浙江大学采购制度

PAGE浙江大学采购制度一、总则（一）目的为了规范浙江大学的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于浙江大学各部门、各学院（系）、各直属单位（以下简称“校内各单位”）使用学校预算资金、科研经费、捐赠资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和学校的规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当公平公正，不得歧视任何供应商，维护市场竞争秩序。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，合理确定采购方式和采购价格。4.诚信原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行采购合同约定的义务，自觉维护学校利益。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立采购管理部门，负责全校采购工作的统筹协调、制度建设、监督管理等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和政策，制定学校采购管理制度和实施细则。2.编制年度采购预算和采购计划，报学校审批后组织实施。3.审核采购项目的采购方式、采购文件等，监督采购活动的执行情况。4.协调处理采购过程中的投诉和争议，维护学校和供应商的合法权益。5.建立采购信息管理系统，发布采购信息，管理采购档案。（二）采购执行部门学校根据采购工作需要，设立采购执行部门，负责具体采购项目的实施。采购执行部门可以是学校采购中心或其他具备采购资质的部门。其主要职责包括：1.根据采购管理部门下达的采购任务，组织编制采购文件，发布采购公告。2.接受供应商报名，对供应商资格进行审查。3.组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，确定中标（成交）供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.整理采购文件和采购档案，按规定移交采购管理部门存档。（三）需求部门需求部门是采购项目的提出者和使用者，负责采购项目的需求论证、技术规格制定、验收等工作。其主要职责包括：1.根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购项目申请。2.对采购项目的必要性、可行性、技术规格、预算等进行论证，确保采购项目符合学校要求。3.参与采购文件的编制和审查，提供技术支持和业务指导。4.组织采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、性能等进行检查和评估。5.根据采购项目的使用情况，提出后续采购建议。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门可以是学校监察审计部门或其他相关部门。其主要职责包括：1.监督采购管理部门、采购执行部门和需求部门执行采购制度的情况。2.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。3.参与重大采购项目的开标、评标等活动，对采购过程进行现场监督。4.定期对采购工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.校内各单位应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本单位实际工作需要，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应当遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑采购项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。3.采购预算应当按照学校预算编制的要求和程序进行申报，经学校财务部门审核后纳入学校年度预算。（二）采购计划制定1.采购管理部门根据学校年度预算和各单位采购需求，汇总编制年度采购计划。采购计划应当明确采购项目的实施时间、采购方式、采购金额等内容。2.采购计划应当根据采购项目的特点和实际情况进行合理安排，确保采购工作有序进行。对于金额较大、技术复杂的采购项目，应当提前做好采购准备工作。3.采购计划一经批准，应当严格执行。如因特殊情况需要调整采购计划，应当按照学校预算调整的规定和程序进行申报。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据实际工作需要，填写《浙江大学采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、技术要求、用途等内容，并提交相关论证材料。2.《浙江大学采购项目申请表》经需求部门负责人签字、盖章后，报采购管理部门审核。采购管理部门对采购项目的必要性、可行性、采购方式、预算金额等进行审核，提出审核意见。3.采购管理部门审核通过的采购项目，报学校分管领导审批。学校分管领导根据学校实际情况和采购项目的重要性，做出审批决定。对于重大采购项目，应当报学校党委常委会或校长办公会审议。（二）采购文件编制与发布1.采购执行部门根据采购管理部门下达的采购任务和需求部门提供的技术要求，组织编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件编制完成后，应当报采购管理部门审核。采购管理部门对采购文件的合法性、合规性、完整性等进行审核，提出审核意见。3.采购执行部门根据审核意见修改完善采购文件后，按照规定的方式发布采购公告。采购公告应当在学校指定的网站、媒体等平台上发布，公开采购项目的相关信息。（三）供应商报名与资格审查1.采购执行部门在规定的时间内接受供应商报名，并对供应商提交的报名材料进行审查。报名材料应当包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。2.采购执行部门根据采购项目的要求，对供应商的资格条件进行审查。对于不符合资格条件的供应商，应当拒绝其报名。3.采购执行部门将资格审查合格的供应商名单报采购管理部门备案。采购管理部门对供应商资格审查情况进行监督检查。（四）采购评审1.采购执行部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标、谈判、询价等采购评审活动。采购评审活动应当由依法组建的评标委员会、谈判小组、询价小组等评审组织负责。2.评标委员会、谈判小组、询价小组等评审组织应当按照采购文件规定的评标标准、谈判条件、询价要求等进行评审，客观、公正地推荐中标（成交）候选人。3.采购执行部门应当记录采购评审过程，保存采购评审资料。采购评审资料应当包括采购文件、供应商报名材料、开标记录、评标报告、谈判记录、询价记录等。（五）中标（成交）供应商确定1.采购执行部门根据评审组织推荐的中标（成交）候选人，按照学校规定的程序确定中标（成交）供应商。对于中标（成交）金额较大、技术复杂的采购项目，应当报学校分管领导审批。2.采购执行部门向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并将中标（成交）结果通知所有未中标的供应商。中标（成交）通知书应当包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、采购合同主要条款等内容。（六）采购合同签订与履行1.采购执行部门与中标（成交）供应商按照中标（成交）通知书和采购文件的要求签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，应当报采购管理部门备案。采购管理部门对采购合同的签订情况进行监督检查。3.采购执行部门和需求部门应当按照采购合同的约定，履行各自的义务。采购执行部门应当跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应当组织采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、性能等进行检查和评估。（七）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应当组织采购项目的验收工作。验收工作应当按照采购合同的约定和相关法律法规的要求进行。2.验收工作应当成立验收小组，验收小组由需求部门、采购执行部门、相关技术专家等组成。验收小组应当对采购项目的质量、数量、性能等进行全面检查和评估，出具验收报告。3.验收报告应当包括采购项目名称、采购合同编号、中标（成交）供应商名称、验收内容、验收标准、验收结果等内容。验收报告经验收小组全体成员签字后生效。4.对于验收不合格的采购项目，需求部门应当及时与中标（成交）供应商协商解决，要求中标（成交）供应商采取整改措施，直至验收合格。如中标（成交）供应商拒不整改或整改后仍不合格的，需求部门应当按照采购合同的约定追究中标（成交）供应商的违约责任。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校监督部门应当对采购活动进行全程监督，重点监督采购程序的执行情况、采购文件的编制与审查情况、采购评审活动的组织与实施情况、采购合同的签订与履行情况等。2.学校监察审计部门应当对采购项目进行定期审计和专项审计，检查采购项目的合法性、合规性、效益性等情况，发现问题及时提出整改意见和建议。3.学校采购管理部门应当建立健全采购内部管理制度，加强对采购执行部门和需求部门的管理和指导，定期对采购工作进行检查和评估,发现问题及时督促整改。（二）供应商管理1.学校建立供应商诚信档案，记录供应商的基本信息、参与采购活动情况、履约情况、违法违规行为等内容。供应商诚信档案作为学校选择供应商的重要参考依据。2.对于存在违法违规行为、提供虚假材料、恶意串通、拒不履行采购合同等不良记录的供应商，学校将视情节轻重给予警告、限制参与学校采购活动、列入黑名单等处罚措施。3.学校鼓励供应商参与学校采购活动，对诚实守信、履约良好的供应商，学校将在同等条件下优先选择，并给予一定的奖励和表彰。（三）采购信息化管理1.学校建立采购信息管理系统，实现采购项目申报、采购文件编制与发布、供应商报名与资格审查、采购评审、中标（成交）供应商确定、采购合同签