高校工会物资采购制度

PAGE高校工会物资采购制度一、总则（一）目的为了规范高校工会物资采购行为，加强物资采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购物资的质量，维护学校和工会的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校工会使用自有经费或专项经费进行的各类物资采购活动，包括但不限于办公用品、教学用品、文体活动用品、福利物资等。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，降低采购费用。4.质量原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合实际需求的物资，确保满足工会工作和教职工的使用要求。二、采购组织与职责（一）采购工作领导小组1.组成：由工会主席担任组长，副主席及相关部门负责人为成员。2.职责负责审议物资采购计划和采购预算，确保采购活动符合工会工作目标和财务状况。对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。监督采购制度的执行情况，对采购工作进行指导和检查。（二）采购工作小组1.组成：根据采购项目的性质和规模，由工会相关工作人员、专业技术人员等组成。2.职责负责具体采购项目的实施，包括制定采购方案、发布采购信息、组织评标（谈判）等工作。对采购项目的需求进行调研和分析，提出合理的采购建议。收集、整理供应商资料，建立供应商数据库，并定期进行评估和更新。负责采购合同的起草、审核、签订和履行跟踪等工作。（三）监督小组1.组成：由工会内部审计人员、教职工代表等组成。2.职责对采购活动的全过程进行监督，确保采购程序合法、公正、透明。审查采购文件、合同等相关资料，检查采购资金的使用情况。受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。三、采购流程（一）采购计划编制1.各部门根据工会工作需要和实际情况，每年年底前提出下一年度的物资采购需求，填写《高校工会物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、预算金额等信息。2.采购工作小组对各部门提交的采购申请表进行汇总和审核，结合工会经费预算和库存情况，编制年度物资采购计划，报采购工作领导小组审议通过。（二）采购预算审批1.采购计划经领导小组审议通过后，提交学校财务部门进行预算审批。财务部门根据学校预算管理规定和工会经费情况，对采购预算进行审核，确定是否予以批准。2.经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序办理相关手续。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资采购项目。采购工作小组应按照国家和学校有关招标规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标等活动。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资，或采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购工作小组应选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，并组织评标。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购工作小组应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购工作小组应与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价方式采购。采购工作小组应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购工作小组编制相应采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标（谈判）标准等内容。2.采购文件应经采购工作领导小组审核后发布。对于涉及重大利益或复杂技术问题的采购文件，可组织相关专家进行论证。（五）供应商选择与管理1.供应商征集：采购工作小组通过多种渠道广泛征集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，建立供应商数据库。2.供应商资格审查：对报名参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等。只有符合资格要求的供应商才能参与采购活动。3.供应商选择：根据采购文件规定的评标（谈判）标准，对供应商的投标（报价）文件进行评审，选择中标（成交）供应商。评审过程应客观、公正、透明，记录评审过程和结果，并形成评审报告。4.供应商管理：建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作机会；对于出现质量问题或其他违规行为的供应商，应及时进行处理，包括警告、暂停合作、取消资格等。（六）采购合同签订1.采购工作小组与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。合同应符合法律法规要求，并经学校法律顾问审核。2.采购合同签订后应及时报采购工作领导小组备案，并按照合同约定履行相关手续。（七）采购验收1.物资到货前采购人应通知采购工作小组及相关部门做好验收准备工作。采购工作小组组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购物资进行验收，并填写《高校工会物资采购验收单》。2.验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。对于技术复杂的物资，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。3.验收合格的物资方可办理入库手续；验收不合格的物资，采购人应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货。如因供应商原因造成的损失，采购人有权按照合同约定要求供应商承担相应责任。（八）采购付款1.采购物资验收合格后，采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请单，附上相关证明材料（如发票、验收单等），报采购工作领导小组审核。2.采购工作领导小组审核通过后，提交学校财务部门办理付款手续。财务部门应严格按照财务制度和合同约定进行付款，确保资金支付安全。四、采购风险管理与内部控制（一）风险管理1.建立风险识别机制：采购工作小组应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.制定风险应对措施：针对识别出的风险，制定相应的应对措施，如选择信誉良好的供应商、签订详细的合同条款、加强质量检验、建立价格预警机制、关注法律法规变化等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险监控与评估：定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况，并调整风险应对措施。对于重大风险事件，应及时向上级领导报告，并采取有效措施进行处理。（二）内部控制1.岗位分离：采购、验收、付款等岗位应相互分离，避免一人兼任多个关键岗位，防止舞弊行为发生。2.授权审批：明确采购活动中各环节的审批权限，严格按照审批程序进行操作。重大采购项目应实行集体决策和审批。3.内部审计：内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购资金的使用效益等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。4.信息记录与档案管理：采购工作小组应做好采购活动的信息记录工作，包括采购计划、采购文件、投标（报价）文件、评审报告、合同协议、验收单、付款凭证等资料，建立完整的采购档案，并妥善保管，以备查阅。五、监督与检查（一）内部监督1.监督小组应定期对采购活动进行检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核、供应商选择与管理、合同签订与履行、采购验收与付款等环节是否符合制度规定。对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并要求相关部门限期整改。整改情况应进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。2.工会内部审计部门应定期对采购项目进行专项审计，重点审查采购项目的合法性和效益性，评价采购制度的执行效果。审计结果应向工会领导报告，并作为改进采购工作的参考依据。（二）外部监督1.接受学校纪检监察部门