学校文书工作制度

PAGE学校文书工作制度一、总则（一）目的为加强学校文书工作的规范化、制度化和科学化管理，提高文书处理效率和质量，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级在日常工作中形成、处理和管理的各类文书。（三）基本原则1.准确规范原则：文书内容应准确无误，符合法律法规、政策要求和学校实际情况，格式规范统一。2.及时高效原则：文书的起草、审核、传递、归档等环节应严格按照规定的时间要求进行，确保信息传递及时，工作高效运转。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，加强文书的保密管理，防止文书内容泄露。4.精简实用原则：文书应言简意赅，内容实用，避免冗长繁琐，提高工作效率。二、文书种类及格式（一）文书种类1.上行文：主要包括请示、报告等，用于向上级主管部门汇报工作、请求指示或批准。2.下行文：主要包括决定（决议）、通知、通报、批复等，用于传达上级指示、部署工作、发布规章制度等。3.平行文：主要包括函等，用于与平级单位或不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。4.内部文书：主要包括工作计划、工作总结、会议纪要、简报、信息等，用于学校内部沟通、协调和管理。（二）文书格式1.页面设置：统一采用A4纸，页边距上、下、左、右均为2.5厘米。2.字体字号：标题一般用二号宋体字，正文一般用三号仿宋体字。3.排版要求：段落间距为固定值28磅，首行缩进2个字符。4.文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等要素应齐全、规范。三、文书起草（一）起草要求1.内容要求：文书应主题明确，观点正确，内容完整，逻辑严谨，数据准确，文字表达清晰流畅。2.语言要求：使用规范的现代汉语，避免使用生僻字、繁体字和未经国务院公布的简化字。3.格式要求：严格按照本制度规定的文书格式进行起草，确保格式规范统一。（二）起草流程1.明确主题：根据工作需要，确定文书的主题和主要内容。2.收集资料：围绕主题，收集相关的政策法规、工作文件、数据资料等，为起草文书提供依据。3.拟定提纲：根据文书的主题和内容要求，拟定详细的提纲，明确各部分的主要内容和逻辑关系。4.起草初稿：按照提纲进行起草，确保文书内容完整准确，表达清晰流畅。5.审核修改：初稿完成后，由起草人进行自我审核，修改错别字、语病和格式错误等问题。然后送部门负责人或相关领导审核，根据审核意见进行修改完善。四、文书审核（一）审核原则1.合法性审核：审核文书内容是否符合法律法规、政策要求和学校规章制度。2.准确性审核：审核文书内容是否准确无误，数据是否真实可靠，文字表达是否清晰流畅。3.规范性审核：审核文书格式是否规范统一，文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等要素是否齐全。4.完整性审核：审核文书内容是否完整，是否涵盖了应涉及的事项和问题。（二）审核流程1.部门审核：文书起草完成后，先由起草部门负责人进行审核，重点审核文书内容是否符合本部门工作实际和要求，格式是否规范等。2.分管领导审核：经部门负责人审核通过的文书，送分管领导审核。分管领导主要审核文书内容是否符合学校整体工作部署和要求，是否需要进一步修改完善等。3.主要领导审核：分管领导审核通过的文书，最后送学校主要领导审核签发。主要领导对文书的内容、格式、政策依据等进行全面审核，签署审核意见。五、文书签发（一）签发权限1.学校发布的重要文件、向上级主管部门报送的请示、报告等，由学校主要领导签发。2.学校各部门发布的一般性文件、通知、通报等，由部门分管领导签发；涉及多个部门的联合发文，由各部门分管领导会签后，报学校主要领导签发。3.学校内部的工作计划、工作总结、会议纪要等，由部门负责人签发。（二）签发要求1.签发人应认真审阅文书内容，对文书的真实性、准确性、合法性和规范性负责。2.签发人应明确签署意见，如“同意印发”“请[具体部门]认真落实”等，并签署姓名和日期。3.对于不符合要求的文书，签发人应提出修改意见，退回起草部门重新修改完善后再行签发。六、文书印发（一）印发流程1.编号登记：文书经签发后，由学校办公室负责进行编号登记，建立文书印发台账，记录文书的文号、标题、印发时间、印发范围等信息。2.排版校对：根据文书格式要求进行排版，确保格式规范统一。排版完成后，进行校对，校对无误后打印。3.盖章装订：打印后的文书加盖学校公章或部门印章，按照规定的顺序进行装订。4.分发归档：文书装订完成后，按照印发范围进行分发，并将文书原稿和印发件进行归档保存。（二）印发要求1.严格按照签发意见进行印发，不得擅自更改文书内容和格式。2.印发的文书应字迹清晰、页面整洁，确保质量。3.文书印发后，应及时将印发情况反馈给相关部门和人员。七、文书传递（一）传递方式1.纸质文书传递：通过专人送达、机要交换、邮寄等方式进行传递。2.电子文书传递：通过学校内部办公系统、电子邮件等方式进行传递。（二）传递要求1.传递纸质文书时，应确保文书安全、及时送达，避免丢失、损坏。2.传递电子文书时，应确保文件格式正确、内容完整，避免文件被篡改或丢失。同时，应按照规定的权限进行操作，确保文件的保密性和安全性。3.对于紧急重要的文书，应优先传递，并及时跟踪传递情况，确保文书按时送达。八、文书归档（一）归档范围1.学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与学校工作相关联的文件、资料。3.学校与其他单位签订的合同、协议等文件。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整，真实准确，格式规范。2.归档文件应按照年度、类别、保管期限等进行分类整理，编制归档目录。3.归档文件应采用纸质和电子两种形式进行保存，纸质文件应装订成册，电子文件应存储在专用的存储设备上，并进行备份。4.归档文件应妥善保管，便于查询和利用。（三）归档流程1.收集整理：各部门在工作结束后，应及时将本部门形成的文件、资料等收集整理好，移交学校办公室。2.分类编号：学校办公室对收集到的文件进行分类编号，编制归档目录。3.装订存储：将分类编号后的文件进行装订成册，存储在专用的档案柜或存储设备上。4.编目上架：对装订存储后的文件进行编目上架，建立档案检索系统，便于查询和利用。九、文书借阅与查阅（一）借阅制度1.因工作需要借阅文书档案的，应填写《文书档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等内容，经部门负责人签字同意后，到学校办公室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日；如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、涂改、污损、丢失。4.借阅人归还文书档案时，应认真核对，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告学校办公室，并承担相应的责任。（二）查阅制度1.校内人员查阅文书档案，应填写《文书档案查阅申请表》，注明查阅内容、查阅目的等，经部门负责人签字同意后，到学校办公室查阅。2.查阅重要文书档案，需经学校分管领导批准。3.查阅人应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还学校办公室，并办理查阅登记注销手续。十、文书保密与销毁（一）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强文书的保密管理，确保文书内容不泄露。2.对涉及国家秘密、学校机密以及个人隐私的文书，应严格按照保密规定进行处理，采取加密存储、专人保管、限制访问等措施。3.在文书起草、审核、传递、印发、归档等过程中，工作人员应严格遵守保密纪律，不得私自传播文书内容。4.对因工作需要接触机密文书的人员，应进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。（二）销毁制度1.对已失去保存价值的文书档案，应按照规定进行销毁。2.销毁文书档案时，应填写《文书档案销毁申请表》，注明销毁文书的名称、文号、数量、销毁原因等，经学校分管领导批准后，由学校办公室组织实施。