集团公司采购制度

PAGE集团公司采购制度一、总则（一）目的为了规范集团公司的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策的规定。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保各供应商机会均等。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目、采购政策和采购管理制度等。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门1.集团采购部：负责集团公司总部的采购工作，制定采购计划，组织采购活动，选择供应商，签订采购合同等。2.子公司采购部门：负责本单位的采购工作，在集团采购部的指导下，开展采购业务，并及时向集团采购部汇报采购情况。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购评审等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核等工作，对采购成本进行核算和控制。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各需求部门应根据业务发展需要，提前编制年度采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，报上级领导审批。3.集团采购部汇总各部门采购计划，结合集团整体战略和资源状况，编制集团年度采购计划，报采购决策委员会审议通过。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购资金的来源和金额。2.财务部门负责采购预算的审核和控制，确保采购资金合理使用。3.采购预算一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊原因需要调整，应按规定程序进行审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术规格复杂、有多家供应商可供选择的项目。2.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购程序1.招标采购程序发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。2.竞争性谈判程序成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判。确定成交供应商。签订采购合同。3.询价采购程序成立询价小组。确定被询价的供应商名单。询价。确定成交供应商。签订采购合同。4.单一来源采购程序采购部门提出申请。采购决策委员会审批。与供应商协商价格、条款等。签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本情况、资质、业绩、产品质量等信息。2.选择供应商时，应进行实地考察、资质审核、样品检验等，确保供应商具备提供合格产品和服务的能力。3.优先选择信誉良好、产品质量高、价格合理、服务周到的供应商。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持良好的沟通，及时解决合作中出现的问题。2.建立供应商投诉处理机制，对于供应商的投诉应及时受理并妥善处理。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同的条款应符合法律法规和行业标准的要求，包括采购项目、数量、规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，应经采购部门负责人、法律顾问、财务部门等审核。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的交货进度、产品质量等信息。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量交货。3.需求部门应配合采购部门做好合同执行的验收工作。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，应及时办理相关手续，如调整采购预算、结算货款等。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同的风险，制定相应的应对措施，如选择多家供应商、签订质量保证协议、采用套期保值等方式防范价格波动风险、加强合同管理等。2.定期对采购风险进行监控和评估，及时调整风险应对措施。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立内部监督机制，对采购活动进行全过程监督。2.审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购程序的合规性和采购合同的执行情况。（二）外部监