工业自动化企业供应商结算流程规范

工业自动化企业供应商结算流程规范第一章总则1.1目的与依据为规范工业自动化企业（以下简称“公司”）供应商结算行为，确保结算过程的准确性、及时性与合规性，防范财务风险，保障公司与供应商的合法权益，提高资金使用效率，依据国家相关法律法规、公司财务管理制度及采购管理制度，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于公司所有与工业自动化设备、零部件、软件、技术服务、工程服务等相关的供应商结算活动。公司各部门、各子公司及控股企业的供应商结算工作，均须遵循本规范。1.3基本原则供应商结算工作应遵循以下原则：*合规性原则：严格遵守国家财经法律法规及公司内部管理制度。*准确性原则：确保结算数据真实、准确，与实际业务相符。*及时性原则：按照合同约定及公司规定，及时办理结算与付款，保障供应链稳定。*权责清晰原则：明确各部门在结算流程中的职责与权限，确保各司其职、相互监督。*效益优先原则：在合规的前提下，优化结算流程，降低结算成本，提升整体运营效益。第二章结算流程2.1供应商准入与管理*2.1.1供应商准入需符合公司《供应商管理办法》规定，经相关部门评审通过并纳入合格供应商名录后方可开展业务。*2.1.2采购部门负责维护供应商基础信息，确保银行账户、联系方式等关键信息准确无误，并及时更新。2.2采购订单执行与确认*2.2.1所有采购业务应签订正式采购合同或下达规范的采购订单，明确品名、规格、数量、单价、总价、交付期、质量标准、验收方式、结算方式、付款条件及发票要求等核心条款。*2.2.2供应商按合同或订单约定组织生产、发货或提供服务。2.3货物验收与服务确认*2.3.1仓库或使用部门负责对到货物资进行数量清点、外观检查，并协同技术部门进行质量检验或性能测试，出具《物资验收单》。验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商处理。*2.3.2对于技术服务、工程安装等服务类项目，由项目负责人或使用部门根据合同约定的服务范围、标准及完成情况进行确认，出具《服务验收确认单》或类似凭证。*2.3.3验收合格的物资或服务，相关验收单据应及时传递至采购部门及财务部门。2.4发票接收与审核*2.4.1供应商应在货物验收合格或服务完成后，按照合同约定的发票类型（如增值税专用发票、普通发票）、开票信息及时限，及时开具并提交合规发票。*2.4.2采购部门负责接收供应商提交的发票，并与采购合同/订单、《物资验收单》/《服务验收确认单》进行初步核对，确保“三单”信息（品名、规格、数量、金额等）一致。*2.4.3财务部门负责对发票的合规性进行审核，包括发票真伪、票面信息完整性、税率正确性、印章清晰度等。对不符合要求的发票，应退回供应商重开。2.5付款申请与审批*2.5.1采购部门根据核对无误的合同/订单、验收单、合规发票，编制《付款申请单》，注明付款金额、付款方式、付款期限等信息，并附上相关原始凭证。*2.5.2《付款申请单》应按照公司规定的审批权限及流程进行逐级审批。审批人应对付款的必要性、合规性及准确性进行审核。2.6付款执行与记录*2.6.1财务部门在收到审批通过的《付款申请单》及相关凭证后，应在合同约定的付款期限内，按照申请单指定的付款方式（如电汇、承兑汇票等）办理付款手续。*2.6.2付款完成后，财务部门应及时在财务系统中进行账务处理，登记供应商往来明细账，并将付款凭证反馈给采购部门。*2.6.3对于采用票据结算的，应规范票据的接收、开具、背书、贴现等管理流程，防范票据风险。2.7结算后续管理*2.7.1财务部门应定期与供应商进行对账，确保双方往来账目清晰、一致。对账工作可按月或按季度进行。*2.7.2对于长期挂账的应付款项或预付款项，财务部门应会同采购部门查明原因，及时处理。*2.7.3所有结算相关的合同、订单、验收单、发票、付款申请单、银行回单等原始凭证，财务部门应按照会计档案管理规定进行整理、装订、归档，确保资料的完整性与可追溯性。第三章职责分工3.1采购部门*负责供应商的寻源、评估、准入及信息维护。*负责签订采购合同/下达采购订单，并跟踪合同执行。*负责组织或协调货物验收与服务确认。*负责接收、初步审核供应商发票，并与相关单据核对。*负责发起付款申请，并确保申请资料的完整性与准确性。*协同财务部门进行供应商对账及异常款项处理。3.2仓库/使用部门*负责对到货物资进行数量清点、外观检查，参与质量验收，出具验收单。*负责对所接收服务的完成情况进行确认，出具服务验收单。3.3技术/质量部门*负责对物资的技术参数、性能指标等进行检验或验证。*参与重大或复杂项目的验收工作。3.4财务部门*负责发票的合规性审核及真伪查验。*负责付款的最终审核与资金支付。*负责账务处理、往来账管理及供应商对账。*负责结算相关会计档案的管理。*对结算流程的合规性进行监督。3.5法务部门（如适用）*负责对采购合同的法律条款进行审核，防范法律风险。第四章特殊情况处理4.1发票异常处理*对于票面信息有误、税率适用错误、与实际业务不符等问题发票，财务部门应立即通知采购部门，由采购部门协调供应商在规定期限内重新开具或提供说明。4.2质量异议与扣款处理*因供应商原因导致货物质量不合格或服务未达标准，需进行扣款、退货或索赔的，采购部门应根据合同约定及处理结果，出具书面说明或协议，财务部门据此调整应付款项。4.3预付款与定金管理*确需支付预付款或定金的，必须在采购合同中明确约定，并严格按照合同执行。采购部门需加强预付款后续合同执行的跟踪，确保资金安全。4.4退货与折让处理*发生退货或销售折让时，采购部门应及时办理退货手续，并通知供应商开具红字发票，财务部门据此进行账务调整。第五章结算纪律与责任*各相关部门及人员应严格遵守本规范及公司其他相关制度，确保结算流程顺畅、高效、合规。*对于在结算过程中出现的失职、渎职、弄虚作假、徇私舞弊等行为，公司将视情节轻重追究相关人员责任。*供应商提供虚假发票、恶意拖欠货物或服务的，公司将依