新报告进行严格审核。审核人员应具备丰富的查新经验和专业知识，能够独立、客观、公正地进行审核。2.内部审核应包括形式审核和内容审核。形式审核主要检查查新报告的格式是否规范、内容是否完整；内容审核主要检查查新报告的结论是否准确可靠、文献分析是否合理充分等。（二）外部评审1.对于重大查新项目或查新机构认为有必要的项目，查新机构可邀请外部专家进行评审。外部专家应具有较高的学术水平和丰富的实践经验，熟悉相关领域的技术发展动态。2.外部评审应在查新报告撰写完成后进行。评审专家应认真阅读查新报告，对查新报告的质量和结论进行评价，并提出意见和建议。（三）质量跟踪1.查新机构应建立质量跟踪机制，对查新工作的质量进行跟踪和评估。质量跟踪应包括查新报告的使用情况反馈、查新结果的准确性验证等。2.查新机构应根据质量跟踪结果，及时总结经验教训，不断改进查新工作流程和方法，提高查新工作质量。六、保密规定（一）保密范围查新工作中涉及的委托单位信息、查新项目内容、文献检索结果、查新报告等均属于保密范围。（二）保密措施1.查新机构应与查新人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.查新人员应严格遵守保密规定，不得泄露保密范围内的任何信息。未经委托单位书面同意，查新人员不得将查新报告提供给任何第三方。3.查新机构应采取必要的技术措施和管理措施，确保保密信息的安全。如对查新工作使用的计算机、存储设备等进行加密处理，对办公场所进行安全管理等七、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织应建立查新工作监督机制，对查新机构的工作进行定期或不定期检查。监督内容包括查新工作流程是否规范、查新报告质量是否符合要求、查新费用收取是否合理等。2.对于监督检查中发现的问题，公司/组织应及时提出整改意见，要求查新机构限期整改。（二）考核制度1.公司/组织应建立查新人员考核制度，对查新人员的工作业绩、业务能力、职业道德等方面进行考核。考核结果作为查新人员晋升、奖励、处罚的依据。2.考核内容包括查新报告质量、文