知识产权-文件控制程序

XXXXXXXXXX有限公司文件控制程序编制：审核：管代签字文件编号：XZH-IPP-01-2019批准：总经理签字版本号/修订次：A0发布日期：受控状态：密级：实施日期：1目的编制本程序的目的是明确公司文件的编制、审批、标识、使用、更改、贮存和作废文件的管理、处置要求，以对公司体系文件进行有效控制。2适用范围本程序适用于公司所有文件的管理。3职责总经理及其高管层负责知识产权方针和目标的制订、知识产权管理手册、程序的评审和批准。知识产权管理部门负责知识产权文件、记录管理的监督工作。各部门经理负责本部门文件的编制、更改、报废、评审，并报总经理批准。管理部负责公司文件的编制、分发、保存和管理。4总则4.1文件的范围公司的文件包括为确保知识产权管理体系及其过程有效策划、运行和控制所要求的文件，主要有：形成文件的知识产权管理体系的方针和目标；知识产权管理手册；知识产权控制程序文件；为确保过程有效策划、运行和控制所要求的文件，如产品标准、工艺规程等；GB/T29490-2013标准、知识产权管理手册、程序文件、管理制度、记录文件等；外来文件，与知识产权相关的国家标准、法律、法规、地方条例、行业协会文件、地方政府文件、行政决定、司法判决、律师函件等。4.2文件的分类按受控要求分受控文件：公司内部使用、具有企业法规性质、在工作和活动必须遵守的文件（包括提供给认证机构的体系文件等），公司对此类文件负有更改责任。非受控文件：提供给外部赠阅、仅供外部参考、不具有约束力的文件，公司对此类文件不负更改责任。按文件来源分内部文件、外来文件。按文件密级分秘密、机密、绝密按文件类别分管理性文件、技术性文件和记录文件管理性文件：包括管理体系手册、程序文件、计划、管理制度、外来管理性文件资料；技术性文件：包括产品标准、图样、工艺文件、检验规程、作业指导书和外来技术文件资料；记录文件：管理体系正常运行所需的各类记录表式。4.3文件控制要求文件控制应做到：文件发布前得到审核和批准，以确保文件是充分与适宜的；按规定对文件进行评审与更新，并再次审核和批准；确保文件的更改和现行修订状态得到识别；确保在使用处可获得适用文件的有效版本；确保文件保持清晰、易于识别；按文件类别、秘密级别进行管理；确保外来文件的来源及取得时间可识别，并控制其分发；防止作废文件非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当标识。确保文件的更改得到原审批部门或指定的其他审批部门的审核和批准，该被指定的审批部门应能获取用于作出决定的相关背景资料。内部发放使用的所有知识产权管理体系文件必须有控制号和状态标识；外部赠阅的知识产权管理手册、程序文件须经管理者代表批准并做出赠阅标识（提供给第三方和第二方审核时不做赠阅标识）。4.4文件的编号表SEQ表\*ARABIC1文件编号规则文件类型文件编号规则知识产权管理手册XX（企业代码）-IPM（知识产权管理手册）-XXXX（发布年限）程序文件、管理制度文件XX（企业代码）-IPP（程序文件/管理制度文件）-XXX（顺序号）-XXXX（发布年限及版本号）记录表格XX（企业代码）-IPF（记录表格）-XXX（对应的《企业知识产权管理规范》条款号）-XXX（记录顺序号）注：企业原有表单适用本体系的，沿用原表单及其编号。外来文件编号延用原编号。5文件控制流程编制与审批——文件标识——文件的发放——文件的使用——文件的更改——文件的评审与更新——文件的贮存——作废文件的管理6文件控制程序6.1文件的编制与审批知识产权管理手册的编制与审批公司的知识产权管理手册由知识产权管理部门组织进行编制，管理者代表审核，总经理批准。知识产权方针和目标的制定与发布知识产权方针由总经理会同高管层制定、发布。知识产权目标由知识产权管理部门提出，由总经理批准、发布。知识产权管理体系的编制与批准公司的知识产权管理体系文件、由知识产权管理部门组织编制，管理者代表审核，总经理批准。技术文件的编制与批准公司的技术文件包括产品图纸、技术条件（产品标准）、工艺规程、检验规程等，由技术研发部编制、部门负责人审查、报分管技术副总批准。其它文件的编制与批准用于过程控制方面的制度，由主管部门编制、知识产权管理部门会签、主管部门负责人审核、分管副总批准；有关检验、检测器具方面控制用的制度、规章，由质量部编制，主管部门负责人审核，分管副总批准；收集和报告数据的标准表格和知识产权管理体系运行有关的其它文件，由主管部门编制、知识产权管理部门会签、管理者代表或总经理批准。受控文件清单技术研发部会同知识产权管理部门编制技术（设计、工艺、知识产权）文件及外来技术标准的《受控文件清单》、管理部编制公司管理性文件及适用的法律法规的《受控文件清单》，管理者代表或总经理批准后发布，确保使用的文件现行有效并得到控制。6.2文件的标识公司应按下述要求对受控文件进行明显的标识：知识产权管理手册、知识产权计划、知识产权管理体系程序文件等以其受控状态作为标识（须加盖受控章）；技术文件以其文件编号和版次或状态作为标识；标准和产品适用的法律法规以其标准号和版次作为标识；其它外来文件以原文件编号和日期作为标识；如有特殊要求，按要求标识。6.3文件的发放这里的“文件”是指纸质文件，电子文件不经批准不得发放。内部发放文件一般应发至需要使用部门或场所，应保证在需要使用的地方可以方便的得到文件的有效版本；知识产权管理手册、知识产权计划、知识产权管理体系程序文件、管理制度文件、技术文件按知识产权管理部门确定的范围发放；其它文件按主管部门确定的发放范围发放；需扩大文件的发放范围时，由使用单位提出申请，经主管部门负责人批准（知识产权管理手册、知识产权计划、知识产权管理体系程序文件由管理者代表或总经理批准）后，按批准的发放范围发放；文件的发放须做好记录，具体由各负责部门填写《文件发放、回收记录》，并予以妥善保存。文件发放部门编号见表2。表SEQ表\*ARABIC2文件发放部门编号总经理管代知识产权管理部门行政部财务部市场部技术研发部010203040506070809文件的复制与提供受控文件不允许私自复制和提供，确因工作需要复制和提供时，按“6.314）”条的规定执行。合同或顾客要求时，知识产权管理部门按“6.314）”条规定复制技术文件、知识产权文件并向顾客提供。6.4文件的使用文件在使用中必须作到：在批准的范围内正确使用；妥善保管，防止污损、遗失；发生污损或遗失时须及时报告、重新申请领用，经主管部门批准后补发。6.5文件的更改文件更改文件需要更改时，由提出人或部门负责人提出申请，填写《文件更改、作废通知单》，说明更改原因；文件更改后的审批管理按原文件的审批程序办理；若指定的其他审批部门评审和批准，被指定的审批部门应能获取用于作出决定的相关背景资料。文件更改后，应将更改后的文件或更改通知按规定的发放范围及时发放到位（对于非受控的文件不做更改）。文件更改后必须明确生效日期。文件的更改一般采用划改的形式进行，但在下述情况下应采用换页的形式对文件进行更改：一页内容的更改超过版幅的三分之一；更改的内容不能表达清楚；更改后版面混乱。文件的换版有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，应进行换版，填写《文件更改、作废通知单》；原版次文件相应作废；按原发放范围、发放程序换发新版本有效文件。6.6评审与更新定期的评审公司按下列周期对受控的有效文件进行评审，以确保文件的受控和现行有效：知识产权方针、知识产权目标和知识产权管理手册、知识产权计划：每年评审一次，总经理组织进行；知识产权管理体系程序：每三年评审一次，管理者代表或总经理组织进行；知识产权管理体系记录文件：每三年评审一次，知识产权管理部门组织进行；其它文件：每三年评审一次，主管部门组织进行。特殊情况下的评审当发生下述情况时，公司应及时对有关文件进行评审与更新：所依据的标准发生了变化；文件不适应标准、法规和上级的要求；知识产权管理体系发生重大变化；文件不能满足顾客要求；公司认为必要时。更新文件经评审后，应及时进行更新（更改或换页、换版），并重新按“6.16”条的规定更新《受控文件清单》。6.7文件的保存存档文件的保存有效文件发布后，由行政部负责归档、保存。文件的保存必须满足：环境适宜，有利于文件的保存；有防止意外事故发生的防范措施；账目清晰，分类保管，便于存取和检索；进行定期或不定期检查，防止损坏、丢失、变质；所有被替代的文件的副本应与文件一起保存。记录保存期限不少于2年。使用文件的保管使用部门应妥善保管本部门使用的文件，确保文件清晰，易于识别。6.8作废文件的管理作废文件的保存如因特定目的需对作废的管理文件、技术文件进行保留，由知识产权管理部门加盖“作废”印章后予以保存。作废文件的销毁主管部门编制作废文件清单，按“6.1”条规定批准后，销毁作废文件，《作废文件、记录销毁清单》按“6.7.1”条规定进行保存。7文件的密级管理7.1文件定密按文件重要程度分为三级，分别为“绝密级”、“机密级”、“秘密级”。“绝密级”是最重要的文件，泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重的损害。包括：所有产品的技术总结报告、技术配方、工艺卡片、技术通知、原材料和产品的编码方法、工程设计；经营决策、营销规划、市场调查和预测报告、促销方案、定价策略、商业函电；成本核算、销售核算、内部会计报告与分析；项目投资策略及方案、股权调整方案、董事会会议记录及相关决议；人力资源发展计划、薪酬方案、中高级职员的全部资料、兼职和聘用人员的合同协议、内部各考核体系考核资料。“机密级”是重要的文件，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害。包括：所有产品的工艺流程图、工艺操作规程、生产过程的质量记录、经营战略、销售政策、营销计划、销售网络、销售渠道、客户档案、合同订单、营销管理制度、工作总结；采购渠道、进价策略、主要原材料技术指标；银行存款核算、往来核算、存货核算、所有者权益核算；人员调配方案、人员结构、员工录取过程资料。“秘密级”是一般的文件，泄露会使公司的安全和利益遭受损害。包括：一般的非标设备资料、整合体系手册、程序文件、管理制度文件、内部审核报告、管理评审报告、长期投资核算、外部会计报告、档案室普通文件、员工薪资表等。7.2密级文件控制对“机密级”以上文件实行标识控制，加盖“绝密”、“机密”印章。文件的密级及标识，由各部门依据本程序随时进行确定，并标明保密级别。文件在确定密级前，各部门应当按照拟定的密级，先行采取保密措施。各部门根据需要对文件资料等载体进行密级变更和解密，应及时向知识产权管理部门申报，经公司相关会议审查同意后，方可进行调整，由知识产权管理部门做好相应的记录。根据保密需要，对关键数据和软件等计算机信息采取加密或其它安全防范措施，防止泄密。未经部门负责人批准，不得对“机密级”以上文件进行复印或复制。得到许可复印或复制后，复印件或复制件与原件的密级相同。因工作需要使用“机密级”以上文件，应向部门负责人提出申请，部门负责人安排人员对文件及其复印件、复制件使用情况进行登记、记录。7.3密级文件的借阅管理借阅业务性的非机密文件，可以不经领导审批，而由各部门部长掌握。但必须填写《文件记录借阅登记表》，办理借阅手续。借阅“秘密级”文件，必须由知识产权管理部门部长同意，并报管理者代表审批后，方可借阅。借阅“机密级”以上包括“机密级”文件时，必须由总经理批准后，方可借阅。借阅者在借阅期间应对文件负责，并严格执行以下要求：保护文件，不得丢失、裁剪和涂改，并按时归还；做好保密工作，不得翻印和复印，不得转借他人，“绝密级”文件在指定地点阅读。借阅文件时，文件保管人和借阅人应当面查清文件类别、份数，并认真填写《文件记录借阅登记表》，对归还时间、阅读范围等填写清楚。文件退还时，根据《文件记录借阅登记表》填写内容，对文件检查核对，无异议后予以销账。对借阅的文件在限定时间内未归还者应及时催退，以防文件散失或影响他人