山西中学自行采购制度

PAGE山西中学自行采购制度一、总则（一）目的为规范山西中学自行采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西中学范围内的各类自行采购活动，包括但不限于教学设备采购、办公用品采购、后勤物资采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护学校及供应商的合法权益。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：学校及供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构及其职责学校成立采购工作领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、审计部门负责人、相关职能部门负责人等。采购工作领导小组负责审议学校采购计划、采购预算、采购制度及重大采购项目的决策等。采购执行机构及其职责学校设立采购工作小组，负责具体采购项目的组织实施工作。采购工作小组由相关职能部门人员组成，设组长一名，负责协调采购工作的开展。采购工作小组职责如下：1.根据学校需求，编制采购计划和采购文件。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.对供应商进行资格审查和考察。4.签订采购合同，并负责合同的履行和监督。5.整理采购项目资料，建立采购档案。（三）相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购项目的验收工作。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。3.使用部门：提出采购需求，并对采购项目的质量和适用性负责，参与采购项目的验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各使用部门应根据学校教学、科研、管理等工作需要，结合上一年度采购实际情况，于每年[具体时间]前编制下一年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。3.采购预算编制完成后，经部门负责人审核签字后报财务部门。（二）预算审核与调整1.财务部门对各部门上报的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、完整性等。2.采购工作领导小组对审核后的采购预算进行审议，确定学校年度采购预算总额。3.采购预算一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整采购预算的，使用部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购工作领导小组审批后，报财务部门备案。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请使用部门根据实际需求填写《山西中学采购申请表》，详细说明采购项目名称[具体名称]、规格型号、数量、预算金额、采购用途、技术要求等内容，并经部门负责人签字后提交采购工作小组。2.采购审批采购工作小组对采购申请进行审核，审核通过后报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照相应的审批权限进行审批。3.采购实施公开招标：采购工作小组委托具有相应资质的招标代理机构发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标：采购工作小组向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判：采购工作小组成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。询价：采购工作小组向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。5.采购验收采购项目到货后，使用部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。验收合格后，验收人员应在《山西中学采购验收单》上签字确认。6.资金支付财务部门根据采购合同和采购验收单，按照学校财务管理制度的规定，办理采购资金支付手续。五、供应商管理（一）供应商资格审查学校建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，以及供应商的信誉、业绩、财务状况等情况。（二）供应商选择与评价1.采购工作小组应根据采购项目的需求，从符合资格条件的供应商中选择若干家作为潜在供应商。2.采购工作小组对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况，并填写《山西中学供应商考察报告》。3.采购工作小组根据考察情况，对潜在供应商进行综合评价，确定入围供应商名单。4.学校定期对入围供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。评价结果作为供应商后续参与学校采购活动的重要依据。（三）供应商淘汰机制1.如供应商在采购活动中出现以下情形之一的，学校将取消其入围供应商资格：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购工作小组成员行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；不履行采购合同约定的义务的。2.学校定期清理不合格供应商名单，对已淘汰的供应商不再允许其参与学校采购活动。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、合同文件、验收文件、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购工作小组应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购项目结束后，应及时将采购过程中形成的各类文件资料进行整理、分类、编号，并装订成册，归档保存。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写《山西中学采购档案查阅申请表》，经采购工作小组组长批准后，方可查阅。查阅人员不得擅自复印、涂改、抽取、撤换采购档案资料。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对学校采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督