餐饮采购询价制度

PAGE餐饮采购询价制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司餐饮采购询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购质量，保障公司餐饮服务的正常供应和食品安全。2.适用范围本制度适用于公司内部所有餐饮采购询价活动，包括食材、调料、饮品、餐具等相关物品的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，确保询价过程和结果公平公正。诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，如实提供信息，履行合同义务。效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价和比较，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程1.需求确认餐饮部门根据日常经营情况和库存状况，定期提出食材、调料等采购需求计划，明确采购物品的名称、规格、数量、质量要求等详细信息。需求计划应提前提交给采购部门，以便采购部门安排询价工作。2.供应商选择采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。对供应商进行资格审查，包括营业执照、食品经营许可证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件的审核，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。根据采购物品的特点和需求，选择一定数量（一般不少于三家）的合格供应商作为询价对象。3.询价文件准备采购部门根据采购需求制定询价文件，询价文件应包括采购物品的详细规格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等要求。在询价文件中明确询价有效期，一般为[X]个工作日。4.询价发出采购人员将询价文件以书面或电子形式发送给选定的供应商，要求供应商在规定时间内（一般为询价有效期内）回复报价。同时，告知供应商询价的相关要求和注意事项，如报价应包含运费、税费等所有费用，报价单应加盖公章等。5.报价接收与整理采购人员在询价有效期截止后，及时接收供应商的报价单。对供应商的报价进行整理和记录，包括供应商名称、报价日期、报价明细、交货期等信息。检查报价单的完整性和准确性，如发现报价单不符合要求，应及时与供应商沟通，要求其重新报价。6.报价评估采购部门组织相关人员（如餐饮部门代表、财务人员等）对供应商的报价进行评估。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。价格评估应综合考虑报价的合理性和性价比，质量评估应结合采购物品的质量标准和供应商的信誉，交货期评估应确保供应商能够按时交货，售后服务评估应考察供应商的服务能力和响应速度。根据评估结果，对供应商进行排序，选择最优供应商。7.合同签订确定最优供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。在签订合同前，应将合同草案提交给公司相关部门（如法务部门、财务部门等）进行审核，确保合同合法合规、条款明确、风险可控。8.采购执行与跟踪采购人员按照合同要求，及时跟进供应商的交货情况，确保采购物品按时、按质、按量供应。在采购执行过程中，如发现供应商存在违约行为或采购物品质量问题，应及时与供应商沟通协商解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。采购完成后，采购人员应及时整理采购文件和资料，归档保存，以备后续查询和审计。三、询价相关人员职责1.采购部门职责负责餐饮采购询价制度的制定、修订和执行。组织实施餐饮采购询价活动，包括供应商选择、询价文件准备、询价发出、报价接收与整理、报价评估等工作。与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同，并跟踪采购合同的执行情况。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施，不断优化采购流程和降低采购成本。2.餐饮部门职责根据公司经营情况和实际需求，及时准确地提出餐饮采购需求计划。参与采购询价过程，提供采购物品的质量要求、使用标准等专业意见。协助采购部门对采购物品进行验收，确保采购物品符合公司要求。3.财务部门职责参与采购询价过程，对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的专业意见和建议。审核采购合同中的付款条款，确保付款方式合理、风险可控。对采购费用进行审核和报销，监督采购资金的使用情况。4.质量控制部门职责制定采购物品的质量标准和验收规范。参与采购物品的验收工作，对采购物品的质量进行检验和评估，确保采购物品符合质量要求。对供应商的质量管理体系进行评估和监督，确保供应商能够持续稳定地提供合格产品。四、询价记录与档案管理1.询价记录要求采购人员应详细记录询价过程中的各项信息，包括询价文件、供应商报价单、报价评估记录、合同签订文件等。询价记录应真实、准确、完整，能够反映询价活动全过程。询价记录应按照时间顺序进行整理和归档，便于查询和追溯。2.档案管理职责采购部门指定专人负责询价档案的管理工作。档案管理人员应定期对询价档案进行整理、分类和编号，确保档案存放有序、便于查找。建立询价档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅流程，确保档案安全。3.档案保存期限询价档案应至少保存[X]年，以备后续审计、查询和纠纷处理等需要。五、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对餐饮采购询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购行为是否规范、采购成本是否合理等。如发现问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购活动合法合规、高效运行。2.供应商监督建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。根据评价结果，对供应商进行分类管理，并采取相应的激励或惩罚措施，如增加或减少采购份额、暂停合作等。3.考核机制制定采购人员考核办法，对采购人员的询价工作质量、采购成本控制、合同执行情况等进行考核。考核结果与采购人员的绩效奖金、晋升等挂钩，激励采购人员不断提高工作水平和业务能力。六