2026年共享办公空间运营公司总部办公场所管理制度

2026年共享办公空间运营公司总部办公场所管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司总部办公场所的日常管理，营造整洁、有序、安全、高效的办公环境，维护办公场所正常秩序，保障员工人身财产安全、公司资产完好，规范办公行为、提升工作效能，树立公司良好企业形象，贴合共享办公空间运营行业服务型、规范化的核心需求，结合公司总部办公场所实际布局（含办公区、接待区、会议室、茶水间、储藏室等功能区域）及经营管理要求，特制定本制度。本制度是公司总部办公场所管理的标准化依据，覆盖办公场所全区域、全流程、全体相关人员，确保办公场所管理有章可循、有据可依，助力总部高效统筹各运营网点工作、提升核心管理效能。第二条适用范围本制度适用于公司总部所有办公区域（包括办公区、接待区、会议室、茶水间、储藏室、卫生间、走廊、电梯间等所有总部所属办公场地），覆盖公司总部全体在职员工（含试用期员工、合同制员工、管理岗员工、行政后勤人员），同时适用于进入总部办公场所的临时聘用人员、外部合作单位人员、访客及其他相关人员。总部各职能部门（行政部、运营部、市场部、财务部、客户服务部等）需严格执行本制度，行政部负责统筹监督落实，确保制度全覆盖、无死角，不遗漏任何办公区域和相关人员。第三条核心原则规范有序原则：办公场所的使用、管理、维护需遵循标准化流程，明确各区域、各岗位的管理要求，确保办公秩序井然，杜绝杂乱无序、违规使用等情况，贴合总部规范化管理定位；安全第一原则：坚守安全底线，重点防范消防安全、用电安全、人身财产安全、涉密安全等各类安全风险，落实安全管控责任，及时排查整改安全隐患，保障员工人身安全和公司资产安全；整洁高效原则：保持办公场所环境整洁、卫生，合理规划办公区域，规范办公物品摆放，营造舒适的办公氛围，同时杜绝形式主义，聚焦高效办公，提升工作效率；责任到人原则：明确办公场所管理的归口部门、各职能部门及员工的具体职责，做到分工清晰、权责统一，确保办公场所的日常管理、设施维护、卫生保洁等各项工作落到实处；合规保密原则：严格遵守国家相关法律法规（如《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国安全生产法》等），规范办公行为；加强涉密管理，严防公司核心数据、经营决策、客户信息等涉密内容泄露；文明自律原则：引导员工自觉遵守办公纪律，文明办公、礼貌待人，尊重他人工作，杜绝不文明行为，营造团结协作、积极向上的办公氛围。第四条管理归口公司总部办公场所管理实行“行政部归口统筹、各部门协同落实、全员共同遵守”的管理模式。行政部作为办公场所管理的归口部门，负责本制度的制定、修订、解释及落地推行；负责办公场所的整体规划、日常管控、设施设备维护、卫生保洁统筹、安全隐患排查、访客管理等工作；负责监督各部门及员工执行本制度的情况，及时纠正违规行为，协调解决管理过程中存在的问题。各职能部门负责本部门办公区域的日常管理、卫生保洁、物品摆放、安全管控及员工行为规范，配合行政部开展办公场所管理相关工作。全体员工需自觉遵守本制度，履行自身岗位对应的办公场所管理责任，共同维护办公环境和秩序。第二章办公区域管理办公区是总部员工开展日常工作的核心区域，需严格规范使用和管理，确保办公有序、高效、整洁，贴合总部统筹管理、高效办公的需求。第五条办公区域使用规范办公区域需按部门、岗位合理划分，员工需在指定办公工位开展工作，不得随意占用、挪用他人工位，不得擅自调整工位布局、私自搭建隔断或改变办公区域用途；确因工作需要调整工位的，需提前向本部门负责人及行政部申请，经批准后方可调整。办公工位需保持整洁有序，办公桌面仅摆放当日所需的办公物品（电脑、键盘、鼠标、文件、水杯等），摆放整齐、有序，不得堆放与工作无关的物品（如零食、生活用品、饰品等）；桌面文件需分类整理，常用文件放入文件筐，不常用文件及时归档至个人文件柜，杜绝桌面杂乱。个人文件柜需规范使用，分类存放文件、资料，张贴标识，保持柜内整洁，不得存放易燃易爆、有毒有害、违禁品及与工作无关的私人物品；文件柜需及时上锁，做好保密工作，防止文件丢失、泄露。办公区域内不得私拉乱接电线、网线，不得擅自安装、使用大功率电器（如电炉、电暖器、电饭煲等），确因工作需要使用特殊电器的，需提前向行政部申请，经批准并落实安全防护措施后，方可使用，严防用电安全隐患。员工下班或离开办公工位超过1小时的，需关闭电脑、打印机、台灯等办公设备电源，整理好桌面文件，锁好个人文件柜及办公抽屉，做好安全防范工作，杜绝资源浪费和安全隐患。办公区域内严禁吸烟、酗酒、赌博、喧哗、打闹，严禁从事与工作无关的活动（如看电影、玩游戏、浏览无关网站、处理私人事务等），严禁在办公区域内争吵、争执，维护办公区域的安静秩序。员工需规范着装，仪容仪表整洁得体，不得穿着休闲、随意的服装（如睡衣、拖鞋、短裤等）上班；接待客户、参加会议时，需按要求穿着正装或职业装，展现公司良好形象。第六条各功能区域管理接待区：接待区是公司接待客户、访客的重要区域，由行政部负责日常管理和卫生保洁。接待区需保持整洁、美观，沙发、茶几摆放整齐，桌面无杂物、水渍；接待用品（如饮用水、纸杯、宣传资料等）需提前准备齐全、摆放规范；员工接待客户、访客时，需礼貌热情、主动引导，不得在接待区喧哗、闲聊，接待结束后，及时清理接待区，整理好接待用品。会议室：会议室实行“预约使用、规范管理”的原则，由行政部负责统筹管理。员工需使用会议室的，需提前通过办公系统或向行政部申请，明确使用时间、使用用途、参会人数，经确认后，方可使用；使用会议室时，需保持室内整洁，不得随意挪动桌椅、设备，不得在会议室内吸烟、进食、乱扔杂物；会议结束后，需及时清理会议室，关闭电源、灯光、空调，整理好桌椅、会议资料，将垃圾带走，确保会议室恢复原貌；会议室设备（如投影、音响、麦克风等）出现故障的，需及时告知行政部，由行政部安排维修，不得擅自拆卸、维修。茶水间：茶水间由行政部负责日常管理和卫生保洁，为员工提供饮水、休息的便捷服务。茶水间内的饮水机、微波炉、冰箱等设备需规范使用，员工使用时需遵守操作说明，严禁违规操作；使用后，及时清理设备表面及周边卫生，杜绝水渍、污渍；饮用水桶、纸杯、垃圾袋等物品需规范摆放，垃圾及时分类投放至垃圾桶，不得随意堆放；严禁在茶水间内长时间逗留、闲聊，不得将茶水间用作私人休息区域。储藏室：储藏室由行政部负责管理，用于存放公司办公物资、耗材、闲置物品等。储藏室内物品需分类摆放、张贴标识，整齐有序，不得随意堆放、杂乱无章；办公物资、耗材需按需领用，领用需登记备案，严禁浪费；储藏室内严禁存放易燃易爆、有毒有害、违禁品及与公司工作无关的私人物品；储藏室需及时上锁，做好安全防范工作，防止物品丢失、损坏。卫生间及走廊：卫生间由保洁人员负责日常清洁，保持卫生间干净、整洁、无异味，洗手台、地面无积水、污渍，卫生纸、洗手液等用品及时补充；员工使用卫生间时，需自觉保持卫生，不得乱扔杂物、乱涂乱画，用完后及时冲水；走廊需保持整洁、畅通，不得在走廊内堆放物品、摆放杂物，不得在走廊内喧哗、打闹、停留闲聊，确保走廊通行顺畅。第三章办公秩序与行为规范为维护总部办公场所正常办公秩序，规范员工办公行为，提升工作效能，明确员工办公行为准则，杜绝违规违纪行为。第七条考勤与在岗管理员工需严格遵守公司考勤管理制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工；上下班需按规定打卡，严禁代打卡、伪造打卡记录，一经发现，按公司奖惩制度相关规定处理。员工上班期间需坚守工作岗位，认真履行工作职责，不得擅自离岗、串岗，不得长时间离开办公工位处理与工作无关的事务；确因工作需要离岗、串岗的，需告知本部门负责人，说明事由及返回时间，经同意后方可离岗，返回后及时销假。员工请假、休假需严格遵守公司请假管理制度，提前提交书面请假申请，经批准后方可离岗；请假期间，需做好工作交接，确保工作正常推进，不得因请假影响工作进度；请假结束后，及时返岗，并向本部门负责人及行政部销假。第八条办公行为规范员工办公期间需保持专注，认真处理工作事务，提高工作效率，不得敷衍了事、拖延工作；工作中遇到问题的，需及时向本部门负责人或同事请教、沟通，不得推诿、扯皮、逃避责任。员工之间需团结协作、相互尊重、相互支持，不得相互推诿、指责、争吵，不得搞小团体、拉帮结派，共同维护和谐的工作氛围；交流工作时，需简洁明了、聚焦主题，不得闲聊、谈论与工作无关的话题，影响他人工作。员工接待客户、访客、合作单位人员时，需礼貌热情、主动问候，使用文明用语（如“您好”“请坐”“请问有什么可以帮您”等），耐心解答相关咨询，积极配合开展工作，展现公司良好的服务形象；严禁态度冷漠、敷衍了事、与客户发生争执。员工需规范使用公司办公设备（电脑、打印机、复印机、扫描仪等），严格按照操作说明操作，严禁违规操作、恶意损坏设备；办公设备出现故障的，需及时告知行政部，由行政部安排维修，不得擅自拆卸、维修；严禁私自占用、挪用公司办公设备，严禁将办公设备用于私人用途。员工需规范使用公司办公系统、邮箱等，严禁利用办公系统、邮箱发送与工作无关的信息（如垃圾邮件、娱乐链接、私人消息等），严禁利用办公系统、邮箱传播涉密信息、违规信息、不良信息；办公邮箱需定期清理，重要邮件及时备份、归档。员工需自觉爱护公司财物，不得故意损坏、丢失公司办公设备、办公用品、墙面、地面等资产；发现公司财物损坏、丢失的，需及时告知本部门负责人及行政部，查明原因，承担相应责任；办公用品需按需领用，节约使用，严禁浪费（如随意丢弃纸张、滥用笔墨等）。第九条涉密管理规范涉及公司核心数据、经营决策、客户信息、财务数据、合同协议、技术资料等涉密内容的文件、资料、电子数据，需严格保密，不得随意摆放、泄露；涉密文件、资料需单独存放、专人保管，标注“涉密”标识，严禁转借、复制、传播给无关人员。员工办公电脑需设置密码，严禁随意透露电脑密码、办公系统账号密码，严禁转借电脑给无关人员使用；涉密文件、电子数据需加密存储，及时备份，严禁存储在私人设备（如U盘、手机、笔记本电脑等）中，严禁通过私人邮箱、微信等方式传输涉密信息。员工离职时，需将手中的涉密文件、资料、电子数据全部移交至本部门负责人或指定人员，删除私人设备中存储的公司涉密信息，注销办公系统、邮箱等账号，签订保密协议，严格履行保密义务，严禁离职后泄露公司涉密信息。严禁在办公场所内谈论涉密信息，严禁在非涉密场合（如接待区、茶水间、走廊等）摆放涉密文件、资料，严防涉密信息泄露；发现涉密信息可能泄露或已经泄露的，需立即采取补救措施，并及时向本部门负责人及行政部报告。第四章安全管理安全管理是总部办公场所管理的核心重点，需全面落实安全管控责任，排查整改各类安全隐患，防范各类安全事故发生，保障员工人身财产安全和公司资产安全。第十条消防安全管理行政部负责总部办公场所消防安全的统筹管理，定期组织开展消防安全检查（每周至少1次日常排查，每月至少1次全面检查），重点排查消防设施（灭火器、消防栓、消防水带、应急照明灯、疏散指示标志等）的完好情况、消防通道的畅通情况、用电安全情况等，及时发现并整改消防安全隐患，做好检查记录。消防设施需规范摆放，不得随意挪动、遮挡、损坏、挪用，灭火器需定期检查、换药，确保完好有效；消防通道需保持畅通，不得在消防通道内堆放物品、摆放杂物、堵塞通道，不得占用消防栓周边空间，确保火灾发生时能够正常使用。全体员工需学习消防安全知识，熟悉消防设施的使用方法、火灾逃生路线及应急处置流程，行政部定期组织开展消防安全培训、应急演练（每半年至少1次），提升员工的消防安全意识和应急处置能力。办公场所内严禁吸烟、严禁存放易燃易爆物品（如汽油、酒精、鞭炮等），严禁违规使用明火，确因工作需要使用明火的，需提前向行政部申请，经批准并落实安全防护措施后，方可使用，使用后及时清理，杜绝火灾隐患。发生火灾时，发现人员需立即拨打火警电话，同时向本部门负责人及行政部报告，及时组织人员疏散、开展初期火灾扑救工作；员工需听从指挥，有序撤离，不得惊慌失措、拥挤踩踏，确保人身安全。第十一条用电安全管理办公场所内的用电线路、电器设备需规范安装、定期维护，由行政部安排专业人员负责检查、维修，严禁私拉乱接电线、网线，严禁擅自改装用电线路、电器设备，严防用电线路老化、短路引发安全事故。员工需规范使用办公电器设备，严格按照操作说明操作，不得违规操作；下班或离开办公工位时，需关闭所有办公电器设备电源，拔掉电源插头，杜绝长明灯、长待机，既节约用电，又防范用电安全隐患。严禁在办公区域内使用大功率电器、违规电器（如电炉、电暖器、电饭煲、电水壶等），确因工作需要使用的，需提前向行政部申请，经批准并落实安全防护措施后，方可使用，使用期间需有人看管，严禁无人看管状态下使用。发现用电异常（如电线发热、电器设备故障、跳闸等）的，需立即关闭电源，停止使用，及时告知行政部，由专业人员进行检查、维修，不得擅自拆卸、维修，严防触电、火灾等安全事故发生。第十二条人身财产安全管理员工需自觉爱护自身人身安全，上班期间不得从事危险行为（如攀爬窗户、翻越护栏等），不得在办公场所内追逐、打闹，严防人身伤害事故发生；发现办公场所内有安全隐患（如地面湿滑、护栏松动等）的，需及时告知行政部，由行政部及时整改。员工需妥善保管个人财物（如手机、电脑、钱包等），不得随意摆放，贵重物品需随身携带或锁入个人文件柜，严防财物丢失、被盗；发现可疑人员、盗窃行为的，需及时向本部门负责人及行政部报告，必要时拨打报警电话。办公场所实行封闭式管理，非公司员工进入办公场所需按本制度第五章访客管理相关规定执行，严禁无关人员随意进入办公区域，严防无关人员进入引发人身财产安全隐患。员工之间、员工与客户之间发生矛盾纠纷的，需理性沟通、友好协商解决，不得争吵、争执、斗殴，严禁在办公场所内发生暴力冲突；发生暴力冲突的，相关人员需及时劝阻，并向本部门负责人及行政部报告，必要时拨打报警电话。第五章访客管理为规范总部办公场所访客管理，维护办公秩序和安全，保障公司核心信息安全，提升公司服务形象，明确访客接待流程和管理要求。第十三条访客登记规范所有进入公司总部办公场所的访客（包括客户、合作单位人员、应聘人员、亲友等），均需在前台进行登记，由前台工作人员核对访客身份信息（身份证、驾驶证等有效证件），询问访客事由、接待部门、接待人员，填写《访客登记表》，明确访客进入时间、预计离开时间。访客登记后，前台工作人员需及时联系接待人员，确认接待事宜，经接待人员同意后，为访客发放访客标识（如访客证），引导访客至接待区等候，严禁访客未经登记、未经同意擅自进入办公区域。应聘人员需在前台登记身份信息、应聘岗位，由前台工作人员联系人力资源相关负责人（或对应部门负责人），引导至指定区域等候面试，面试结束后，及时收回访客标识，做好离开登记。员工亲友来访的，需在非工作时间来访，工作时间内严禁亲友进入办公区域；确因紧急情况需要来访的，需提前向本部门负责人及行政部申请，经批准后，在前台登记，在接待区等候，接待结束后，及时离开，不得在办公场所内长时间逗留。第十四条访客接待与离场规范接待人员接到前台通知后，需及时到接待区接待访客，不得让访客长时间等候；接待访客时，需礼貌热情、主动沟通，严格遵守涉密管理规定，不得向访客泄露公司核心信息、涉密内容。访客在办公场所内活动期间，需由接待人员全程陪同，严禁访客擅自进入办公区、会议室、储藏室等非接待区域，严禁访客随意翻阅、查看公司文件、资料，严禁访客触碰、使用公司办公设备、消防设施等。访客需自觉遵守公司总部办公场所管理制度，保持办公场所整洁，不得在办公场所内吸烟、喧哗、打闹、乱扔杂物，不得从事与来访事由无关的活动，不得损坏公司财物，违反规定的，接待人员需及时劝阻。访客离开时，需将访客标识交回前台，前台工作人员核对访客信息，填写离开时间，做好离场登记；接待人员需确认访客已带走个人物品，无遗留物品，引导访客有序离开办公场所。严禁访客在办公场所内留宿，严禁访客携带易燃易爆、有毒有害、违禁品等进入办公场所，发现此类情况的，前台工作人员及接待人员需及时制止，必要时拨打报警电话。第六章环境卫生与设施维护为保持总部办公场所整洁、卫生的环境，保障办公设施设备完好，明确环境卫生保洁责任和设施设备维护要求，提升办公舒适度。第十五条环境卫生管理公司总部办公场所环境卫生实行“保洁人员日常保洁、各部门自行负责、行政部监督检查”的模式，行政部负责统筹安排保洁人员，明确保洁范围、保洁频率和保洁标准。保洁人员负责办公场所公共区域（接待区、会议室、茶水间、卫生间、走廊、电梯间等）的日常保洁工作，每天至少保洁2次，保持公共区域干净、整洁、无异味、无杂物、无污渍；及时清理垃圾桶内的垃圾，定期对公共区域进行消毒，做好保洁记录。各部门负责本部门办公区域的环境卫生，员工负责个人办公工位的卫生保洁，每天上班前、下班后，需清理个人办公工位，整理好办公物品，将垃圾投放至指定垃圾桶；每周至少开展1次部门内部卫生大扫除，清理卫生死角，保持部门办公区域整洁。办公场所内实行垃圾分类管理，行政部在各区域合理设置分类垃圾桶（可回收垃圾、其他垃圾等），全体员工需自觉将垃圾分类投放至对应垃圾桶，不得随意乱扔垃圾、乱倒污水，不得在办公场所内堆放垃圾。行政部定期对办公场所环境卫生进行检查（每周至少1次），对卫生不达标的区域，及时通知相关部门或保洁人员限期整改，对整改不到位的，予以通报批评，确保办公场所环境卫生符合标准。第十六条设施设备维护行政部负责总部办公场所所有设施设备（办公设备、水电设施、消防设施、桌椅、门窗、空调等）的统筹维护和管理，建立设施设备管理台账，详细记录设施设备的采购时间、规格型号、维护记录、维修情况等。办公设备（电脑、打印机、复印机、扫描仪等）由行政部安排专人负责维护，定期对办公设备进行检查、调试，及时发现并维修设备故障；员工使用办公设备时，需规范操作，严禁违规操作、恶意损坏，发现设备故障的，及时告知行政部，由行政部安排维修。水电设施（水龙头、水管、电路、开关、插座等）由行政部安排专业人员负责维护，定期检查水电设施的完好情况，及时维修漏水、漏电、损坏等问题，严防水电设施故障引发安全隐患；员工发现水电设施异常的，及时告知行政部。桌椅、门窗、空调等设施需定期检查、维护，桌椅出现松动、损坏的，及时维修、更换；门窗出现变形、损坏、漏风漏水的，及时维修；空调需定期清洗、保养，确保正常使用，节约用电。设施设备的维修、更换，需由行政部统一统筹，按公司采购、报销相关制度执行，严禁各部门或员工擅自维修、更换设施设备，严禁私自采购设施设备，确保设施设备维护规范、合规。第七章违规处置为确保本制度落地执行，强化各部门及员工的责任意识，对违反本制度相关规定的行为，明确处置标准，做到奖惩分明、违规必究。第十七条违规行为界定凡出现以下情况之一的，均视为违反本制度，需予以处置：违规使用办公区域，擅自占用、挪用他人工位，私自调整工位布局、搭建隔断，改变办公区域用途的；办公工位、个人文件柜杂乱无序，堆放与工作无关的物品，未按要求整理归档文件的；违反办公秩序，上班期间迟到、早退、旷工、代打卡，擅自离岗、串岗，从事与工作无关的活动的；违反办公行为规范，在办公场所内喧哗、打闹、争吵、斗殴，态度冷漠对待客户、访客，违规使用办公设备，浪费办公用品的；违反涉密管理规定，泄露公司核心信息、涉密内容，未按要求保管涉密文件、电子数据的；违反安全管理规定，私拉乱接电线、使用大功率违规电器，损坏、遮挡消防设施，堵塞消防通道，在办公场所内吸烟、存放易燃