企业印章使用管理规范制度

企业印章使用管理规范制度第一章总则第一条目的与依据为规范企业印章的刻制、保管、使用及废止流程，确保印章使用的合法性、安全性和严肃性，维护企业合法权益，防范经营风险，依据国家相关法律法规及企业实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于企业及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）所有印章的管理活动。企业各类公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人章及其他业务专用章的刻制、启用、保管、使用、交接、废止等行为，均须遵守本制度。第三条基本原则印章管理遵循“统一管理、分级负责、专人保管、严格审批、规范用印、全程留痕”的原则。任何单位和个人不得擅自刻制、使用或出借印章。第二章印章的种类与保管第四条印章种类1.企业公章：代表企业对外行使法定职权的印章，用于正式文件、函件、证明等。2.合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于财务收支、银行结算、票据等财务活动。4.发票专用章：用于开具增值税发票等税务凭证。5.法定代表人章：用于需法定代表人签章的文件、报表、合同等，通常与财务专用章配合使用。6.业务专用章：各部门在授权范围内开展特定业务时使用的印章，如人事章、项目章等，其使用范围须事先明确。第五条印章保管1.各类印章须指定专人保管（以下简称“保管人”），保管人应具备良好的职业道德和责任心，由各单位负责人提名，报企业综合管理部门（或指定管理部门）备案。2.公章、合同专用章、财务专用章等核心印章应由企业统一指定部门（如综合管理部、财务部）保管，保管人名单及联系方式需登记备案，并适时更新。3.印章应存放于保险柜或专用带锁文件柜内，严禁随意放置。保管人离开工作岗位时，须将印章锁好，确保安全。4.保管人不得擅自将印章交予他人代管或使用，如因特殊情况需临时交接，须经单位负责人批准并办理书面交接手续，明确交接双方责任。5.保管人应定期检查印章状态，确保印章完好无损。如发现印章遗失、被盗或损坏，须立即向本单位负责人及企业综合管理部门报告，并按规定程序处理。第三章印章的刻制与启用第六条印章刻制1.企业各类印章的刻制须由需求部门提出申请，经企业分管领导批准后，由综合管理部门统一到公安机关指定的刻章单位办理。2.刻制印章时，须严格按照国家规定的规格、样式及名称执行，严禁擅自变更印章文字、样式或规格。3.新印章刻制完成后，综合管理部门应组织验收，核对印章信息无误后，登记备案并留存印模。第七条印章启用1.新印章启用前，应由综合管理部门发布启用通知，明确印章名称、启用日期、保管部门及保管人等信息，通知各相关单位。2.启用通知发布后，原相应旧印章应按本制度规定及时废止。第四章印章的使用规范第八条用印申请与审批1.使用印章须填写《印章使用申请表》，注明用印事由、文件名称、份数、用印类型及申请人等信息，并附需用印的文件原件或复印件。2.用印审批权限根据印章类型及文件重要程度设定：公章、合同专用章的使用，须经部门负责人审核、分管领导批准；涉及重大事项的，须报请企业主要负责人批准。财务专用章、发票专用章的使用，须符合财务管理制度规定，由财务部门负责人审核批准。法定代表人章的使用，须经法定代表人本人或其授权委托人批准。业务专用章的使用，由各单位根据业务性质制定具体审批流程，报综合管理部门备案。3.审批人应对用印文件的内容真实性、合法性、合规性进行严格审核，对不符合规定的用印申请，有权拒绝批准。第九条用印操作1.保管人应在收到经批准的《印章使用申请表》及用印文件后，方可加盖印章。用印前须再次核对审批手续是否完备、文件内容是否与申请一致。2.印章加盖应清晰、端正，位置适当（如文件落款处或指定位置），做到“骑年盖月”或“骑缝章”规范。严禁在空白纸张、空白合同或未填写完整的文件上加盖印章。3.同一文件如需多页加盖印章，应加盖骑缝章，确保文件各页内容完整、无替换可能。4.用印过程中，保管人应亲自操作，不得由他人代为用印。如遇文件页数较多或其他特殊情况，需在保管人监督下进行。5.对外出具的重要文件用印后，应留存复印件或扫描件，与《印章使用申请表》一并归档备查。第十条禁止性规定1.严禁使用印章为个人或其他单位提供担保、出具虚假证明。2.严禁超越权限或违反程序使用印章。3.严禁携带印章外出使用，确因工作需要（如异地签约）须携带印章外出的，须经企业主要负责人批准，由两人以上共同携带，并确保印章安全及规范使用，返回后及时交还保管人并核销。4.严禁在与企业经营活动无关的文件上使用印章。第五章印章的交接与废止第十一条印章交接1.保管人因离职、调动、退休等原因不再担任保管职责时，须办理印章交接手续。2.交接时，应由本单位负责人监交，交接双方核对印章信息及用印记录，填写《印章交接登记表》，注明交接日期、印章名称、状态、印模及双方签字等，监交人签字确认后存档。第十二条印章废止1.因单位名称变更、印章损坏、样式调整或业务终止等原因需废止印章的，由保管部门提出申请，经综合管理部门审核、分管领导批准后，办理废止手续。2.废止印章应及时交回综合管理部门统一保管，严禁个人私自留存或销毁。3.综合管理部门应定期对废止印章进行清理，选择合适方式（如碎化、熔毁）统一销毁，并填写《印章销毁记录表》，由监销人签字确认后存档。第六章监督检查与责任追究第十三条监督检查企业综合管理部门负责对各单位印章管理和使用情况进行定期或不定期监督检查，重点检查印章保管是否合规、用印审批是否规范、登记是否完整等。各单位应积极配合检查，对发现的问题及时整改。第十四条责任追究1.对严格遵守本制度，规范管理和使用印章，有效防范风险的单位或个人，企业可给予表彰或奖励。2.对违反本制度规定，有下列行为之一的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：擅自刻制、启用、废止印章的；擅自出借、转让、复制、伪造印章的；未按规定保管印章，导致印章遗失、被盗或损坏的；未经审批或超越权限擅自用印的；在空白文件或虚假文件上用印的；用印后未按规定登记或存档的；拒绝配合监督检查或对发现的问题拒不整改的。第七章附则第十