学校秘书工作制度

PAGE学校秘书工作制度一、总则（一）目的为了规范学校秘书工作流程，提高工作效率，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于学校秘书岗位的所有工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和学校的各项规章制度，依法依规开展工作。2.以服务学校师生为宗旨，注重工作质量和效率，提供优质、高效的服务。3.严格保守学校机密，确保学校信息安全。4.坚持实事求是，客观公正地处理各项事务。二、岗位职责（一）日常事务处理1.负责学校各类文件、通知、信函的收发、登记、传阅、归档工作，确保文件传递的及时、准确。2.协助学校领导安排会议、活动，做好会议通知、场地布置、会议记录、活动组织等工作，保障会议和活动的顺利进行。3.负责学校办公用品的采购、管理和发放，定期盘点办公用品库存，确保办公用品的充足供应和合理使用。4.协助做好学校的接待工作，包括来访人员的迎送、食宿安排、参观引导等，展现学校良好形象。（二）信息管理1.收集、整理、分析学校各部门的工作信息，及时向学校领导汇报工作进展情况和存在的问题，为领导决策提供参考依据。2.负责学校网站、微信公众号等信息平台的日常维护和内容更新，确保信息发布的及时性、准确性和规范性。3.协助学校做好宣传工作，撰写学校新闻稿件、宣传资料等，扩大学校的社会影响力。（三）档案管理1.建立健全学校档案管理制度，负责学校各类档案的收集、整理、归档、保管和查阅工作，确保档案资料的完整、安全。2.按照档案管理的要求，对档案进行分类、编号、编目，便于档案的查询和利用。3.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，做好档案的保密工作，防止档案信息泄露。（四）沟通协调1.作为学校与上级主管部门、其他学校、社会各界的联络人，及时传达上级指示精神，反馈学校工作情况，保持良好的沟通与协调关系。2.协调学校各部门之间的工作关系，及时解决工作中出现的矛盾和问题，促进学校各项工作的协同推进。3.接待师生来访，倾听师生诉求，及时反馈处理结果，维护学校的和谐稳定。三、工作流程（一）文件处理流程1.收文签收：收到外部文件后，认真核对文件数量、名称、文号等信息，确认无误后在文件传递单上签字。登记：填写文件收文登记表，详细记录文件的来源、日期、文号、标题、份数等信息。传阅：按照文件传阅范围，及时将文件送学校领导和相关部门传阅，并做好传阅记录。办理：根据文件要求，督促相关部门及时办理文件，并跟踪办理进度。归档：文件办理完毕后，按照档案管理规定进行整理归档。2.发文拟稿：根据学校工作需要，由相关部门或人员拟写文件初稿。审核：拟稿完成后，交学校领导或相关负责人进行审核，审核内容包括文件的准确性、规范性、合法性等。签发：审核通过后，由学校领导签发文件。编号：对签发后的文件进行编号，确保文件的唯一性。打印：按照文件格式要求进行打印，确保文件内容清晰、格式规范。盖章：在文件规定位置加盖学校公章。分发：将文件分发给相关部门或人员，并做好发文记录。（二）会议组织流程1.会前准备确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前发布会议通知。准备会议资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等。布置会议场地，检查音响、投影仪、麦克风等设备是否正常运行。2.会中服务引导参会人员签到入场，安排座位。做好会议记录，准确记录会议内容、讨论情况、决议事项等。及时为参会人员提供茶水、文具等服务。3.会后跟进整理会议记录，形成会议纪要，经学校领导审核后发布。督促相关部门落实会议决议事项，跟踪工作进展情况，并及时向学校领导汇报。（三）办公用品管理流程1.需求申报各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明办公用品的名称、规格、数量等信息。将申请表提交给学校秘书。2.采购审批学校秘书对各部门的需求申请表进行汇总整理，根据库存情况进行初步审核。将审核后的申请表提交给学校领导审批。3.采购实施根据学校领导的审批意见，选择合适的供应商进行采购。与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。4.验收入库办公用品到货后，学校秘书组织相关人员进行验收，检查物品的质量、数量、规格等是否符合要求。验收合格后，办理入库手续，将办公用品存放在指定仓库，并做好库存记录。5.领用发放各部门根据工作需要，填写办公用品领用申请表，注明领用物品的名称、规格、数量等信息。将申请表提交给学校秘书。学校秘书根据库存情况进行审核，对符合领用条件的部门发放办公用品，并做好领用记录。（四）档案管理流程1.收集整理定期收集学校各部门形成的文件、资料、记录等档案材料，确保档案的完整性。对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案管理的分类标准，将档案分为文书档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案等类别。对档案材料进行编号、编目，编制档案目录，便于档案的查询和利用。2.归档保管将整理好的档案材料按照档案管理的要求进行装订、装盒，存入档案库房。建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查、通风、防潮、防虫等，确保档案的安全保管。3.查阅利用学校内部人员因工作需要查阅档案时，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。将申请表提交给学校秘书，经学校领导审批后，方可查阅档案。查阅档案时，需在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅完毕后，及时将档案归还档案库房，确保档案的安全。4.鉴定销毁定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。对失去保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经学校领导审批后，按照规定程序进行销毁。销毁档案时，需有两人以上在场监销，并在档案销毁清册上签字确认。四、工作规范（一）文件规范1.文件格式应符合国家和学校的相关标准，字体、字号、行距、页边距等应保持一致。2.文件内容应准确、完整、清晰，语言表达应规范、简洁、明了，避免使用模糊、歧义、生僻的词汇和句子。3.文件编号应按照学校规定的编号规则进行编制，确保文件编号的唯一性和连续性。4.文件盖章应清晰、端正，位置应符合文件格式要求。（二）会议规范1.会议通知应提前发布，通知内容应明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息。2.会议资料应提前准备好，资料内容应准确、完整、清晰，能够满足会议讨论和决策的需要。3.会议记录应真实、准确、完整，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、讨论情况、决议事项等信息。4.会议纪要应及时整理发布，纪要内容应简洁明了，重点突出会议决议事项和工作要求。（三）办公用品规范1.办公用品的采购应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应稳定性。2.办公用品的领用应严格按照规定程序进行，不得随意领用或超量领用。3.办公用品的使用应节约、合理，避免浪费和损坏。4.办公用品的库存管理应定期盘点，确保库存数量准确、账实相符。（四）档案规范1.档案的收集应及时、完整，确保档案材料的齐全和准确。2.档案的整理应规范、有序，按照档案管理的分类标准进行分类整理，便于档案的查询和利用。3.档案的保管应安全、可靠，建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查、通风、防潮、防虫等，确保档案的安全保管。4.档案的查阅应严格按照规定程序进行，确保档案信息的安全和保密。五、保密制度（一）保密范围1.学校的各类文件、资料、数据、信息等，包括但不限于教学计划、科研成果、人事档案、财务报表等。2.学校的会议内容、决策过程、工作安排等内部信息。3.学校与外部单位签订的合同、协议、合作项目等涉及的商业秘密。4.学校师生的个人隐私信息，如身份证号码、联系方式、家庭住址等。（二）保密措施1.加强对学校秘书人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对涉及保密内容的文件、资料、数据等进行加密存储和传输，设置访问权限，防止信息泄露。3.严格控制保密信息的知悉范围，未经学校领导批准，不得向无关人员透露保密信息。4.在处理保密信息时，应采取必要的防范措施，如在保密场所进行操作、使用加密设备等。5.定期对保密工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题，确保保密制度的有效执行。（三）责任追究1.对于违反保密制度，泄露学校机密信息的人员，将视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分。2.因泄露学校机密信息给学校造成经济损失或不良影响的，应依法承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、考核与奖惩（一）考核1.学校秘书工作考核由学校办公室负责组织实施，考核周期为一年。2.考核内容包括工作业绩、工作态度、工作能力等方面，具体考核指标如下：工作业绩：包括文件处理、会议组织、办公用品管理、档案管理等工作任务的完成情况，以及对学校工作的支持和贡献。工作态度：包括工作责任心、敬业精神、团队协作能力等方面。工作能力：包括沟通协调能力、文字表达能力、计算机操作能力等方面。3.考核方式采用自评、上级评价、同事评价相结