妇联档案工作制度

PAGE妇联档案工作制度一、总则（一）目的为加强妇联档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，更好地服务妇联各项工作及妇女事业发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于妇联机关及所属事业单位的档案工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则妇联档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映妇联工作的历史面貌和实际情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、妇女隐私等重要档案信息予以保密，防止失密、泄密事件发生。4.服务利用原则充分发挥档案的作用，积极为妇联工作决策、业务开展、历史研究、社会服务等提供有效支持，提高档案的利用价值。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构设立妇联档案管理部门，负责统筹协调和具体实施妇联档案管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）人员职责1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。负责档案的检索工具编制，积极开展档案信息化建设，提高档案查询利用效率。严格执行档案借阅、查阅制度，做好登记和催还工作，确保档案安全。参与档案的鉴定、销毁工作，对拟销毁档案进行登记造册，按规定程序办理审批手续。积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为妇联工作提供参考依据。2.各部门兼职档案员职责负责本部门文件材料和资料的收集、整理、初步分类，并定期移交档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查阅利用工作，提供相关档案信息。配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，确保本部门档案的完整和准确。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级妇联及相关部门下发的文件、通知、指示、会议材料等。2.妇联机关制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.妇联组织开展的各类会议、活动、调研等形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要，活动方案、照片、视频，调研成果等。4.妇联在维护妇女儿童权益工作中形成的文件材料，如来信来访记录、案件处理档案、维权活动资料等。5.妇联组织建设工作中形成的文件材料，如组织沿革、干部任免文件、党员名册、党组织活动记录等。6.妇联宣传教育工作中形成的文件材料，如宣传资料、培训教材、妇女刊物、宣传活动照片等。7.妇联对外交流合作工作中形成的文件材料，如合作协议、交流活动记录、外事往来文件等。8.其他具有保存价值的文件材料和资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料进行收集整理，确保文件材料齐全、完整。2.对重要文件材料应实行双套制归档，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续完备。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年完成归档工作。2.对于跨年度的重要项目或活动文件材料，应在项目或活动结束后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集的文件材料进行分类整理，按照档案管理部门规定的分类方案和编号规则进行编号、编目。2.将整理好的文件材料移交档案管理部门，档案管理人员进行审核、验收，对不符合要求的文件材料退回原部门重新整理。3.档案管理人员对审核合格的文件材料进行装订、上架，完成归档工作。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法采用年度保管期限机构（问题）分类法。1.年度按照文件材料形成的年度进行分类，不同年度的文件材料分别整理。2.保管期限根据文件材料的保存价值，划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案：凡是反映妇联主要职能活动和基本历史面貌的，对妇联工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。长期保管的档案：凡是反映妇联一般工作活动，在较长时间内对妇联工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对妇联工作有查考利用价值的档案，保管期限为1年至15年。3.机构（问题）按照妇联内部机构设置或问题进行分类，如办公室、组织部、宣传部、权益部等形成的文件材料分别归类，或按照工作性质分为综合类、组织建设类、宣传教育类、权益维护类等。（三）编号与编目1.编号对整理好的档案按照分类方案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。2.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等；卷内文件目录应注明序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。五、档案的保管与保护（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，确保档案的安全保管。（三）档案整理与检查定期对档案进行整理和检查，对破损、褪色、字迹模糊等档案及时进行修复和复制。每年对档案的保管状况进行全面检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。（四）电子档案保管加强电子档案的保管，定期对电子档案进行备份，存储介质应选用安全可靠的设备，并异地存放。建立电子档案管理制度，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。六、档案的利用与查阅（一）利用原则严格遵守国家有关档案利用的法律法规和规定，在确保档案安全的前提下，积极为利用者提供优质、高效的服务。（二）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本单位相关的档案，须经本单位档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续。3.涉及国家机密、妇女隐私等重要档案，查阅须经严格审批程序，按照规定的范围和方式查阅，并做好保密措施。（三）查阅手续1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、用途等。2.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需借出档案，须经档案管理部门负责人批准，并限期归还。借出档案时，档案管理人员应对档案进行清点、核对，并办理交接手续。3.查阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、转借或擅自公布档案内容。（四）利用反馈档案管理部门应及时了解档案利用情况，收集利用者的反馈意见，不断改进档案利用工作，提高服务质量。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合妇联档案工作实际，对档案的保存价值进行科学鉴定，确保鉴定结果准确、合理。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映妇联工作的主要职能和历史面貌，是否具有查考利用价值。2.档案的形成时间、来源、保管期限等是否符合规定。3.档案的完整性、准确性和系统性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、数量等。