泸州市中医院采购制度

PAGE泸州市中医院采购制度一、总则1.目的为加强泸州市中医院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障医院医疗业务的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于泸州市中医院各科室、部门及下属单位涉及的各类物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资、工程建设、信息技术服务等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开公平公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，公正对待每一个供应商，维护市场秩序。效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保所采购的物资、设备、服务等符合医院实际需求和质量标准。廉洁原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝采购过程中的腐败行为，确保采购活动廉洁高效。二、采购组织与职责1.采购决策机构医院采购管理委员会：由医院领导、相关职能部门负责人等组成，负责审议医院重大采购项目的采购策略、预算安排、采购方式等重大事项，对采购活动进行决策和监督。职责：研究制定医院采购工作的方针、政策和制度。审议年度采购预算和采购计划。审定重大采购项目的采购文件、采购合同等。监督采购活动的执行情况，协调处理采购过程中的重大问题。2.采购执行部门采购管理部门：负责医院采购工作的组织实施和日常管理，包括采购计划编制、采购流程执行、供应商管理、采购合同签订与执行等工作。职责：根据医院各部门需求，编制年度、季度、月度采购计划。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。建立和维护供应商库，对供应商进行资质审核、评价和管理。起草、审核和签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同纠纷。整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。需求部门：各临床科室、医技科室、职能部门等为采购需求部门，负责提出采购申请，明确采购物资、设备、服务的规格、型号、数量、质量要求等，并配合采购管理部门完成采购相关工作。职责：根据业务需要，及时准确地提交采购申请。参与采购项目的技术参数论证、评标等工作。负责采购物资、设备的验收、使用和管理。3.监督部门医院纪检监察部门：负责对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的投诉举报，查处采购活动中的违规违纪行为。职责：制定采购监督工作制度和流程。对采购项目进行监督检查。受理供应商和医院内部人员对采购活动的投诉举报。对违规违纪行为进行调查处理。三、采购预算管理1.预算编制采购管理部门应会同财务部门及各需求部门，根据医院年度工作计划、业务发展需求、资产配置计划等，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等详细内容。各需求部门应在每年规定时间内，向采购管理部门提交下一年度采购需求计划，采购管理部门汇总审核后，结合医院财务状况和资金安排，编制年度采购预算草案，报医院采购管理委员会审议通过后，提交医院财务部门纳入医院年度预算。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照医院预算调整程序进行申请和审批。采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行跟踪分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。3.预算调整当出现下列情况时，可申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原预算无法满足采购需求。因医院业务发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整。其他不可抗力因素导致原采购预算无法执行。预算调整申请应由需求部门提出，经采购管理部门审核后，报医院采购管理委员会审议批准。财务部门根据批准的预算调整申请，对医院年度预算进行相应调整。四、采购流程1.采购申请各需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资、设备、服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、用途等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。采购申请表应附相关技术资料、市场调研情况等，以便采购管理部门进行审核和采购。2.采购审批采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、预算金额的准确性等。根据采购项目的金额大小和性质，按照医院内部审批流程进行审批。金额较小的采购项目，由采购管理部门负责人审批；金额较大的采购项目，需报医院采购管理委员会审议批准。3.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。采购管理部门应按照国家有关法律法规和招标程序，发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购管理部门应向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购管理部门应与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购管理部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购管理部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。4.采购文件编制根据选定的采购方式，采购管理部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件应严格按照国家法律法规和行业标准编制，确保文件内容合法、合规、准确、完整，避免出现歧义或漏洞。5.供应商选择与管理供应商选择：采购管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。在采购项目实施过程中，根据采购文件要求，从供应商库中选择符合条件的供应商参与采购活动。对于新的供应商，应进行资质审核和实地考察，确保其具备良好的信誉、生产能力、技术水平和售后服务能力。供应商管理：采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。6.采购实施采购管理部门按照采购文件规定的程序和要求，组织开展采购活动。对于招标采购项目，应组建评标委员会，按照评标标准进行评标，确定中标供应商；对于谈判采购项目，应与供应商进行谈判，达成一致意见后确定成交供应商；对于询价采购项目，应根据供应商报价情况，确定成交供应商。在采购过程中，采购管理部门应做好记录工作，包括采购项目的基本情况、采购文件、供应商响应情况、评标过程、谈判记录、询价报价等资料，确保采购活动全过程可追溯。7.合同签订采购管理部门应根据采购结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、设备、服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，应进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性和准确性。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。8.验收与付款验收：采购物资、设备到货后，需求部门应按照合同要求和相关标准进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量、性能等方面。对于大型设备、复杂项目等，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，并签字确认。付款：财务部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续。付款前，应审核采购合同执行情况、发票真实性和合法性等。对于符合付款条件的，按照规定及时支付货款。五、采购风险管理1.风险识别采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、廉政风险等。市场风险主要指市场价格波动、市场供应短缺等因素导致采购成本增加或无法按时采购到所需物资、设备、服务的风险；质量风险主要指采购的物资、设备、服务不符合质量标准，影响医院医疗业务正常开展的风险；供应商风险主要指供应商违约、破产、信誉不良等因素导致采购项目无法顺利实施的风险；合同风险主要指合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等因素导致医院利益受损的风险；廉政风险主要指采购人员在采购过程中存在受贿、回扣等腐败行为，影响采购活动公正性和合法性的风险。2.风险评估采购管理部门应根据风险识别结果，对各类风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵、风险评分等工具进行评估。根据风险评估结果，对风险进行分类分级，将风险分为高风险、中风险和低风险，以便采取相应的风险应对措施。3.风险应对风险规避：对于高风险事件，如存在严重质量问题的供应商、可能导致重大法律纠纷的合同条款等，应采取风险规避措施，避免采购活动继续进行。风险降低：对于中风险事件，应采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善合同条款、增加质量检验环节等，降低风险发生的可能性和影响程度。风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、要求供应商提供担保等方式，将风险转移给第三方。风险接受：对于低风险事件，在充分评估其影响后，可选择风险接受策略，但应密切关注风险变化情况，及时采取应对措施。六、采购档案管理1.采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动全过程形成的文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请文件（采购申请表及相关附件）、采购审批文件、采购文件（采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等）、供应商资料（资质证明、业绩情况、评价考核记录等）、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购档案应按照档案管理的