局自行采购制度

PAGE局自行采购制度总则目的为了规范本局自行采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位（以下统称“各部门”）使用财政性资金和自有资金进行的自行采购活动。基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动的公正性和公平性。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和采购产品，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。采购组织与职责采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责全局采购工作的统筹协调、制度制定、监督检查等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策规定，结合本局实际，制定和完善采购管理制度。2.编制年度采购计划，报局领导审批后组织实施。3.建立和管理采购供应商库，组织供应商的资格审查和选择。4.负责采购项目的立项、申报、审批等工作，跟踪采购项目的执行情况。5.对采购活动进行监督检查，受理采购投诉，处理采购违规行为。采购需求部门各部门根据工作需要提出采购需求，负责采购项目的具体实施。其主要职责包括：1.结合本部门工作实际，提出采购项目的需求，明确采购产品的规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的市场调研、供应商选择、采购合同签订等工作。3.负责采购项目的验收工作，对采购产品的质量、数量等进行检查，确保符合采购要求。使用部门采购产品的实际使用部门，负责对采购产品的使用和管理。其主要职责包括：1.配合采购需求部门做好采购项目的需求调研和方案制定工作。2.对采购产品进行日常使用和维护，及时反馈使用过程中出现的问题。财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核、账务核算等工作。其主要职责包括：1.编制采购资金预算，合理安排采购资金。2.审核采购合同付款条款，按照规定办理采购资金支付手续。3.对采购资金进行账务核算，定期与采购管理部门核对账目。采购预算管理预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门采购预算，详细列出采购项目名称、规格、数量预计金额等内容。2.采购管理部门对各部门上报的采购预算进行汇总审核，结合本局年度财政预算安排和自有资金情况，编制全局年度采购预算草案，报局领导审批。3采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定程序办理审批手续。预算执行1.采购管理部门按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金使用合理、合规。2.财务部门根据采购合同和采购进度，及时办理资金支付手续，确保采购资金及时足额到位。3.采购项目完成后，采购管理部门应及时对采购预算执行情况进行分析总结，向局领导报告。采购方式及程序采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格、数量、预算金额、采购方式建议等内容，并经部门负责人签字后报采购管理部门。2.立项审批：采购管理部门对采购申请进行审核，符合采购条件的，报局领导审批立项。对于重大采购项目，应组织相关部门进行论证。3.采购实施公开招标和邀请招标：采购管理部门发布招标公告或邀请书，组织开标评标，确定中标供应商。竞争性谈判：采购管理部门成立谈判小组对供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：采购管理部门与供应商进行协商，签订采购合同。询价：采购管理部门向多家供应商发出询价通知书，对供应商报价进行比较，确定成交供应商。4.合同签订：采购管理部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购产品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。5.采购验收：采购项目完成后，采购需求部门组织使用部门等相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格的，出具《采购验收报告》；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，直至达到采购要求。6.资金支付：采购验收合格后，财务部门根据采购合同和《采购验收报告》，按照规定程序办理采购资金支付手续。采购合同管理合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与供应商签订。合同内容应符合法律法规和采购文件要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案送财务部门审核，重点审核合同付款条款、资金支付方式等内容。审核通过后，报局领导审批。3.采购管理部门应按照审批后的合同文本与供应商签订正式合同，并加盖本局合同专用章。合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时交付采购产品，并提供相应的售后服务。3.采购需求部门应配合采购管理部门做好合同履行的监督工作及时向采购管理部门反馈合同履行情况。合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报局领导审批。2.如果采购合同无法继续履行或因不可抗力等原因需要解除合同的，采购管理部门应及时通知供应商，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。合同归档采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本归档保存，保存期限按照相关规定执行。合同归档资料应包括合同文本、审批文件、采购文件、验收报告等相关资料。采购监督与管理内部监督1.成立采购监督小组，由局纪检监察部门、财务部门、采购管理部门等相关人员组成负责对采购活动进行全程监督。2.采购监督小组应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况及时发现和纠正采购过程中存在的问题。3.各部门应积极配合采购监督小组的工作，如实提供采购活动相关资料和信息。投诉处理1.供应商或其他利害关系人认为采购活动存在违法违规行为的，可以向本局提出投诉。投诉应在规定时间内以书面形式提出，并提供相关证据材料。2.采购管理部门收到投诉后，应及时进行调查核实，并在规定时间内作出处理决定。投诉处理结果应书面通知投诉人。责任追究1.对于在采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，应依法依规追究其责任。2.对采购过程中出现违规行为的供应商，应按照合同约定和相关规定进行处理，情节严重的，列入不良供应商名单，禁止其参与本局后续采购活动。信息管理与档案管理采购信息管理1.采购管理部门应建立采购信息管理系统，及时发布采购项目信息、供应商信息、采购结果等内容，确保采购信息公开透明。2.采购信息应按照规定的格式和内容进行记录和保存，便于查询和统计分析。采购档案管理1.采购管理部门应负责采购档案管理工作采集整理采购活动过程中形成的各类文件资料包括采购申请、立项审批文件、采购文件、采购合同、验收报告投标文件等。2.采购档案应按照档案管理的有