外贸英语函电 课件 第十七章 友好往来函Goodwill Letters

第十七章

友好往来函GoodwillLetters

学习目标

了解何为友好往来函及其作用。

熟悉各种友好往来信。

通过操练能够自己动手写作有关信函。简介

友好往来函是出于善意和友好而发出的。本章所涵盖的信函与进出口贸易流程不直接相关，其主要目的是增进业务关系。它们可以被称为公关信或社交信，虽然它们与商业交易没有直接关系，但它们有助于树立公司的良好形象，因此从长远来看有助于公司的商业利益。它们可以被称为商业的润滑剂。友好往来函通常包括如下等等：•祝贺信congratulatoryletter•感谢信thank-youletter•邀请信invitationletter•欢迎信welcomeletter•节日问候信seasonalgreetings•同情慰问信sympathyletter撰写此类往来函一般遵循以下五条准则：•及时•直截了当•真诚•具体•简明扼要祝贺信

祝贺信也叫贺信，是商务或个人社交中的一种礼仪信函。当获悉商业客户晋升或是在事业上取得巨大成就，或是得知朋友的好消息，通常都要打个电话或是写信祝贺。这种友好往来对建立和巩固友好的商业合作关系和增进个人之间的友谊大有益处。祝贺信的一般结构及有用句型：1.开头部分开门见山点明要祝贺的事情，并向收信人道贺。如：IamwritingtoconveymywarmcongratulationsonyourappointmenttotheBoardofAsiaIndustriesLtd.欣闻您被任命为亚洲实业有限公司董事会成员，我谨向你致以热烈的祝贺。2.表示为对方感到高兴，并赞赏对方能力等。如：MycolleaguesandIaredelightedthattheyearsofserviceyourhavegiventoyourcompanyshouldatlasthavebeenrewardedinthiswayandwejoininsendingyouourverybestwishesforthefuture.我和我的同事都感到很高兴，您为贵公司服务多年终以这一方式得到应有的奖赏。我们大家祝您前程远大！

3.再次表示祝贺，或对今后致以良好的祝愿。如：Onbehalfofourcompany,Iwishyouallthebestinyournewpostandyourcompanywillachievecontinuinggrowthunderyourenlightenedleadership.我谨代表我们公司，祝愿您在新的工作岗位一切顺利，并顺祝贵公司在您的英明领导下持续发展。祝贺信例信DearMr.Haskel,CongratulationsonyourrecentpromotiontoheadoftheMarketingDepartmentofCaliforniaMetals.MyfellowmanagersandIaredelightedthatyourworkinthemarketingfieldhasbeenrecognizedthiswayandwejoininsendingyouourverybestwishesforthefuture.Throughthefiveyearsofworkingtogetherwithyou,manyofusarewellawareofhowmuchyou’vecontributedtotheassociationbetweenourtwocorporations.WearealllookingforwardtoyourtriptoChinanextmonthwhenwewillcelebrateyouradvancementinamoreformalway.Again,congratulationstoyou,Mr.Haskel–goodluckandgoodwishesonyournewpositionasDirectorofMarketingDepartment.Cordiallyyours,感谢信感谢信,顾名思义，是指就某事向收信人表示感谢的信件。当受到对方某种恩惠，如受到邀请、接待、慰问，收到礼品及得到帮助之后，写一封感谢信来表达自己的谢意是一种十分得体的做法。感谢信的语言应充分表达自己的谢意，切不可给对方草率的印象。可借助谈对方的帮助来进一步表达感激之情。言辞应真挚、得体。感谢信结构：1.开头段指出对方帮助自己的事表示感谢。IamwritingtoshowourdeepthanksforthecordialreceptionandhospitalityyouandyourassociatesextendedtoMr.ChadwichandmeduringourstayinBeijinglastweek.在此非常感谢上周我们在北京逗留期间您和您的同行对我和Chadwich先生的热情款待。2.展开具体谈及这件事情；Thehelpandadviceyougaveus,andtheintroductionsyouarrangedforus,haveresultedinanumberofveryvaluablebusinesscontactsandIshouldlikeyoutoknowhowgratefulIamforallyouhavedonetomakethempossible.您给我们的帮助和建议以及您安排的介绍使我们建立了许多有价值的商业联系。我想让您知道我们对您为此所做的一切是多么地感谢。

3.最后再次感谢，并可进一步表示希望回报对方。Irealizethevalueoftimetoabusyexecutivelikeyouandthismakesmeallthemoreappreciativeofthetimeyousogenerouslygavetous.Iamlookingforwardtotheopportunitytoreciprocate.我了解对于您这样忙碌的经理人员来说时间是多么宝贵，您如此慷慨地腾出时间使我倍加感谢。期待着有回馈您的机会。感谢信例信DearDavid,IwouldliketotakethisopportunitytoexpressmyheartfeltthankstoyouforyourveryactiveparticipationinourrecentconferenceinMontrealonthe“futureofaviation”.TheChairmanandBoardmembershavealsoaskedmetopassontheirsincereappreciationforyoureffortsinsupportingtheInstituteinthisimportantundertaking.Yourskillinchairingthecontroversialpaneldiscussionon“TheRoleofDevelopingCountriesintheFutureofAviationManagement”wasverymuchappreciatedbythoserepresentingallsidesofthatextremelysensitivetopic.Aswell,wehavereceivednumerouspost-conferencerequestsforthepaperyoudeliveredon“TheCriticalIssueofCooperationbetweenAirlinesandAirports.”Onbothaprofessionalandapersonallevel,Ireallyappreciatedthetimethatthetwoofuswereabletospendtogetherforfunandreflectionduringconferencedowntimes.Icertainlylearnedalotabouttheuniqueaspectsofaviationoperationsinyourpartoftheworld.Wearecurrentlyhardatworkproducingthe“CompendiumofConferenceProceedings”document,andweexpecttobesendingitouttoallparticipantsearlyinthenewyear.Again,thankssomuchforyourenthusiasticparticipationinourconference.Ihavenodoubtthatitwouldnothavebeenthesuccessthatitwaswithoutyourpresence.Pleasekeepintouch,anddropinandvisituswheneveryouareinthispartoftheworld.Sincerely,PeterSmithfield欢迎信

欢迎信无论是在个人、商务、外交或其他特殊场合中都非常有用的一种礼节性的信件，常用于欢迎新同事、新客户、和新的投资伙伴等。欢迎信在客户、投资者、雇主和员工之间建立了积极友好的关系。在写欢迎信时，需要注意以下两点：欢迎信不宜写得过长，简洁明了，清晰表达即可；欢迎信的语言要真切、诚恳，表明欢迎的诚意。欢迎信结构：1.信件开头开门见山表示欢迎。如：Itisgreatpleasuretowelcomeyouasoneofourcustomers.Weareeagertoaddyournametoourlistofsatisfiedcustomers.欢迎您成为我们的客户，我们热切希望能将您的名字收入我们的满意顾客名单之中。2.接下来，提供具体信息或具体做了什么安排。如：Newclientsarethelifebloodofourbusiness.Pleasetakealookattheattachedbrochurethatdescribesourcompanyandtermsofsale.Oursalesmanager,JohnWoo,willcallyounextweektosetupanappointment.Atthattimehecanexplainourproductsmorefullyandansweranyquestionsyoumighthave.新客户是我们公司业务的新鲜血液。请您参阅附上小册子，上面有我们公司的介绍以及销售条款。我们的销售经理约翰·吴下周会给您打电话安排会面。到时候，他可以更全面地为您介绍我们的产品并回答您可能提出的任何问题。

3.表示随时愿意为对方提供帮助。如：Ilookforwardtoanongingrelationshipbetweenus.Ifyouhaveanyquestionsorcomments,justletmeknow.期待我们之间长久的业务关系。如您有任何问题或意见，请尽管告知。欢迎信例信DearMr.Solis:Wewouldliketowelcomeyouasanewclienttoourcompany.Weknowthatyouwillbeextremelysatisfiedwithourlineofproductsandtheservicesweprovidetoourclients.Pleasefeelfreetopurchaseourproductsonourregularopenaccountterms.Ourmarketingmanager,RoseAnnSantos,willbehappytodiscussanyaspectofourcreditpolicywithyouatyourconvenience.Wealsoofferfrequentdiscountsasanincentiveandasshowingofappreciationtoourclients.Pleaseseeourenclosedcatalogandpriceforyourreview.Wedohopethatyouwillgiveustheopportunitytoserveyouinthenearfuture.Verytrulyyours,ArnoldRosales邀请信

邀请信是由组织或个人举办某些活动时发出的邀请性质的函件。邀请信的内容一般包括：活动的性质、活动的内容、主办者、宾客、被邀请者届时所需做的事情、活动举办的日期、时间以及地点等。在语言方面，要注意清晰有条理，使被邀请者一目了然。邀请信结构：1.开头说明邀请对方参加什么活动以及举行这种活动的目的。IhavepleasureininvitingyoutoattendourspecialconferencetobeheldtheCliftonHotel,LondononTuesday/Wednesday10/11October,2023.我很高兴邀请您参加我们将于2023年10月10/11日星期二/星期三在伦敦克利夫顿酒店举行的特别会议。2.中间段展开对会议或活动进行说明。Thisintensiveandpracticalconferenceforprofessionalsecretariesaimsto:-increaseyourmanagerialandofficeproductivity-improveyourcommunicationskills-bringyouuptodatewiththelatesttechnologyandtechniques-enablenetworkingwithothersecretaries本次强化而务实的专业秘书会议旨在：-提高管理和办公效率-提高你的沟通技巧-让您了解最新技术-与其他秘书建立联系3.最后，请对方在某个确定时间之前确认能否应邀Ifyoucancome,pleaseletusknowassoonaspossible,sincewehavetopreparethefinalprogramsoon.Wearelookingforwardtoyouracceptance.如果您能参加此次大会，请您尽快通知我们，以便我们尽早确定最终的会议日程。我们期待着您的参加！会议邀请函DearProfessorWang,OnbehalfoftheOhioStateUniversityandtheIEEEComputerSociety,Iwouldbeverypleasedtoinviteyoutoattendandchairasessionoftheforthcoming2023InternationalConferenceonParallelDataProcessingtobeheldinBellaire,Michigan,fromOctober25toOctober28,2023.Youareaninternationallyacclaimedscholarandeducator.YourparticipationwillbeamongthehighlightsoftheConference.Wesincerelyhopethatyoucouldacceptourinvitation.Asyouknow,thisisthe10thanniversaryoftheConferenceandweplantomakeitatrulyinternationalmeeting.Wehaveacceptedmanypapersfromseveralforeigncountries,includingtwofromChina.Ifyoucancome,pleaseletusknowassoonaspossible,sincewehavetopreparethefinalprogramsoon.Wearelookingforwardtoyouracceptance.Sincerelyyours,PeterWhite正式请柬TheChinaCouncilforthePromotionofInternationalTrade,XiamenBranchrequestsyourpresenceattheopeningceremonyofthe2023InternationalTradeFair,XiamenonMondaySeptembertheeightheighto’clocka.m.atXiamenFushanInternationalExhibitCenterR．S．V．P（Pleasereply）节日问候信

节日问候信是在特殊节日（新年、国庆节、感恩节、圣诞节）或任何对收件人有意义的节日向客户或其他人发出的礼节性函件。主要目的是表达节日的问候和良好祝愿，有时还顺便表达感激之情。

尤其在给商业伙伴写节日问候信时，有助于维护与客户之间的关系以便双方业务的持续发展。节日问候信的结构：•在信的开头用一句亲切的问候语。•提及您写信的节日或季节。•在适当的情况下，感谢对方对公司或组织的奉献。•在信的结尾，表达你的愿望，希望对方节日快乐节日问候信DearFriend:Atthistimeofyearweliketolookbackandreflectonhowluckywearetohavesomanyloyalcustomerslikeyou.Wetrulyappreciatetheconfidenceyouhaveplacedinusandwanttothankyousincerelyforyoursupport.WesendyouandyourfamiliesourbestwishesforaNewYearfullofhappinessandsuccess.Sincerelyyours,同情慰问信慰问信是一种对收信人遭到不幸表示关怀、慰问的信函。对于有业务往来的商务伙伴，慰问信也是维系公司间友好往来的一种书信。商业伙伴出了事故或是公司要人去世，都应该写一封慰问信，以示关心。慰问信要注意措辞和语气，应当写得诚恳、真切，不宜过长。对于轻病或者较小的损失，慰问信应写得相对轻松一些。但如果是严重疾病或重大损失，慰问信就应该写得沉重一些。以下是慰问信中一些常用的表达方式：1.信件开头对收信人的不幸表示同情和关切。如：1)Iamextremelysorrytohearthatyourillness,whichwehadthoughtwasclearingup,hasbecomemoreserious.得知你病了，我深感不安。我们原本还以为您的病情有所好转，事实上却反而加重。2)IwasextremelysadtolearnofJason'spassingawayandIwouldliketoexpressmysinceresympathytoyouandyourfamilyonbehalfofABCCorp.得知杰森去世的消息，我感到非常难过，我谨代表ABC公司向您和您的家人表示诚挚的慰问。2.接下来祝愿某人早日恢复健康或脱离困境。若是对某人故去的吊唁信，就缅怀已故者的丰功伟绩或良好的品德等。如：1）Letushopethatitwillbeforonlyaveryshorttime,andthatyouwillsoonbeoutandaboutagain.Everybodyheresendshisbestwishestoyouforaquickrecovery.但愿生病时间不会很久，您很快就会恢复健康。我们每