建立清欠工作制度

PAGE建立清欠工作制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范清欠工作流程，有效防范和化解各类欠款风险，保障公司资金安全，维护公司正常经营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属各单位在经营活动中发生的各类应收款项的清欠工作。（三）基本原则1.依法合规原则清欠工作必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保清欠行为合法合规。2.源头治理原则从合同签订、履行等环节入手，加强风险管理，从源头上预防欠款的发生。3.责任明确原则明确各部门、各岗位在清欠工作中的职责，确保清欠工作责任落实到人。4.多措并举原则综合运用法律、经济、行政等手段，采取协商、调解、仲裁、诉讼等多种方式，积极推进清欠工作。二、清欠工作组织架构及职责（一）清欠工作领导小组及职责1.组成人员成立以公司总经理为组长，财务总监为副组长，各相关部门负责人为成员的清欠工作领导小组。2.职责负责制定公司清欠工作的总体策略和目标，审议清欠工作计划和方案。协调解决清欠工作中的重大问题，对清欠工作进行统筹指导和监督。定期召开清欠工作会议，分析研究清欠工作形势，部署阶段性清欠工作任务。（二）清欠工作办公室及职责1.组成人员清欠工作办公室设在公司财务部门，由财务部门负责人兼任办公室主任，相关业务人员为成员。2.职责负责清欠工作的日常组织和协调，制定具体的清欠工作计划和措施。收集、整理、分析各类欠款信息，建立清欠工作台账，定期向清欠工作领导小组汇报清欠工作进展情况。组织开展欠款催收工作，与欠款单位进行沟通协商，跟踪落实清欠工作进展。负责与法律顾问沟通协调，为清欠工作提供法律支持和指导，必要时启动法律程序。（三）各部门职责1.业务部门负责本部门业务范围内欠款的清收工作，对欠款的形成原因进行分析，制定针对性的清收措施，并组织实施。在合同签订前做好客户信用调查，对客户的经营状况及信用情况进行评估，避免与信用不良客户签订合同。负责合同的执行和管理，严格按照合同约定履行义务，确保合同正常履行，防止因自身原因导致欠款。配合清欠工作办公室做好欠款催收工作，提供相关业务资料和信息，协助制定清欠方案。2.财务部门负责建立健全公司财务管理制度，加强财务管理和会计核算，准确记录和反映各类应收款项情况。定期对公司应收款项进行清理和分析，及时向清欠工作领导小组和相关部门通报欠款情况，提出清欠工作建议。负责清欠资金的管理和核算，确保清欠资金的安全和合理使用。协助清欠工作办公室做好欠款催收工作，对涉及财务方面的问题进行协调处理。3.法务部门负责为清欠工作提供法律支持和服务，审查清欠工作过程中涉及的各类法律文件和合同条款，确保清欠行为合法合规。参与重大欠款案件的处理，制定法律应对策略，代表公司进行诉讼、仲裁等法律活动。开展法律培训和宣传，提高公司员工的法律意识和风险防范能力。4.审计部门负责对清欠工作进行审计监督，检查清欠工作制度的执行情况，对清欠工作效果进行评价。对清欠工作中发现的违规违纪问题进行调查处理，提出审计意见和建议。三、清欠工作流程（一）欠款信息收集与整理1.业务部门在合同执行过程中，应定期对客户的付款情况进行跟踪，发现逾期未付款项时，及时填写《欠款信息登记表》，详细记录欠款单位基本信息、合同编号、欠款金额及形成原因、逾期时间等内容，并提交至清欠工作办公室。2.清欠工作办公室收到《欠款信息登记表》后，应及时进行汇总整理，建立清欠工作台账，对欠款信息进行分类管理。同时，根据欠款情况进行初步分析，确定重点清欠对象和清欠措施。（二）欠款催收1.清欠工作办公室根据欠款信息台账，按照欠款金额大小、逾期时间长短、欠款单位性质等因素，制定欠款催收计划，明确催收责任人、催收方式及时间节点。2.催收责任人应首先与欠款单位进行沟通协商，了解其还款意愿和还款能力，向其发送《催款函》，明确告知欠款金额、逾期时间及应承担的违约责任，要求其限期还款。3.在沟通协商过程中，催收责任人应根据欠款单位的实际情况，采取灵活多样的催收方式。对于有还款能力但故意拖欠的欠款单位，可以采取上门催收、电话催收、邮件催收等方式，施加压力促其还款；对于暂时遇到困难但有还款意向的欠款单位，可以与其协商制定还款计划，帮助其解决实际问题，督促其按照还款计划履行还款义务。4.对于经多次沟通协商仍拒不还款的欠款单位，清欠工作办公室应及时向清欠工作领导小组汇报，研究决定是否启动法律程序。（三）法律程序启动1.若决定启动法律程序，法务部门应及时介入，负责收集、整理与欠款相关的各类证据材料，包括合同、发票、送货单、对账单、催款记录等，确保证据充分、确凿。2.法务部门根据收集的证据材料，起草法律文书，如起诉状、仲裁申请书等，并按照法律规定的程序向有管辖权的人民法院或仲裁机构提起诉讼或仲裁申请。3.在诉讼或仲裁过程中，法务部门应代表公司积极参与庭审或仲裁活动，按照法律规定和法院或仲裁机构的要求，提供相关证据和陈述意见，维护公司的合法权益。4.清欠工作办公室和相关业务部门应积极配合法务部门，提供必要的协助和支持，及时向法务部门反馈欠款单位的相关信息和动态。（四）清欠结果跟踪与反馈1.在欠款催收和法律程序进行过程中，清欠工作办公室应定期对清欠工作进展情况进行跟踪，及时掌握欠款单位的还款动态和法律程序的推进情况。2.对于通过协商、调解等方式达成还款协议的欠款单位，清欠工作办公室应跟踪其还款计划的执行情况，确保欠款按时足额收回。3.对于通过法律程序取得胜诉判决或仲裁裁决的案件，清欠工作办公室应及时跟进执行情况，协助法院或仲裁机构做好执行工作，确保公司债权得以实现。4.清欠工作结束后，清欠工作办公室应及时对清欠工作进行总结，撰写清欠工作报告，向清欠工作领导小组汇报清欠工作成果、存在的问题及改进建议。同时，将清欠工作相关资料进行整理归档，妥善保存。四、清欠工作考核与奖惩（一）考核指标1.清欠金额指标考核各部门及相关责任人在一定时期内完成的清欠金额，包括现金收回金额、以物抵债金额等。2.清欠进度指标考核各部门及相关责任人按照清欠工作计划完成的清欠进度，以实际收回欠款金额占应收回欠款金额的比例为考核依据。3.清欠效果指标考核清欠工作对公司资金回笼、经营效益等方面的影响，如因清欠工作使公司资金周转状况得到改善、坏账损失减少等。（二）考核方式1.清欠工作办公室负责定期对各部门及相关责任人的清欠工作进行统计和分析，按照考核指标计算考核得分。2.考核周期为月度考核和年度考核相结合。月度考核于次月上旬进行，主要对当月清欠工作进展情况进行考核；年度考核于次年年初进行，综合全年清欠工作情况进行全面考核。3.考核结果以书面形式通知各部门及相关责任人，并在公司内部进行通报。（三）奖惩措施1.奖励对于在清欠工作中表现突出、成绩显著的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。对成功收回大额欠款或通过创新清欠方式取得良好效果的部门和个人，公司将给予特别奖励，以激励全体员工积极参与清欠工作。2.惩罚对于未完成清欠工作任务、清欠进度滞后的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、扣发绩效奖金等处罚。对于因工作失误或故意不作为导致欠款未能及时收回，给公司造成重大损失的部门和个人，公司将依法依规追究其责任，包括经济赔偿责任和行政处分等。五、清欠工作风险防范（一）合同风险防范1.业务部门在签订合同前，应严格审查合同条款，特别是关于付款方式、付款时间、违约责任等条款，确保合同条款明确、具体、合法合规，避免因合同漏洞导致欠款风险。2.对于重大合同或涉及金额较大的合同，应组织法务部门、财务部门等相关人员进行会审，从法律、财务等多个角度对合同进行风险评估，提出修改意见和建议，并报公司领导审批后签订。3.在合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时向客户提供合格的产品或服务，并保留好相关证据，如送货单、验收单、发票等，为后续清欠工作提供有力支持。（二）信用风险防范1.建立客户信用评估体系，业务部门在与客户开展业务前，应对客户的经营状况、财务状况、信用记录等进行全面调查和评估，确定客户信用等级。2.根据客户信用等级，合理确定交易方式和信用额度。对于信用等级较低的客户，应采取更为谨慎的交易方式，如要求提供担保、增加预付款比例、缩短付款期限等，以降低信用风险。3.定期对客户信用状况进行跟踪和评估，及时调整客户信用等级和信用额度。对于信用状况恶化的客户，应及时采取措施，如停止供货接单、加强催收力度等，防范信用风险扩大。（三）法律风险防范1.加强法律培训，提高公司员工的法律意识和风险防范能力。定期组织开展法律知识培训和讲座，邀请专业律师进行授课，使员工了解和掌握与清欠工作相关的法律法规和政策规定。2.在清欠工作过程中，严格遵守法律法规和法定程序，确保清欠行为合法合规。对于重大欠