测绘成果及资料档案管理制度

测绘成果及资料档案管理制度第一章总则第一条为加强对本单位测绘成果及资料档案的科学管理，确保其真实性、完整性、安全性、保密性和可利用性，充分发挥测绘成果及资料在各项生产、建设、管理活动中的基础保障作用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称测绘成果及资料档案（以下简称“测绘档案”），是指在测绘生产、科研、管理等活动中形成的，具有保存价值的各种载体形式的记录，包括但不限于技术设计书、技术总结、观测记录、计算成果、原始数据、图件、影像、文档、数据库以及相关的电子文件等。第三条测绘档案管理是本单位测绘地理信息工作的重要组成部分，遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密、规范利用的原则。第四条本制度适用于本单位所有部门及员工在履行职责过程中形成的测绘档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、保密和销毁等管理工作。第二章管理机构与职责第五条本单位测绘档案管理工作实行统一领导、归口管理的体制。指定专门的档案管理部门（或测绘地理信息管理部门，下同）作为测绘档案的归口管理机构，负责统筹规划、组织协调和监督检查全单位的测绘档案管理工作。第六条档案管理部门的主要职责包括：（一）贯彻执行国家及行业有关测绘档案管理的法律法规和方针政策；（二）制定和完善本单位测绘档案管理的规章制度和工作细则；（三）负责测绘档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作；（四）指导和督促各业务部门做好测绘档案的形成、积累、整理和预归档工作；（五）组织开展测绘档案管理人员的业务培训和学习交流；（六）负责测绘档案管理系统的建设、维护和推广应用；（七）监督检查测绘档案的安全保密工作，防止失泄密事件发生。第七条各业务部门是测绘档案形成的责任部门，应指定专人（兼职档案员）负责本部门测绘档案的收集、整理、初步审核和向档案管理部门移交工作，并协助档案管理部门做好相关利用工作。第三章测绘成果及资料档案的形成与收集第八条测绘项目从立项开始，项目负责人即为本项目测绘档案形成与收集的第一责任人，负责指导和督促项目组成员做好各项原始资料、中间成果和最终成果的积累、整理和保管工作。第九条测绘档案的形成应与测绘生产、科研活动同步进行。各项记录必须真实、准确、完整、规范，签字手续齐全。第十条收集范围包括：（一）前期准备阶段：项目立项文件、技术设计书、踏勘报告、合同协议、委托书等；（二）生产作业阶段：观测记录、测量手簿、计算手稿、原始数据、检查记录、质量评定材料等；（三）成果整理阶段：技术总结、成果表、图件、影像资料、数据库成果、验收报告等；（四）其他有保存价值的相关资料：如会议纪要、来往函件、技术文件更改通知等。第十一条对收集的档案材料，应及时检查其完整性、准确性和有效性，发现问题及时补充和纠正。电子文件应确保其载体清洁、无病毒，并应有相应的纸质或其他载体的备份。第四章测绘成果及资料档案的整理与归档第十二条测绘档案的整理应按照国家或行业相关的档案分类、编号规则进行，做到分类科学、组卷合理、排列有序、标识清晰。第十三条归档的测绘成果及资料应符合以下要求：（一）纸质文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章完备，使用符合档案保管要求的书写材料和纸张；（二）电子文件应采用通用格式，确保其可读性和长期保存性，并附带必要的元数据说明；（三）图件应折叠规范，图面整洁，要素齐全；（四）凡需归档的复制件，应注明原件保管单位或出处。第十四条测绘项目完成后，项目负责人应组织项目组成员对形成的全部档案材料进行系统整理、编目，并经部门负责人审核后，在规定期限内（一般为项目验收合格后一个月内）向档案管理部门移交归档。第十五条档案管理部门对接收的档案材料进行验收，核对无误后，办理交接手续，双方签字确认。对不符合要求的，应退回移交部门限期整改。第五章测绘成果及资料档案的保管与保护第十六条档案管理部门应具备符合国家规范要求的档案库房，配备必要的温湿度调控、防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防光、防磁等设施设备。第十七条测绘档案应按照不同载体类型分别存放和管理。纸质档案应入柜存放，电子档案应存储在专用服务器或存储介质中，并进行定期备份和检测，防止数据丢失或损坏。第十八条建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房应履行相应手续。第十九条定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。第二十条对于具有永久保存价值的测绘档案，应按照规定向国家或地方档案馆移交，或采取异地备份等方式确保其安全。第六章测绘成果及资料档案的利用与保密第二十一条测绘档案的利用应遵循“按需提供、严格审批、履行手续、注意保密”的原则。第二十二条本单位内部人员因工作需要利用测绘档案，须填写《档案利用申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。第二十三条外单位查阅本单位测绘档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明利用目的和范围，经本单位档案管理部门负责人及分管领导批准后方可查阅。第二十四条查阅档案时，应在指定地点进行。档案原件一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位主要领导批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。第二十五条严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。严禁私自复制、拍摄、摘录涉密档案信息。确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件按同等密级管理。第二十六条测绘档案涉及国家秘密的，其密级的确定、变更和解密，按照国家有关保密法律法规执行。档案管理部门和利用者必须严格遵守国家保密规定，确保涉密档案的安全。第二十七条档案管理部门应定期组织开展保密检查和保密教育，提高全员保密意识。第七章测绘成果及资料档案的鉴定与销毁第二十八条对于保管期限已满的测绘档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定。第二十九条经鉴定确无继续保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。第三十条涉密档案的销毁，必须严格按照国家保密规定执行，确保信息无法恢复。第八章信息化管理第三十一条积极推进测绘档案信息化建设，建立健全测绘档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。第三十二条数字化扫描的档案应符合相关技术标准，确保扫描图像的清晰度、完整性和准确性，并与原档案建立准确的对应关系。第三十三条档案管理信息系统应具备完善的权限管理和安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失和被非法篡改。第九章监督与检查第三十四条单位应定期对测绘档案管理工作进行监督检查，对在档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人给予表彰和奖励。第三十五条对违反本制度规定，造成测绘档案丢失、损坏