采购低值易耗品制度

PAGE采购低值易耗品制度一、总则（一）目的为加强公司低值易耗品采购管理，规范采购流程，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门低值易耗品的采购活动。（三）定义低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿以及在经营过程中周转使用的包装容器等。（四）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.经济性原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，实现性价比最优。3.时效性原则：根据公司生产经营需要，及时采购所需低值易耗品，确保生产经营活动不受影响。4.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督。二、采购计划与预算（一）采购计划的编制1.各部门应根据本部门的生产经营任务、设备状况、人员配置等实际情况，于每年末编制下一年度的低值易耗品采购计划。2.采购计划应详细列出所需低值易耗品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容，并说明采购的理由和用途。3.采购计划应经部门负责人审核签字后，报公司采购管理部门汇总。（二）采购预算的编制1.采购管理部门根据各部门上报的采购计划，结合公司年度预算安排，编制公司年度低值易耗品采购预算。2.采购预算应明确各项低值易耗品的采购金额，并按照公司财务制度的要求进行审批。3.采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整，应按照公司预算调整的相关规定执行。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需要，填写《低值易耗品采购申请表》，详细注明所需低值易耗品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.《低值易耗品采购申请表》应提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到各部门提交的《低值易耗品采购申请表》后，对采购申请进行初步审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、是否在预算范围内等。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），采购管理部门审核通过后，可直接安排采购。3.对于金额较大的采购申请，采购管理部门审核通过后，应提交公司分管领导审批。分管领导审批通过后，方可安排采购。（三）采购实施1.采购管理部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商进行采购。2.在选择供应商时，应遵循以下原则：具有良好的商业信誉和经营业绩。产品质量可靠，价格合理，售后服务完善。能够按时交货，满足公司生产经营需要。3.采购管理部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容。4.采购合同签订后，采购管理部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，维护公司的合法权益。（四）验收入库1.低值易耗品到货后，采购管理部门应及时通知质量检验部门进行验收。2.质量检验部门应按照合同约定的质量标准对采购物品进行检验，检验合格后出具《验收报告》。3.采购管理部门根据《验收报告》办理入库手续，填写《低值易耗品入库单》，详细注明入库物品的名称、规格、型号、数量、供应商等信息，并由仓库管理人员签字确认。4.对于验收不合格的低值易耗品，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商更换或退货，并做好相关记录。（五）付款结算1.采购管理部门根据合同约定和验收入库情况，填写《付款申请单》，并附上采购合同、验收报告、入库单等相关凭证，报公司财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照公司财务制度的规定办理付款手续。3.付款方式应根据公司与供应商的约定执行，原则上应通过银行转账等方式进行支付，确保资金安全。四、采购监督与管理（一）内部监督1.公司审计部门应定期对低值易耗品采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.公司纪检监察部门应加强对采购活动的纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。3.各部门应积极配合公司内部监督部门的工作，如实提供相关资料和信息。（二）供应商管理1.采购管理部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等情况进行记录和评价。2.定期对供应商进行考核评估，根据考核结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商，选择优质供应商建立长期合作关系。3.加强与供应商的沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。（三）采购风险管理1.采购管理部门应识别和评估采购过程中可能存在的风险，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险等，并制定相应的风险应对措施。2.加强对采购市场的调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化情况，合理安排采购时机，降低市场价格波动风险。3.在采购合同中明确双方的权利和义务，约定违约责任和争议解决方式，加强对供应商的管理和监督，降低供应商违约风险。4.严格执行质量检验制度，加强对采购物品质量的控制，降低质量风险。五、采购人员职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善公司低值易耗品采购管理制度，并组织实施。2.汇总各部门的采购计划，编制公司年度采购预算，并报公司审批。3.组织实施采购活动，选择合适的供应商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.协调与其他部门的关系，及时解决采购过程中出现的问题。5.建立供应商档案，对供应商进行考核评估和管理。6.负责采购数据的统计和分析，为公司决策提供依据。（二）采购人员职责1.严格遵守公司采购管理制度，按照规定的采购流程进行采购活动。2.积极与供应商沟通协商，争取优惠的采购价格和良好的售后服务。3.负责采购合同的起草、签订、执行和管理，确保合同的顺利履行。4.及时跟踪采购物品的到货情况，协调解决采购过程中出现的数据问题。5.保守公司商业秘密，不得泄露采购相关信息。（三）质量检验部门职责1.制定低值易耗品质量检验标准和检验流程。2.按照质量检验标准对采购物品进行检验，出具《验收报告》。3.对验收不合格的采购物品提出处理意见，并跟踪处理结果。（四）财务部门职责1.审核采购预算和采购申请，确保采购活动符合公司财务制度的要求。2.按照合同约定和公司财务制度的规定办理付款手续。3.对采购成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。（五）仓库管理部门职责1.根据《低值易耗品入库单》办理入库手续