工会档案工作制度

PAGE工会档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司工会档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公司工会各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会及所属各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司工会档案由工会办公室集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实、完整、准确原则。档案的形成应真实反映公司工会工作的实际情况，内容完整，数据准确。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查找、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）工会办公室工会办公室是公司工会档案管理的职能部门，负责档案管理的日常工作，其主要职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司工会档案工作制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管公司工会及所属各部门形成的各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目、上架，建立健全档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.按照规定向公司档案室或上级主管部门移交应归档的档案。5.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照有关规定进行鉴定和销毁。6.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。7.开展档案利用工作，为公司工会各项工作提供档案信息服务，积极开发档案信息资源。8.负责对公司工会所属各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识，熟悉档案工作业务流程，认真履行档案管理职责，其主要职责是：1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、排列有序。2.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，维护档案安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。3.积极做好档案的提供利用工作，按照规定及时为利用者提供档案资料，办理借阅、查阅手续，做好利用登记。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.协助工会办公室做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级工会及有关部门发来的与本公司工会工作有关的文件、通知、通报、简报等。2.公司工会制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等文件材料。3.公司工会组织的各类会议文件、记录、纪要、决议等。4.公司工会开展的各项活动的方案、计划、总结、照片、录像、奖品等相关资料。5.公司工会会员代表大会、职工代表大会的文件、资料、选举结果等。6.公司工会与其他单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。7.公司工会干部任免、表彰奖励、处分等文件材料。8.公司工会财务工作形成的会计凭证、账簿、报表等财务档案。9.反映公司工会工作历史沿革、重要事件、重大活动等方面的资料。10.其他具有保存价值的文件、资料、记录等。(二)收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张应符合档案保存要求。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。4.各部门应定期将收集的文件材料移交工会办公室，不得积压或擅自销毁。（三）整理方法1.分类。按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、劳动和社会保障类、财务工作类、文化体育类、职工权益维护类等类别。2.编号。按照分类方案对档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和查找。3.编目。编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。4.装订。对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和利用。5.装盒。将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所公司工会应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.档案管理人员应定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间,相对湿度应保持在45%60%之间。6.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，以维护档案的历史真实性和完整性为原则，根据档案的保存价值和现实利用需求，对档案进行科学合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由工会办公室负责人、档案管理人员及相关部门负责人组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保存价值。2.定期鉴定法。根据档案的保管期限，定期对档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。（四）销毁程序1.经过鉴定，确定失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案的编号、名称、年度、保管期限、数量等内容，并经工会办公室负责人审核签字。3.档案销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责实施，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司工会工作人员因工作需要查阅档案。2.公司工会会员因维护自身合法权益等需要查阅相关档案。3.其他经公司工会批准的单位或个人因工作需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经工会办公室负责人批准。3.档案管理人员应根据《档案查阅申请表》提供档案，并在档案查阅登记簿上做好登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。5.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈与跟踪1.档案利用结束后，档案管理人员应及时收回档案，并检查档案是否完好无损。2.对档案利用情况进行跟踪，了解利用者对档案的评价和意见，及时改进档案利用工作。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，及时掌握档案工作动态，为档案管理决策提供依据。3.按照规定向上级主管部门报送档案统计报表，确保统计数据的准确、及时。（二）移交工作1.公司工会应按照国家有关规定，定期向公司档案室或上