市财政局采购科内控制度

PAGE市财政局采购科内控制度一、总则（一）目的为了加强市财政局采购科的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本采购科实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于市财政局采购科负责的所有采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对采购全过程的风险防控，确保采购活动规范有序进行。二、采购流程控制（一）采购需求提出1.使用科室申请：各使用科室根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交相关证明材料。2.需求审核：采购科对使用科室提交的采购申请表进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、合规性以及预算的准确性。对于不符合要求的申请，及时与使用科室沟通，提出修改意见。（二）采购计划制定1.采购计划编制：采购科根据审核通过的采购申请表，结合采购预算和实际工作进度，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.计划审批：采购计划编制完成后，报采购科负责人审核，经财政局分管领导批准后实施。（三）采购方式选择1.公开招标：达到公开招标限额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。采购科应按照相关规定，在指定媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。2.邀请招标：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的。采购科应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。采购科应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购科应组织相关人员进行论证，并报财政局分管领导批准。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购科应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（四）采购文件编制1.招标文件编制：对于公开招标和邀请招标项目，采购科应编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等实质性内容，确保招标文件的完整性、准确性和公正性。2.谈判文件编制：对于竞争性谈判项目，采购科应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、采购需求、响应文件格式等内容。谈判文件应明确谈判的程序、规则、标准等内容，为谈判活动提供指导。3.询价文件编制：对于询价项目，采购科应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购需求、报价表等内容。询价文件应明确询价的要求、报价的格式和截止时间等内容，确保询价活动的顺利进行。（五）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购科应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。只有符合资格条件的供应商才能参与采购活动。2.供应商库建立：采购科应建立供应商库，将通过资格审查的供应商纳入供应商库管理。供应商库应定期进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。3.供应商选择：采购科应根据采购项目特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于公开招标和邀请招标项目，应通过招标程序确定中标供应商；对于竞争性谈判和询价项目，应通过谈判和询价程序确定成交供应商。4.供应商管理：采购科应建立供应商评价机制，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。对于评价结果较差的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消资格等，以确保供应商的服务质量。（六）采购合同签订1.合同起草：采购科应根据采购文件和中标（成交）供应商的响应文件，起草采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容的完整性和准确性。2.合同审核：采购合同起草完成后，报采购科负责人审核，经财政局法律顾问审核后，报财政局分管领导批准。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。3.合同签订：采购合同经批准后，采购科应与中标（成交）供应商签订合同。合同签订应严格按照法律法规和合同管理规定进行，确保合同的有效性和可执行性。（七）采购项目验收1.验收申请：采购项目完成后，使用科室应及时向采购科提交验收申请。验收申请应包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收依据等内容。2.验收组织：采购科应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由使用科室、采购科、财务科等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。3.验收程序：验收小组应按照合同要求和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格、性能等方面进行验收。验收过程中，应认真查阅相关资料，实地查看设备运行情况，进行测试和检验等。验收结束后，验收小组应出具验收报告，明确验收结论。4.验收结果处理：对于验收合格的采购项目，采购科应及时办理结算手续；对于验收不合格的采购项目，采购科应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。如因供应商原因给采购人造成损失的，采购人有权依法追究供应商的责任，并要求赔偿损失。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购科应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如采购需求不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、合同签订不规范、验收不严格等。2.风险评估：采购科应根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.风险规避：对于风险发生可能性较大且影响程度严重的风险，应采取风险规避措施，如放弃采购项目、调整采购需求等。2.风险降低：对于风险发生可能性较大但影响程度较小的风险，应采取风险降低措施，如加强采购需求审核、规范采购方式选择、严格供应商管理等。3.风险转移：对于风险发生可能性较小但影响程度严重的风险，应采取风险转移措施，如购买保险、要求供应商提供担保等。4.风险接受：对于风险发生可能性较小且影响程度较小的风险，可采取风险接受措施，如加强监控、定期评估等，确保风险处于可控范围内。（三）风险监控与预警机制1.风险监控：采购科应建立风险监控机制，定期对采购活动进行风险监控，及时发现风险变化情况。风险监控可通过对采购数据的分析、对供应商的跟踪、对合同执行情况的检查等方式进行。2.预警机制：采购科应建立风险预警机制，设定风险预警指标和阈值。当风险指标达到预警阈值时，应及时发出预警信号，提醒相关人员采取措施应对风险。预警信号可分为红色预警、橙色预警、黄色预警和蓝色预警，分别对应不同的风险等级。四、采购监督与检查（一）内部监督1.采购科内部监督：采购科应建立内部监督制度，加强对采购活动的全过程监督。采购科负责人应定期对采购项目进行检查，对采购流程的执行情况、采购文件的编制情况、供应商的选择情况、合同的签订情况、验收情况等进行监督检查，发现问题及时整改。2.财政局内部监督：财政局应建立健全内部监督机制，加强对采购科采购活动的监督检查。财政局纪检监察部门应定期对采购科进行廉政检查，对采购活动中的违规违纪行为进行严肃查处。财政局其他相关科室应按照职责分工，对采购科的采购活动进行业务指导和监督检查。（二）外部监督1.社会监督：采购科应主动接受社会监督，及时公开采购信息，接受社会公众的监督和质疑。对于社会公众提出的意见和建议，应认真对待，及时处理，并将处理结果向社会公开。2.财政监督：财政部门应加强对采购科采购活动的财政监督，定期对采购项目进行专项检查