医院信息化采购办法制度

PAGE医院信息化采购办法制度一、总则（一）目的为规范医院信息化采购行为，提高采购效率，保证采购质量，确保医院信息化建设的顺利进行，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于医院内部所有信息化设备、软件、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保公正竞争。3.效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定、技术先进的产品和服务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立医院信息化采购领导小组，由医院领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议信息化采购的重大事项，包括采购预算、采购计划、采购方式等。（二）采购执行部门设立医院信息化采购工作小组，负责具体采购工作的组织实施。工作小组应配备专业的采购人员，包括采购经理、技术专家、财务人员等。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。（三）职责分工1.采购领导小组职责审议信息化采购的战略规划和年度计划。审批采购预算和重大采购项目。监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。2.采购工作小组职责制定采购实施方案，明确采购流程、采购方式、采购时间节点等。组织市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。编制采购文件，组织招标、谈判、询价等采购活动。负责采购合同的起草、审核、签订和执行。协调采购项目的验收工作，并对采购项目进行绩效评估。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购工作小组应根据医院信息化建设规划和年度工作计划，结合医院实际需求，编制信息化采购预算。2.预算编制应充分考虑市场价格波动、技术发展趋势等因素，确保预算的合理性和准确性。3.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并报采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购工作小组应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序报采购领导小组审批。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购项目的资金使用情况进行检查。2.审计部门应定期对采购预算的编制和执行情况进行审计，确保预算的合规性和有效性。四、采购流程（一）需求申报1.医院各部门根据工作需要，填写信息化采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容。2.采购需求申请表应经部门负责人审核签字后，报采购工作小组。（二）需求评审1.采购工作小组收到采购需求申请表后，组织相关技术专家对需求进行评审。2.评审内容包括需求的合理性、技术可行性、预算准确性等。评审通过后，形成需求评审报告。（三）采购计划制定1.采购工作小组根据需求评审报告，结合采购预算和市场情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间节点等内容。（四）采购文件编制1.根据采购计划，采购工作小组编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（五）采购信息发布1.采购工作小组通过医院官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。2.采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间、供应商资格要求等内容。（六）供应商选择1.采购工作小组对报名参与采购活动的供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。2.根据采购方式，组织供应商进行招标、谈判、询价等采购活动。在采购活动中，应严格按照采购文件的要求进行评标、谈判、询价等工作，确保采购过程的公平公正。3.采购工作小组根据评标结果、谈判结果、询价结果等，确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。（七）合同签订1.采购工作小组与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应报医院法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（八）采购验收1.采购项目到货后，采购工作小组组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括产品的数量、规格型号、质量、性能等。2.验收合格后，采购工作小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收情况等内容，并由验收人员签字确认。（九）付款结算1.采购项目验收合格后，财务部门按照采购合同的约定进行付款结算。付款结算应严格按照财务制度和相关法律法规的要求进行，确保资金支付的安全和合规。2.采购工作小组应及时向财务部门提供采购合同、验收报告等相关资料，以便财务部门进行付款结算。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件；发布招标公告；发售招标文件；组织开标、评标；确定中标供应商；签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单；编制招标文件；发出投标邀请书；发售招标文件；组织开标、评标；确定中标供应商；签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组；制定谈判文件；确定邀请供应商名单；发出谈判邀请书；negotiationwithsuppliers;确定成交供应商；签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组；编制采购文件；与供应商进行谈判；确定成交供应商；签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组；确定被询价的供应商名单；发出询价通知书；收集询价报价；确定成交供应商；签订采购合同。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。3.供应商准入程序：供应商向采购工作小组提交准入申请，提供相关证明材料；采购工作小组对供应商提交的申请和材料进行审核；审核通过后，将供应商纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。2.评价与考核内容包括：产品质量：包括产品的性能、可靠性、稳定性等；交货期：包括按时交货率、交货延迟天数等；售后服务：包括售后服务响应时间、解决问题的能力等；价格：包括产品价格的合理性、价格调整的灵活性等；其他：包括供应商的商业信誉、合作配合程度等。3.评价与考核方式：定期评价：每年对供应商进行一次全面评价；不定期考核：根据采购项目的实际情况，对供应商进行不定期考核；客户反馈：收集医院各部门对供应商的反馈意见，作为评价与考核的参考。4.评价与考核结果应用：对于评价与考核结果优秀的供应商，在下次采购中给予优先考虑；对于评价与考核结果不合格的供应商，责令其限期整改，整改仍不合格的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰1.对于出现以下情形之一的供应商，应予以淘汰：提供虚假材料谋取中标或者成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；连续两次评价与考核结果不合格的；其他严重违反法律法规和采购合同约定的行为。2.供应商淘汰程序：采购工作小组提出淘汰供应商的建议；采购领导小组审议通过后，将淘汰供应商的名单在医院官网等渠道进行公示；公示无异议后，将淘汰供应商从供应商库中删除。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购工作小组应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.市场风险：如市场价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等；3.质量风险：如产品质量不符合要求、售后服务不到位等；4.价格风险：如采购价格过高、价格调整不灵活等；5.合同风险：如合同条款不完善、合同执行不严格等；6.法律风险：如采购行为违反法律法规、合同纠纷等。（二）风险评估1.采购工作小组应根据风险识别的结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、风险指数等。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。2.市场风险应对措施：如建立价格监测机制、拓展供应商渠道、签订长期采购合同等；3.质量风险应对措施：如加强供应商质量管理、严格验收程序、约定质量保证条款等；4.价格风险应对措施：如进行价格谈判、开展市场调研、采用成本加成定价等；5.合同风险应对措施：如完善合同条款、加强合同执行监督、建立合同纠纷处理机制等；6.法律风险应对措施：如加强法律法规学习、咨询法律顾问、签订合法合规的合同等。（四）风险监控1.采购工作小组应建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行监控和评估。2.如发现风险应对措施未能有效控制风险，应及时调整风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。八、监督与审计（一）内部监督1.医院内部审计