学校采购程序办理制度

PAGE学校采购程序办理制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程、服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，维护学校和供应商的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确公开，接受师生监督。4.效益性原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议采购政策、重大采购项目、采购预算等，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门1.后勤管理部门：负责办公用品、后勤物资等日常采购工作；负责学校基建工程、维修改造项目的采购组织与实施。2.教学管理部门：负责教学设备、教材等教学相关物资的采购工作。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、审核支付、财务核算与监督等工作。4.审计部门：负责对采购项目进行审计监督，审查采购程序的合规性及采购资金的使用效益等。（三）各部门职责分工1.需求部门根据教学、科研及管理需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的论证与验收工作。2.采购执行部门依据需求部门提出的采购需求，制定采购计划，组织采购活动。负责与供应商沟通洽谈，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理采购文件资料，建立采购档案。3.财务部门审核采购预算，确保采购资金的合理安排。按照合同约定及时支付采购款项，做好财务核算与监督工作。协助采购执行部门进行采购项目的成本控制与效益分析。4.审计部门对采购项目进行事前、事中、事后审计监督，检查采购程序的合法性、合规性。审查采购项目的资金使用情况，提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校发展规划、年度工作计划及实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容，并附采购项目的必要性及可行性说明。3.采购执行部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总、审核，结合学校财力状况，提出综合平衡意见，报学校采购领导小组审议。（二）预算审批1.学校采购领导小组对采购预算进行审议，根据学校年度资金安排情况，确定采购预算方案。2.采购预算方案经学校领导批准后，由财务部门下达各部门执行。（三）预算调整1.采购预算一经批准，原则上不予调整。如遇特殊情况确需调整的，由需求部门提出书面申请，详细说明调整原因及调整内容。2.采购执行部门对申请进行审核，提出审核意见后报学校采购领导小组审批。3.经批准调整的采购预算，由财务部门相应调整预算指标。四、采购方式及适用范围（一）公开招标1.适用范围：单项或批量采购金额达到规定标准以上的货物、工程和服务采购项目。2.招标程序：采购执行部门委托具有相应资质的招标代理机构编制招标文件。在规定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商投标。组织开标评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的货物、工程和服务采购项目。2.招标程序：采购执行部门根据采购项目特点，确定邀请供应商名单。向被邀请供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。后续招标程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的货物、工程和服务采购项目。2.谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，小组成员应包括采购代表和有关技术、经济等方面的专家。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。邀请符合条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的货物、工程和服务采购项目。2.采购程序：采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购理由及拟采购供应商情况，并附相关证明材料。学校采购领导小组组织论证，必要时可邀请相关专家进行论证。经批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购执行部门成立询价小组，小组成员应包括采购代表和有关技术、经济等方面的专家。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据实际需求填写《学校采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.将采购申请表提交至采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较小的采购项目，由采购执行部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购项目，报学校采购领导小组审批。（三）采购实施1.根据采购项目特点和采购方式，采购执行部门组织实施采购活动。采购方式为公开招标、邀请招标的，委托招标代理机构进行招标；采购方式为竞争性谈判、单一来源采购、询价的，按照相应程序组织采购。2.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）采购合同签订1.确定中标或成交供应商后，采购执行部门应在规定时间内与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交学校法律事务部门或法律顾问进行合法性审查。合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门、审计部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应及时组织需求部门、使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合采购合同要求及相关标准。2.验收合格后，验收人员应在《学校采购验收报告》上签字确认。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。对于验收不合格的采购项目应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。六、采购资金支付（一）支付申请1.采购合同签订后，供应商根据合同约定提交付款申请，注明付款金额、付款方式、付款时间等，并附相关证明材料（如发票、验收报告等）。2.采购执行部门对供应商提交的付款申请进行审核，确认无误后填写《学校采购资金支付申请表》，并经部门负责人签字确认后提交至财务部门。（二）支付审批1.财务部门收到采购资金支付申请表后，对付款申请的真实性、合法性、合规性及资金来源等进行审核。2.对于金额较小的采购资金支付，由财务部门负责人审批；对于金额较大的采购资金支付，报学校领导审批。（三）资金支付1.经审批同意支付的采购资金，财务部门按照合同约定的付款方式和时间及时支付给供应商。2.财务部门应做好采购资金支付的账务处理，定期与采购执行部门核对采购资金支付情况，确保资金支付准确无误。七、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购项目进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同的履行情况及采购资金的使用效益等。2.学校纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败问题。3.采购执行部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训与管理，规范采购操作流程，确保采购工作的公正、廉洁、高效。（二）外部监督1.主动接受师生监督，设立举报信箱和举报电话，及时受理师生对采购工作的投诉和举报。对于师生反映的问题，应认真调查核实，依法依规处理，并及时反馈处理结果。2.接受财政、审计、监察等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购项目的有关资料和情况。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（如招标文件、谈判文件、询价通知书等）、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，确保采购档案资料齐全、完整、规范。2.采购项目结束后，采购执行部门应及时将采购档案资料进行分类整理，装订成册，并按照档案管理要求进行归档保存。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《学校采购档案查阅申请表》，