2026年会展托管采购供应协议

2026年会展托管采购供应协议

本2026年会展托管采购供应协议（以下简称“协议”）由以下双方于2026年[具体日期]在[具体地点]签订：

甲方：[甲方全称]

法定代表人：[甲方法定代表人姓名]

注册地址：[甲方注册地址]

统一社会信用代码：[甲方统一社会信用代码]

乙方：[乙方全称]

法定代表人：[乙方法定代表人姓名]

注册地址：[乙方注册地址]

统一社会信用代码：[乙方统一社会信用代码]

鉴于甲方计划于2026年举办[会展名称]，需采购并委托乙方提供会展托管及相关服务，乙方具备相应资质和能力，双方经友好协商，达成如下协议，以资共同遵守：

第一条定义与解释

1.1本协议所称“会展托管”是指乙方根据甲方要求，提供包括但不限于场地布置、设备安装调试、物料管理、人员协调、技术支持及后续撤展等服务。

1.2乙方提供的“采购供应”服务包括但不限于会展所需设备、物料、办公用品等的采购及交付，具体清单详见本协议附件一（若存在）。

第二条合同期限

2.1本协议有效期为自[起始日期]至[终止日期]，共计[期限]个月。

2.2若会展延期或需额外服务，双方应另行协商并签订补充协议。

第三条采购供应内容与标准

3.1乙方应根据甲方提供的采购清单（附件一），确保所供货物符合国家及行业相关标准，并提供完整质量证明文件。

3.2交付时间：货物应于[具体交付日期]前送达甲方指定地点，延迟交付应提前通知甲方并协商解决方案。

第四条费用与结算

4.1乙方提供服务的费用总额为人民币[金额]元（大写：[金额大写]），具体费用构成详见本协议附件二（若存在）。

4.2甲方应在货物交付或服务完成后[具体天数]日内，向乙方支付全部款项。支付方式为银行转账，乙方账户信息如下：

开户行：[乙方开户行名称]

户名：[乙方账户名称]

账号：[乙方银行账号]

4.3如甲方需预付部分款项，金额为人民币[金额]元，剩余款项应在服务完成后支付。

第五条双方权利与义务

5.1甲方的权利与义务：

（1）提供准确的采购需求清单及服务要求；

（2）按约定支付服务费用；

（3）监督乙方服务质量，并及时提出合理改进意见。

5.2乙方的权利与义务：

（1）按合同约定提供货物及服务，确保质量达标；

（2）指派专人负责甲方项目对接，及时响应需求；

（3）承担因自身原因导致的服务缺陷或货物损毁责任。

第六条违约责任

6.1若甲方未按时支付款项，每逾期一日，应向乙方支付应付未付款项的[比例]%作为违约金。

6.2若乙方未能按时交付货物或服务，每逾期一日，应向甲方支付合同总金额的[比例]%作为违约金，但最长不超过合同总金额的[比例]%。

6.3任何一方违反保密条款，应承担相应的法律责任。

第七条不可抗力

7.1因地震、战争、政府行为等不可抗力导致合同无法履行时，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方并采取措施减少损失。

第八条争议解决

8.1本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应友好协商解决；协商不成的，提交[仲裁机构名称]仲裁，仲裁裁决为终局。

第九条保密条款

9.1双方应对本协议内容及合作过程中知悉的对方商业秘密承担保密义务，非经对方书面同意，不得泄露给任何第三方。

第十条其他

10.1本协议附件为本协议不可分割的一部分，与本协议具有同等法律效力。

10.2本协议未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议与本协议具有同等效力。

10.3本协议自双方签字盖章之日起生效。

甲方（盖章）：____________________

授权代表（签字）：____________________

日期：____________________

乙方（盖章）：____________________

授权代表（签字）：____________________

日期：____________________

**一、所需附件列表**

根据合同内容，可能需要的附件包括：

1.**附件一：采购清单**

*详细列明需要乙方采购的货物名称、规格、型号、数量、单价、交付时间、交付地点等。

2.**附件二：费用构成明细**

*详细列明服务费用（如场地布置费、设备租赁费、人员服务费等）和/或货物采购费用的具体构成项目和金额。

3.**附件三：服务验收标准及流程**(可选)

*明确各项服务（如场地布置、设备调试）的验收标准、验收流程、验收负责人及异议处理方式。

4.**附件四：相关资质证明文件**(可选，根据需要)

*乙方可能需要提供相关行业的资质证书、服务经验证明等，以证明其履约能力。

**二、违约行为罗列及认定**

**违约行为：**

1.**甲方违约行为：**

***未按时支付款项：**未能按照合同约定的金额和期限支付服务费或货款。

***提供虚假或错误信息：**提供的采购需求清单、场地信息等关键信息存在重大错误，导致乙方产生额外成本或无法按时履约。

***无正当理由拒绝合理验收：**在服务或货物符合合同约定的情况下，甲方无正当理由拒绝按照合同约定的验收标准或流程进行验收。

***未及时提供必要协助：**甲方未按照合同约定提供乙方履行合同所需的场地接入、人员配合、信息确认等必要条件，导致乙方延误。

2.**乙方违约行为：**

***未按时交付货物：**未能按照合同约定的交付时间和地点交付符合要求的货物。

***提供的服务不符合标准：**提供的会展托管服务（如场地布置、设备安装调试、技术支持）不符合合同约定的质量标准或附件中约定的验收标准。

***货物存在质量问题：**交付的货物存在不符合国家标准、行业标准或合同约定的质量问题，或未能提供必要的质量证明文件。

***延迟提供服务：**对于合同约定的持续性或阶段性服务，未能按时开始或完成关键环节。

***泄露商业秘密：**未经甲方同意，泄露在合作过程中知悉的甲方商业秘密。

***人员资质不符：**指派的服务人员或技术人员不具备合同要求或约定的资质、能力。

**违约行为认定：**

违约行为的认定主要依据以下几个方面：

1.**合同条款：**直接依据合同中关于双方权利义务、履行期限、质量标准、验收方式、违约责任等的具体约定。

2.**客观事实：**通过证据（如物流记录、验收报告、沟通记录、照片/视频等）证明一方未能履行合同义务的事实。

3.**法律规定：**参照《中华人民共和国民法典》等相关法律法规关于合同履行和违约责任的规定。例如，关于不可抗力、不可预见情况下的责任承担。

4.**行业标准：**对于服务质量，若无合同约定，可参考相关行业普遍接受的标准进行判断。

5.**双方协商：**对于是否存在违约以及违约程度，双方可先进行友好协商，达成一致意见。

**三、法律名词解释**

1.**不可抗力(ForceMajeure):**指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。其法律后果通常是免除或部分免除违约方的责任，但需及时通知对方并采取措施减少损失。

2.**商业秘密(TradeSecret):**指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。双方应对合同履行中获悉的对方商业秘密承担保密义务。

3.**违约金(LiquidatedDamages):**合同双方事先约定的，在一方违约时应当支付给对方的一定数额的金钱。其目的是补偿守约方的实际损失或作为惩罚。

4.**仲裁(Arbitration):**指当事人根据协议，将争议提交给约定的仲裁机构，由仲裁机构作出对当事人具有约束力的裁决。仲裁裁决通常具有终局性。

5.**履行(Performance):**指合同当事人按照合同约定完成其应尽义务的行为。

6.**验收(Acceptance):**指甲方对乙方提供的货物或服务是否符合合同约定标准进行的确认过程。

**四、实际执行中可能遇到的问题及解决办法**

**可能遇到的问题：**

1.**需求变更频繁或模糊：**甲方在项目执行过程中可能不断变更需求，或提出的初始需求不明确，导致乙方难以准确履约，成本增加。

***解决办法：**在合同中明确需求变更的流程、审批权限、影响费用和时间的规定。项目初期投入足够时间进行需求调研和确认，形成书面文件。建立有效的沟通机制，及时沟通变更意向。

2.**服务质量难以标准化衡量：**会展托管服务涉及多个环节，部分服务质量（如布置美观度、人员服务态度）难以精确量化。

***解决办法：**尽可能在合同中或附件中详细描述各项服务的质量标准（如参照行业规范或过往案例）。明确验收主体和验收流程，引入第三方监理或由双方共同验收。建立服务过程中的检查和反馈机制。

3.**货物交付延迟或损坏：**供应商延迟交货，或在运输途中货物损坏，责任难以界定。

***解决办法：**在合同中明确交付时间、地点。选择可靠的供应商和物流方。明确货物交付前的保险责任承担方。签订清晰的货物交接确认单，注明货物状态。

4.**费用争议：**双方对服务费用或额外产生的费用存在分歧。

***解决办法：**合同中应详细列明费用构成和计算方式（最好有附件）。明确额外费用的产生条件和审批流程。保留好所有费用相关的沟通记录和凭证。

5.**不可抗力事件发生：**突发的不可抗力事件（如疫情封锁、极端天气）导致合同无法履行或部分无法履行。

***解决办法：**严格按照合同约定的不可抗力条款操作，及时通知对方。积极采取措施减少损失，并保留相关证据。根据不可抗力的影响程度，协商延期、部分免责或终止合同。

6.**验收争议：**甲方对乙方提供的服务或货物验收不合格，但乙方认为已符合要求。

***解决办法：**严格按照合同约定的验收标准和流程进行。保留详细的验收记录（包括合格项、不合格项、原因说明、整改要求等）。在约定时间内就验收结果达成一致，若无法一致，按合同约定处理（如申请鉴定、进入仲裁/诉讼）。

**五、合同适用的所有场景**

本《2026年会展托管采购供应协议》适用于以下场景：

1.**大型会议、展览的举办方：**需要委托专业机构提供场地相关的托管服务（如布置、搭建、设备支持）并同步采购所需物料（如桌椅、灯具、指示牌、宣传品等）。

2.**会展服务机构或集成商：**接受会议、展览举办方的委托，为其提供一揽子解决方案，包括部分或全部的会展托管服务以及相关货物的采购供应。

3.**活动策划与执行公司：**在策划和执行各类线下活动（如发布会、研讨会、庆典、展销会等）时，需要场地支持和服务外包，同时需要采购活动物料。

4.**场地运营方：**为其管理的会展中心、酒店宴会厅、展览馆等提供增值服务，包括在租户举办活动时提供托管和物料采购支持。

5.**临时性项目需要外包：**对于非经常性、但规模较大的活动项目，活动主办方将部分或全部执行环节（包括场地相关服务和物料采购）外包给专业服务商。

总而言之，该合同模板适用于任何一方需要将会展相关的场地支持服务与货物采购结合起来，并委托另一方具体执行的场景，旨在明确双方的权利义务，规范合作流程，保障各方利益。

**一、特殊应用场合及应增加的条款**

1.**场合：大型国际性会展**

***说明：**涉及跨国参与、多语言、多文化背景、国际展商、复杂的海关物流和签证协调等。

***应增加条款：**

***国际物流与清关：**明确国际展品的运输方式、保险、关税、增值税等费用的承担方，以及乙方需提供的单证和支持（如协助办理商检、提供原产地证明等）。

***语言服务：**约定会议/展览所需的多语言翻译服务级别（同声传译、交替传译、书面翻译）、服务范围、服务商选择及费用承担。

***签证协助：**如乙方负责或协助邀请国际嘉宾/展商，需明确签证申请流程、所需材料提供、费用承担以及因签证问题导致行程变更的处理方式。

***外汇管理：**约定涉及外币结算时的汇率确定方式、换汇及支付流程。

***国际争议解决：**考虑约定争议解决方式为国际仲裁（如选择国际知名仲裁机构），并明确适用法律。

2.**场合：高安全性要求的政府或军事活动**

***说明：**对场地安全、人员身份验证、物品安检、保密级别有极高要求。

***应增加条款：**

***安全责任与措施：**明确乙方需达到的安全标准（需符合国家或特定行业安全规范），需配备的安全人员资质、数量，实施的安全检查流程（入场安检、物品检查等），以及相关的安全设备配置。约定在安全事件发生时的应急预案和乙方责任。

***保密级别：**提升保密条款的级别，明确活动信息的保密范围、保密期限，以及违反保密义务的更严厉违约责任。可能需要签署单独的保密协议。

***资质要求：**增加对乙方及其服务供应商在安全服务方面资质的具体要求。

***审批流程：**可能需要增加安全方案需经甲方或相关主管部门审批的条款。

3.**场合：涉及高度定制化技术集成（如大型舞台、特殊灯光音响系统）的演艺或发布会**

***说明：**对技术设备的复杂性、集成难度、调试精度、运行保障要求极高。

***应增加条款：**

***技术方案确认与设计：**明确技术方案的提供、审核、确认流程。可能需要乙方提供详细的设计图纸、设备清单、调试方案。

***专业技术人员资质：**详细约定核心技术人员（如灯光师、音响师、视频工程师）的资质要求、经验证明，以及需配备的人数。

***调试与测试：**明确详细的调试时间、流程、测试项目（单机测试、联动测试、彩排测试），以及测试结果的确认方式。

***技术保障与应急：**约定活动期间的技术保障方案（技术人员驻场、备件准备），以及设备故障或技术问题的应急响应机制和责任承担。

***知识产权：**如涉及定制化设计或软件，需明确相关知识产权的归属。

4.**场合：长期租赁并使用大量专用设备进行的活动（如大型赛事、巡展）**

***说明：**合同周期较长，涉及设备的租赁、维护、保养、保险，以及可能的磨损和更换。

***应增加条款：**

***设备租赁与维护：**明确租赁设备的清单、规格、租赁期限、租金支付方式。约定设备的维护保养责任（日常维护由谁负责，定期保养由谁组织）、保险责任（设备损坏、第三方责任险等）。

***设备损耗与更换：**约定设备的合理损耗标准，超出部分或因使用不当造成的损坏的处理方式（维修、更换、赔偿）。明确易耗品的补充机制和责任。

***租赁期届满后的处理：**明确租赁期结束后设备的返还标准、清洁要求、归还流程。

5.**场合：乙方提供整体解决方案并承担大部分风险（如EPC模式-工程总承包）**

***说明：**乙方不仅提供服务，还负责大部分设计、采购（除甲方指定外）、施工和管理，对最终效果承担主要责任。

***应增加条款：**

***范围界定：**更清晰地界定乙方负责的工作范围和甲方需要配合的事项。

***项目进度与里程碑：**设定更详细的项目执行里程碑和交付节点，以及相应的验收标准。

***风险承担：**明确在设计和采购阶段可能出现的风险（如成本超支、技术难题）由谁承担，以及相应的调整机制（如调整合同价款、变更方案）。

***最终效果保证：**约定对最终托管效果和采购货物的综合表现的保证期和验收标准。

***履约保函：**可能需要乙方提供履约保函，以保障其履行合同义务。

**二、附件条款增加**

**1.当有第三方介入时，需要增加的第三方的款项（责权利）及具体内容（建议增加附件三：第三方服务与费用）**

***具体内容：**

***第三方服务内容描述：**详细列出所有引入的第三方服务内容（如特定技术支持、安保服务、清洁服务、餐饮服务、搭建服务、翻译服务等）。

***第三方服务标准：**明确每个第三方服务需达到的质量标准或服务水平协议（SLA）关键指标（如响应时间、完成质量、客户满意度等）。

***第三方费用承担：**

*明确各项第三方服务的费用由谁承担（甲方、乙方或双方按约定比例分摊）。

*明确费用是包含在合同总价内，还是需要乙方代收代付，或由甲方直接支付给第三方。

*如由乙方代收代付，明确付款周期和结算方式。

***乙方对第三方的管理责任：**

*约定乙方对第三方的选择、资质审核、合同签订（如乙方代签）、工作监督、绩效评估等负有管理责任。

*明确因第三方服务质量问题、延误或违约，乙方的赔偿责任及追偿权。

***第三方信息保密：**约定乙方需要求第三方对其在项目执行中知悉的甲方信息（包括但不限于技术信息、客户信息、商业计划等）承担保密义务。

***第三方人员管理：**约定第三方人员在活动现场的行为规范、着装要求、证件管理、安全责任等，以及乙方对其人员的协调和管理责任。

**2.当以上合同是以甲方为主导时，需要额外增加的甲方主动性（责权利）合同条款及具体内容（建议增加条款或作为条款细化的补充）**

***具体内容：**

***最终验收权与决策权：**明确甲方对乙方提供的服务和货物的最终验收标准和验收结果具有决定性否决权，即使乙方自认为已满足要求。

***需求变更的审批流程：**详细规定甲方提出需求变更的流程，包括书面申请、理由说明、影响评估（费用、时间）、乙方确认、双方协商确认等环节。强调重大变更可能需要重新签订补充协议。

***信息提供与决策支持：**约定甲方有责任在合同约定的时间内，向乙方提供执行项目所需的相关信息、决策支持和必要协助（如提供场地准确图纸、明确审批流程、及时确认需求等），任何延误或缺失均可能导致乙方延误。

***内部协调责任：**明确甲方需负责协调其内部各部门或相关方，确保项目顺利进行，避免因甲方内部协调不力导致问题。

***知识产权确认：**如甲方提供部分设计元素、品牌标识等，需明确甲方保证其拥有合法权利，并约定乙方使用这些知识产权的权利边界和保密义务。

**3.当以上合同是以乙方为主导时，需要额外增加的乙方主动性（责权利）合同条款及具体内容（建议增加条款或作为条款细化的补充）**

***具体内容：**

***项目计划与进度报告：**约定乙方需制定详细的项目执行计划（时间表、里程碑），并定期向甲方提交进度报告，接受甲方监督。

***主动优化与建议权：**赋予乙方在项目执行过程中，基于专业经验，向甲方提出优化服务方案或节约成本的建议权，甲方应予以考虑。

***应急预案制定与执行：**约定乙方需针对可能出现的风险（如设备故障、人员缺席、天气突变、安全事件等）制定应急预案，并确保有能力按预案执行。

***主动沟通机制：**约定乙方需指定专门的项目负责人与甲方保持密切沟通，及时汇报进展、协调问题、确认需求变更。

***资源调配承诺：**约定乙方需确保投入足够的人力、物力资源以保障项目按计划执行，并对关键岗位人员（如项目负责人、技术专家）的稳定性和专业性负责。

***履约保证金或履约保函：**根据项目规模和风险，可能需要乙方提供履约保证金或履约保函，以保障其履行合同核心义务。

**三、特殊应用场景下需要额外增加的特殊条款及注意事项**

***场景：涉及文物保护或历史建筑的会展**

***特殊条款：**增加关于保护文物的专门条款，明确乙方在场地布置、设备安装、人员活动等方面的限制要求，需遵守相关文物保护法规。约定因乙方原因造成文物损坏的赔偿责任（可能极高）。可能需要获得文物保护部门的许可，并承担相关责任。

***注意事项：**提前进行现场勘察，评估文物保护风险。选择有相关经验并能提供相应资质的乙方。购买足额的文物特别险。

***场景：完全线上或混合模式会展**

***特殊条款：**约定线上平台的技术要求（稳定性、并发能力、功能）、平台搭建与维护责任（乙方或双方分担）、线上服务标准（如直播质量、互动功能）、数据安全与隐私保护责任。明确混合模式下的场地支持服务范围和标准。

***注意事项：**评估线上平台的兼容性、用户体验。关注数据跨境传输合规性问题。明确线上服务的SLA。

***场景：涉及大规模餐饮供应的会展**

***特殊条款：**增加关于食品安全、卫生标准的具体要求，明确乙方需符合相关食品经营资质。约定菜单确认流程、备餐量计算依据、配送时间与路线、保温措施、垃圾处理等。明确因食品安全问题导致责任的处理方式。

***注意事项：**选择有良好口碑和资质的餐饮供应商（若乙方代为管理）。加强现场食品安全检查。

**四、原始合同所需要的所有的详细的附件列表**

1.附件一：采购清单

2.附件二：费用构成明细

3.附件三：第三方服务与费用（根据需要，如有第三方介入）

*3.1第三方服务内容描述

*3.2第三方服务标准

*3.3第三方费用承担方式

*3.4乙方对第三方的管理责任

*3.5第三方信息保密要求

*3.6第三方人员管理规范

4.附件四：服务验收标准及流程（根据需要，如服务标准不易量化）

5.附件五：相关资质证明文件（根据需要，如乙方需提供特定资质）

6.附件六：国际物流与清关安排（根据需要，如适用国际会展）

7.附件七：语言服务安排（根据需要，如适用国际会展）

8.附件八：签证协助安排（根据需要，如适用国际会展）

9.附件九：安全责任与措施细则（根据需要，如适用高安全要求场合）

10.附件十：技术方案与设计文件（根据需要，如适用高度定制化技术集成场合）

11.附件十一：设备租赁与维护清单（根据需要，如适用长期租赁设备场合）

12.附件十二：项目进度与里程碑计划（根据需要，如甲方主导或项目复杂）

*(注：并非所有附件都必然存在，具体需要根据实际合同标的的复杂性和特殊性来确定。)*

**五、原始合同所涉及到的法律名词及名词解释**

1.**不可抗力(ForceMajeure):**指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。其法律后果通常是免除或部分免除违约方的责任，但需及时通知对方并采取措施减少损失。

2.**商业秘密(TradeSecret):**指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。双方应对合同履行中获悉的对方商业秘密承担保密义务。

3.**违约金(LiquidatedDamages):**合同双方事先约定的，在一方违约时应当支付给对方的一定数额的金钱。其目的是补偿守约方的实际损失或作为惩罚。

4.**仲裁(Arbitration):**指当事人根据协议，将争议提交给约定的仲裁机构，由仲裁机构作出对当事人具有约束力的裁决。仲裁裁决通常具有终局性。

5.**履行(Performance):**指合同当事人按照合同约定完成其应尽义务的行为。

6.**验收(Acceptance)